A A+ A++

Jak długo może potrwać wdrożenie? Jakie są korzyści i wyzwania związane ze zmianami w prawie podatkowym? Na te i wiele więcej pytań odpowiadamy w poniższym artykule.

Pierwszym krokiem do wdrożenia KSeF w dużej firmie jest dokładne zapoznanie się z obowiązującymi przepisami i wymaganiami. Warto robić to na bieżąco, ponieważ przepisy związane z KSeF mogą jeszcze ulegać zmianie.

Przed wdrożeniem KSeF trzeba też dokładnie przeanalizować obecne procesy i systemy IT firmy, aby zidentyfikować obszary, które wymagają modyfikacji lub integracji z nowym systemem. Weź pod uwagę takie aspekty, jak:

  • sposoby wystawiania i odbierania faktur,
  • używane formaty faktur,
  • integracja z systemami księgowymi i ERP,
  • procesy zatwierdzania i archiwizacji faktur,
  • bezpieczeństwo danych.

Analiza ta pozwoli określić zakres prac niezbędnych do dostosowania systemów firmy do KSeF.

Następnie przedsiębiorca może określić potrzeby firmy, zarówno jeśli chodzi o modyfikacje procesów wewnętrznych, jak i nowe rozwiązanie do e-fakturowania zgodne z wymogami KSeF. Na te decyzje mają wpływ m.in.:

  • wielkość firmy,
  • liczba wystawianych i odbieranych faktur,
  • potrzebne funkcje,
  • budżet.

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań do e-fakturowania oferowanych przez różnych dostawców. Należy więc dokładnie porównać dostępne opcje i wybrać rozwiązanie, które najlepiej odpowiada potrzebom organizacji.

Wdrożenie KSeF to złożony projekt, który wymaga zaangażowania wielu osób z różnych działów firmy. Warto powołać zespół ds. wdrożenia KSeF, który będzie odpowiedzialny za nadzorowanie całego procesu. Zespół powinien składać się z przedstawicieli działów księgowości, IT, sprzedaży czy działu prawnego. Równie ważne jest przeszkolenie wszystkich pracowników, którzy będą korzystać z systemu do komunikacji z KSeF.

Po dokładnym przygotowaniu firma może rozpocząć wdrażanie KSeF. Warto wypełnić ten plan dokładnie, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, gdy obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie.

Wewnętrzne systemy księgowe i ERP wymagają dostosowania do wymagań KSeF. Często oznacza to modyfikacje istniejącego oprogramowania lub wdrożenia zupełnie nowych rozwiązań.

Przedsiębiorcy nie muszą jednak borykać się z integracją sami – dostawcy systemów do komunikacji z KSeF tacy jak Comarch oferują dostosowanie się do wszystkich konfiguracji systemów wewnętrznych – niezależnie od zmian jakie wprowadzi firma.

Kiedy systemy wewnętrzne są już skonfigurowane, należy je zintegrować z KSeF. Dzięki temu wymiana danych fakturowych będzie odbywać się automatycznie, usprawniając procesy, uwalniając pracę księgowych oraz redukując ryzyko wystąpienia błędów.

Przed rozpoczęciem wystawiania i odbierania faktur w systemie KSeF należy przeprowadzić dokładne testy systemu i procedur. Warto sprawdzić, czy wszystkie funkcje działają poprawnie, a pracownicy wiedzą, jak korzystać z systemu.

Po wprowadzeniu rozwiązania do komunikacji z KSeF w firmie należy poinformować wszystkich kontrahentów o przejściu na e-fakturowanie.

W okresie dobrowolności, zanim KSeF będzie obowiązkowy, wymiana dokumentów z dostawcami może odbywać się innymi kanałami komunikacji, ale wszystkie faktury mogą być wysyłane do KSeF – także faktury przedsiębiorstw nie połączonych jeszcze z rządową platformą. W takiej sytuacji należy ustalić, którzy kontrahenci i kiedy połączą się z KSeF, a także jaki jest sposób dostarczania faktur.

Trzeba przy tym pamiętać, że nie każdy dostawca rozwiązań do e-fakturowania obsługują wszystkie kanały komunikacji. Warto wybrać partnera, który wspiera wymianę elektroniczną (EDI) i m.in. wysyłkę dokumentów na maila, jak Comarch.

Ponadto wdrożenie KSeF ze wsparciem sprawdzonego partnera technologicznego to nie tylko doskonała okazja do automatyzacji wymiany faktur, ale także innych dokumentów elektronicznych, takich jak np. zamówienia, awiza wysyłki, katalogi produktów oraz inne raporty i komunikaty kluczowe dla prowadzenia biznesu.

  • Modyfikacja złożonych procesów biznesowych i systemów IT. Dostosowanie istniejących procesów do KSeF może wymagać znacznych zmian w wewnętrznych systemach informatycznych firmy, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i wydłużeniem projektu wdrożenia. Warto zdecydować się na dostawcę rozwiązania KSeF, który przeprowadzi przedsiębiorstwo przez te zmiany.
  • Zgodność ze zmieniającymi się przepisami. Specyfikacja KSeF podlega ciągłym aktualizacjom, podobnie jak wymagania Ministerstwa Finansów, jednak stałe monitorowanie i bieżące dostosowywanie systemów finansowych firmy może być uciążliwe. Comarch EDI zapewnia zgodność z najnowszymi wymaganiami i aktualizację oprogramowania do zmian prawnych.
  • Integracja z systemami kontrahentów, którzy nie są jeszcze gotowi na KSeF. Nie wszyscy partnerzy biznesowi mogą być gotowi na wymianę faktur elektronicznych za pośrednictwem KSeF w momencie wdrożenia systemu przez Twoją firmę. Rozwiązania takie jak Comarch EDI umożliwiają przekazywanie danych do KSeF przy jednoczesnym dostarczeniu dokumentu faktury do odbiorcy odpowiednim kanałem EDI lub mailem.

  • Usprawnienie obiegu faktur i automatyzacja procesów. Dzięki automatycznemu przetwarzaniu dokumentów przed i po wysyłce do KSeF, rozwiązania oferowane przez firmy technologiczne takie jak Comarch pozwolą na znaczące obniżenie kosztów obsługi faktur – minimalizując ilość pracy manualnej do wykonania.
  •  Zmniejszenie ryzyka błędów i oszustw. Dostawca rozwiązania KSeF może weryfikować poprawność faktur w oparciu o wymagania prawne oraz indywidualne wymagania biznesowe klienta.
  • Poprawa przepływu pieniężnego i szybszy zwrot podatku VAT. Dzięki odpowiednim narzędziom oferowanym przez dostawców rozwiązań KSeF, możliwe jest stałe monitorowanie procesu przetwarzania oraz statusów dokumentów.
  •  Lepsza archiwizacja i dostęp do faktur. KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, ale wdrożenie KSeF z partnerem technologicznym pozwala na archiwizację także przez dłuższy czas. Dodatkowo dzięki rozwiązaniom takim jak Comarch EDI Archiwum klienci mogą zintegrować proces archiwizacji faktur z archiwizacją innych dokumentów. Mogą być one kojarzone automatycznie z fakturami – wówczas łatwiej będzie zbierać potrzebne informacje z przechowywanych plików.
  •  Zgodność z obowiązującymi przepisami i redukcja ryzyka kar. Współpraca z dostawcą usług KSeF takim jak Comarch gwarantuje, że firma będzie zawsze przystosowana do najnowszych zmian w prawie w obszarze e-fakturowania.

Obowiązek e-fakturowania za pośrednictwem KSeF oznacza niemałe zmiany w funkcjonowaniu polskich przedsiębiorstw. Warto jednak pamiętać, że takie modyfikacje to szansa dla dużych firm na usprawnienie procesów, wprowadzenie automatycznych rozwiązań, a także zwiększenie konkurencyjności.

Wczesne i rzetelne przygotowanie do wdrożenia KSeF jest kluczem do sukcesu. Nie czekaj na ostatnią chwilę, rozpocznij integrację z KSeF już teraz – projekt implementacyjny może zająć nawet kilka miesięcy. Dzięki temu zapewnisz firmie zgodność z prawem i unikniesz kar za błędy w fakturach.

Oryginalne źródło: ZOBACZ
0komentarze
0
Udostępnij na fb
Udostępnij na twitter
Udostępnij na WhatsApp

Oryginalne źródło ZOBACZ

Subskrybuj
Powiadom o

Dodaj kanał RSS

Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS

Dodaj kanał RSS
0 komentarzy
Informacje zwrotne w treści
Wyświetl wszystkie komentarze
Poprzedni artykułLegia zdecydowała ws. transferowego niewypału. Cóż za zaskoczenie
Następny artykułRywalizowali na lęborskim bruku. 22. Bieg Uliczny św. Jakuba Ap. ukończyło 451 zawodników.