Rodzaje i rozmiary kopert firmowych — jak wybrać odpowiednie?

Sprawny proces wysyłkowy jest szczególnie ważny w świecie biznesu. Nadając paczkę, czy formalny list adresowany do klientów lub kontrahentów, dokładamy wszelkich starań, aby zawartość przesyłki dotarła do odbiorcy w nienaruszonym stanie. Oprócz podstawowego celu, czyli dostarczenia listu w planowanym terminie i bez uszkodzeń, firmy, nadając paczki, starają się zadbać także o swój wizerunek. Odbywa się to m.in. poprzez odpowiedni dobór opakowania – profesjonalna koperta biurowa może pozytywnie wpłynąć na postrzeganie marki, co jest niezwykle istotne podczas prowadzenia oficjalnej korespondencji.

Najbardziej rozpowszechnionym w świecie biznesu rozmiarem kopert są opakowania na listy, które mieszczą kartkę A4. Koperta firmowa powinna przede wszystkim pełnić funkcję solidnego, profesjonalnego zabezpieczenia dokumentów przed zgnieceniem, dlatego niezbędne jest odpowiednie dobranie koperty do gabarytów zawartości przesyłki. Chociaż w powszechnym mniemaniu najczęściej używaną kopertą listową jest ta o rozmiarze C6, firmy wybierają raczej większe egzemplarze. Wynika to z faktu, że markom często zależy na tym, aby wysyłany dokument nie był złożony na kilka części.

Rozmiary kopert pasujące do dokumentów A4 mogą być różne – wybór zależy od tego, na ile części zamierzasz złożyć zawartość przesyłki. Powszechnym typem koperty na listy jest model DL (220 × 110 mm), który został zaprojektowany z myślą o przesyłaniu papieru A4 – wystarczy złożyć go na trzy równe części. To właśnie przesyłki DL są tymi, które najczęściej trafiają do naszych skrzynek pocztowych. Firmy i urzędy nadają w nich faktury, listy powitalne do nowych klientów i wszelkiego rodzaju formalną korespondencję.

Rozmiary kopert są oznaczane literą “C”, co jest wymagane przez standard ISO 216, standaryzujący klasyfikację. Cyfry informują o rozmiarze koperty w ten sposób, że dane oznaczenie stanowi połowę rozmiaru tej poprzedniej: C3 to połowa wielkości C2, C4 to połowa wielkości C3 itd. Co więcej, rozmiary kopert idealnie odpowiadają arkuszom papieru: koperty C3 mieszczą arkusze A3, koperty C5 stworzono dla rozmiaru papieru A5 itd.

Producenci kopert oferują nie tylko standardowe wersje kopert, ale także modele, które sprawdzają się w specyficznych warunkach, np. koperty z okienkiem, które umożliwia zobaczenie części treści koperty z zewnątrz. Dzięki takiemu elementowi, zwykła koperta w rozmiarze DL zyskuje dodatkową funkcję: złożenie listu w odpowiedni sposób sprawia, że wybrany fragment listu jest widoczny dla odbiorcy. W ten sposób można dostarczyć informacji o danych kontaktowych, co likwiduje konieczność powielania tej samej informacji, a tym samym umożliwia redukcję kosztów. Kopertą do zadań specjalnych można nazwać też papeterię z dodatkowym usztywnieniem w postaci kartonowej wkładki. Nietypowe wymagania wobec kopert mogą dotyczyć także właściwości samego papieru. Niektóre marki, chcąc zachować spójny wizerunek, decydują się na koperty firmowe pochodzące z recyklingu lub w niestandardowych kolorach, wykonywanych na zamówienie.

Koperta wysyłana do klienta lub partnera biznesowego staje się często wizytówką firmy. Z tego powodu warto zadbać o jej atrakcyjny wygląd. Formalną korespondencję można urozmaicić, zamawiając personalizowane koperty w kolorach brandu, z logo lub innym elementem, charakterystycznym dla marki (np. hasło, motto).