Przenosimy firmę do internetu. Dziś jest to prostsze niż kiedykolwiek

Artykuł powstał we współpracy z PKO Bankiem Polskim.

Konto w jednym miejscu, księgowość w innym, system zarządzania sklepem internetowym jeszcze gdzieś indziej. Do tego wiele loginów, haseł i problemy z przekazywaniem danych pomiędzy systemami.

Czy można mieć to w jednym miejscu, które integruje różne systemy online potrzebne w codziennym funkcjonowaniu firmy? Taką opcję proponuje wiele banków, ale tylko w jednym znaleźliśmy wszystko, co jest potrzebne – od kwalifikowanego podpisu elektronicznego, przez księgowość, usługi prawne i windykację, a do tego platformę sklepu internetowego.

PKO Bank Polski dla swoich klientów firmowych zbudował system narzędzi, które pozwalają całościowo obsługiwać firmę.

Zacznijmy od narzędzia, które pozwoli na załatwienie wszystkich formalności bez wychodzenia z domu. Dziś to szczególnie ważne, bo dzięki temu mikroprzedsiębiorcy mogą złożyć wniosek o pożyczkę do 5 tysięcy złotych, która w całości podlega umorzeniu, a także wniosek o zwolnienie z opłacania składek ZUS. E-Tożsamość to również dostęp do subwencji w ramach Tarczy Finansowej PFR.

Na co dzień jest przydatna także do załatwienia większości spraw urzędowych, włącznie z założeniem firmy bez wychodzenia z domu, a później – wysyłania deklaracji do Urzędu Skarbowego, czy pism i wniosków do różnych instytucji.

W cyfrowym obiegu dokumentów między firmami konieczne jest natomiast posiadanie podpisu kwalifikowanego. Podpis ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny i jest honorowany w całej Unii Europejskiej. Dzięki niemu dokumenty (umowy, zlecenia, dokumenty kadrowe) możemy wysyłać przez internet.

Klienci PKO Banku Polskiego do połowy czerwca mają możliwość korzystania z rozszerzonej wersji darmowego konta na platformie Autenti, które pozwala na podpisanie do 10 dokumentów miesięcznie. Jeśli firma potrzebuje więcej, warto skorzystać z promocyjnej ceny pakietu PRO – do 15 października za 40 zł miesięcznie netto przy płatności rocznej.

Podobnym rozwiązaniem pozwalającym podpisywać zdalnie dokumenty jest – równoważny podpisowi odręcznemu – kwalifikowany podpis w chmurze mSzafir.

mSzafir to elektroniczny podpis kwalifikowany wykorzystujący technologię chmurową, który pozwala podpisywać wszystkie umowy i pisma w wersji elektronicznej, w formacie PDF.

Podpis ten pozwala na prowadzenie spraw prywatnych, biznesowych i urzędowych w pełni zdalnie, bez wychodzenia z domu.

Co ważne, na podstawie tożsamości potwierdzonej przez bank KIR wyda kwalifikowany certyfikat jednorazowego podpisu elektronicznego, dostępny przez 15 minut.

Podpis można uzyskać online i złożyć z wykorzystaniem dowolnego urządzenia – komputera, tabletu lub smartfona, niezależnie od miejsca, w którym się przebywa, czy od pory dnia. I co najważniejsze – za darmo. Promocja trwa do 30 czerwca.

Jak kupić podpis kwalifikowany? Można zrobić to w sklepie internetowym www.mSzafir.pl. Wystarczy potwierdzić swoje dane, logując się do bankowości internetowej iPKO lub Inteligo za pośrednictwem usługi e-Tożsamość.

Kolejnym krokiem jest pobranie certyfikatu kwalifikowanego i podpisanie wybranego dokumentu PDF. Taki plik można następnie przesłać mailem do dowolnej osoby, firmy lub urzędu.

Wystawianie faktur papierowych i wysyłanie ich tradycyjną pocztą jest dziś często kłopotliwe zarówno dla sprzedającego, jak i kupującego. Szczególnie jeśli działasz w relacji B2B. Tu większość faktur jest po prostu wysyłana mailem. Dlatego kolejnym krokiem w cyfryzacji firmy powinien być system księgowy, który pozwoli nie tylko wystawiać elektroniczne dokumenty, ale też jest w pełni funkcjonalną księgą przychodów i rozchodów online.

W PKO Banku Polskim klienci firmowi mogą skorzystać z trzech różnych pakietów e-Księgowości.

Pierwszy – darmowy – pozwala m.in. na nielimitowane wystawianie faktur w różnych językach i walutach, monitorowanie należności i zobowiązań czy przelew z konta z automatycznym zaciąganiem danych z faktury kosztowej.

Pakiet Rozwojowy kosztuje 20 zł miesięcznie i ma dodatkowo funkcję KPiR ze sporządzaniem deklaracji podatkowych, możliwością sporządzenia remanentu czy prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Pakiet najwyższy – Optymalny – dodaje do tych funkcji sprawy związane z rejestrem zatrudnionych i ewidencją czasu pracy, sporządzeniem deklaracji ZUS oraz inwentaryzacji stanów magazynowych. To wydatek 50 zł miesięcznie.

Znakomita większość firm w Polsce to jednoosobowe działalności gospodarcze lub mikrofirmy zatrudniające do 9 pracowników. Ich właściciele, szczególnie na początku działalności, decydują się samodzielnie prowadzić księgowość. Takie rozwiązanie ma pewne plusy – jest nie tylko tańsze niż zatrudnienie biura księgowego, ale dodatkowo pozwala w praktyce nauczyć się zarządzania przedsiębiorstwem, mieć stały wgląd w stan jej finansów i elastycznie zarządzać kosztami oraz przychodami.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na samodzielnie zarządzanie finansami, warto, aby skorzystał ze wsparcia asystenta firmowego online.

To aplikacja w pełni zintegrowana z kontem firmowym oraz usługą e-ksiegowość. Pozwala na generowanie wykresów i raportów dotyczących przychodów oraz wydatków, na ich kategoryzowanie, analizowanie. Różne wydatki można podpiąć pod wcześniej zdefiniowane budżety i dzięki temu łatwo kontrolować koszty bez obawy przekroczenia planu wydatków.

Asystent firmowy pobiera dane automatycznie, zatem wykresy i raporty są aktualizowane na bieżąco.

Co ciekawe, asystent pozwala też na generowanie trzymiesięcznych prognoz finansowych dla firmy, na podstawie historycznych danych oraz prognozowanych przychodów na podstawie wystawionych faktur. To narzędzie nie do przecenienia w sytuacji, gdy chcemy realizować założony plan rozwoju przedsiębiorstwa i odpowiednio wcześnie reagować w sytuacji, gdy prognoza odbiega od zakładanych celów.

Asystent zawiera również kalendarz, w którym zaszyte są stałe daty istotne dla każdego przedsiębiorcy, jak terminy składania deklaracji czy płacenia składek i podatków.

Co istotne – Asystent firmowy to darmowa usługa dla wszystkich posiadaczy kont firmowych w PKO Banku Polskim.

Handel przenosi się do internetu od wielu lat, ale ostatnie dwa miesiące sprawiły, że proces ten znacząco przyspieszył, bo i narzędzi ułatwiających sprzedaż online jest coraz więcej.

Od 2018 r. Klienci PKO Banku Polskiego mogą założyć sklep zaraz po zalogowaniu się do bankowości elektronicznej. Po kliknięciu w ikonę e-sklep w zakładce Moja Firma zostajemy przeniesieni na platformę znanego operatora sklepów internetowych Shoplo, na której wystarczy dokończyć rejestrację, aby skonfigurować swój sklep, opierając się na dostępnych szablonach lub narzędziach do kreowania witryn od zera. Kolejny krok to ustalenie metod płatności oraz dostawy i można zacząć handlować w internecie.

Oczywiście to tyko narzędzie i do sukcesu w handlu online jeszcze daleko – należy jeszcze zainwestować w pozycjonowanie sklepu oraz marketing.
Najważniejsze jednak, że sklep można stworzyć szybko, bez pomocy grafika, i testować przez 3 miesiące bezpłatnie – korzystając z pakietu, który standardowo kosztuje 179 zł miesięcznie. Takie rozwiązanie pozwoli każdemu przedsiębiorcy na sprawdzenie swoich sił w internecie bez konieczności jednorazowego wydawania dużych kwot na tworzenie sklepu zupełnie od podstaw.

Każdy przedsiębiorca spotyka się kiedyś z problemem, z którym nie poradzi sobie bez pomocy prawnika. Przychodzi taka chwila, że internetowe poradniki nie wystarczą i trzeba dopasować rozwiązanie do konkretnego problemu – najlepiej z pomocą specjalisty.

W tej sytuacji również można skorzystać z porady online. Jedną z dostępnych opcji w serwisie dla firm PKO Banku Polskiego jest usługa e-prawnik na platformie Tuprawnik.pl. Daje ona możliwość skorzystania z usługi prawnej, czyli wysłania zapytania online i otrzymania ofert pomocy nawet od kilku specjalistów w zakresie prawa.

Można też skorzystać z szybkiej konsultacji prawnej przez telefon. Najpierw należy opisać problem, potem dokonać płatności, a następnie czekać na telefon od prawnika. Po konsultacji otrzymamy podsumowanie rozmowy mailem, co pozwoli dokładnie wykonać zalecenia.

Koszty? Klienci PKO Banku Polskiego korzystają z Szybkiej porady prawnej za 89 zł, a pełen cennik można znaleźć na stronie tuprawnik.pl.

Windykacja to najmniej lubiane zadanie przedsiębiorców, którzy muszą upominać się o pieniądze za wystawioną fakturę. Jak działa e-Windykacja dostępna dla przedsiębiorców w PKO Banku Polskim?

Usługa dostępna jest dla klientów banku przez platformę Vindicat. Otrzymujemy tam dostęp do zestawu narzędzi umożliwiających samodzielną windykację. System generuje pisma wraz z instrukcją ich stosowania, terminami i procedurami. Można skorzystać z wielu dróg – polubownej, sądowej, komorniczej. Do wyboru jest moduł negocjacji, pieczęci prewencyjnej, giełdy długów i wiele innych.

W ramach e-Windykacji można wysłać profesjonalne pismo i wezwanie do zapłaty, napisać pozew do sądu lub e-sądu, wysłać wniosek o nadanie klauzuli wykonalności i wnioski do komornika. Wybór jest duży i pozwala znaleźć odpowiednie narzędzie dla każdego rodzaju długu.

Warto przy tym wspomnieć, że zwykle już pierwsze profesjonalnie przygotowane pismo windykacyjne przynosi oczekiwany efekt – zapominalskim przypomina o zapłacie, a tych, którzy celowo unikają płatności – mobilizuje, pokazując, że mają do czynienia z firmą używającą profesjonalnych narzędzi, która nie odpuści żadnej przeterminowanej płatności.

Koszt korzystania z serwisu zaczyna się od 99 zł miesięcznie. Można go bezpłatnie testować przez 30 dni na jednej fakturze.