Rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

– W wyniku inwentaryzacji w spółce stwierdzono różnice inwentaryzacyjne, zarówno niedobory jak i nadwyżki. W jaki sposób należy rozliczyć zidentyfikowane różnice? Czy różnice podlegają kompensacie? – pyta czytelnik.

Poniżej dalsza część artykułu

Różnice inwentaryzacyjne stwierdzone w czasie spisu z natury do czasu ich wyjaśnienia i rozliczenia należy ująć na kontach zespołu 2 „Rozliczenie niedoborów”/”Rozliczenie nadwyżek”. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) wyniki inwentaryzacji należy należycie udokumentować oraz powiązać z zapisami w księgach rachunkowych. Różnice pomiędzy stanem rzeczywistym a wykazanym w księgach rachunkowych, które ujawniono podczas inwentaryzacji należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych roku obrotowego, za który przeprowadzono inwentaryzację.

Natomiast art. 26 ust. 1 uor określa termin i częstotliwości inwentaryzacji, termin tej uznaje się za dotrzymany, jeśli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.

Różnice ilościowe i wartościowe

Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej po zakończonym spisie z natury jest stwierdzenie powstałych różnic ilościowych oraz wartościowych (zarówno nadwyżek jak i niedoborów). Podczas ustalania tych różnic, czyli podczas porównania stanu ustalonego podczas inwentaryzacji z ewidencją księgową niezbędna jest współpraca z działem księgowości. Na podstawie wyjaśnień osób odpowiedzialnych za składniki majątku oraz na podstawie analizy danych zawartych w dokumentach źródłowych komisja inwentaryzacyjna analizuje indywidualnie każdy przypadek nadwyżki i niedoboru oraz prezentuje stosowne wnioski, co do sposobu ich rozliczenia. Podstawę do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych stanowi protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych zatwierdzony przez kierownika jednostki. Zidentyfikowane różnice inwentaryzacyjne w księgach rachunkowych należy rozliczyć pod datą spisu, a data ta nie może być późniejsza niż ostatni dzień roku obrotowego, za który przeprowadzona była inwentaryzacja.

Podczas przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji jednostki mogą korzystać ze stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r., poz. 55).

Ujawnione w czasie inwentaryzacji różnice mogą mieć charakter różnic:

– pozornych – (niedobory i nadwyżki) powstają na skutek błędów w ewidencji lub błędów podczas inwentaryzacji,

– ilościowych, które możemy podzielić na:

– niedobory:

zawinione – powstają w skutek zaniedbania, nadużycia, braku stosownych zabezpieczeń bądź niewłaściwych warunków składowania,

niezawinione powstają niezależnie od osób odpowiedzialnych są to m.in. ubytki naturalne,

– nadwyżki mogą wynikać m.in. z omyłkowej zamiany z podobnym składnikiem majątku bądź z niedokładności urządzeń pomiarowych,

– jakościowych – mają podobny charakter do niedoboru, są spowodowane zupełną bądź częściową utratą przez składnik aktywów jego przydatności gospodarczej.

Kompensowanie powstałych różnic

Decyzję o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych podejmuje kierownik jednostki na podstawie przedstawionych przez komisję inwentaryzacyjną wyników inwentaryzacji oraz przyczyn powstania niedoborów i nadwyżek. Na podstawie otrzymanych informacji kierownik jednostki może:

– uznać ujawnione niedobory za powstałe w sposób naturalny, a nadwyżki za pozorne; w tym przypadku należy odnieść je na zwiększenie kosztów lub przychodów operacyjnych,

– uznać ujawnione niedobory za powstałe z winy osób odpowiedzialnych, i to niezależnie od faktu, czy osoba odpowiedzialna zgadza się na pokrycie równowartości niedoboru czy też nie i wówczas sprawa zo … czytaj dalej