Praca zdalna w Kodeksie pracy – projekt

Praca zdalna w Kodeksie pracy

W kodeksie pracy brak jest regulacji na temat pracy zdalnej, zdefiniowana jest jedynie telepraca. Wiele przedsiębiorstw dobrze poradziło sobie technologicznie, jeśli chodzi o szybkie przejście w tryb zdalny. Problemem pozostała jedynie kwestia umocowania prawnego, bowiem polski Kodeks Pracy nie przewidywał możliwości pracy zdalnej na tak dużą skalę. Nowe normy dotyczące pracy zdalnej znalazły się w uchwalanych na szybko ustawach covidowych tzw. Tarczach antykryzysowych.

Do tej pory sposób wykonywania pracy zdalnej reguluje art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Konieczna jest więc nowelizacja przepisów na stałe wprowadzająca pracę zdalną do Kodeksu Pracy. Powstał wstępny projekt zmiany Kodeksu pracy i uwzględnieniu w nim pracy zdalnej.

Polecamy: Kodeks pracy 2021. Praktyczny komentarz z przykładami

Praca zdalna – definicja

Definicja pracy zdalnej była jednym z głównych tematów sporów partnerów społecznych. Głównie chodziło o zakres swobody wyboru miejsca świadczenia pracy zdalnej przez pracownika czy możliwości świadczenia pracy w całości jako pracy zdalnej. Obecna definicja wynika z ustawy i brzmi:

“W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”.

Według projektu pracy zdalnej w Kodeksie pracy możliwa będzie całościowa lub częściowa praca zdalna. Dodatkowo, strony będą musiały doprecyzować miejsce wykonywania pracy zdalnej czyli określić, że będzie się odbywać „w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę”.

Porozumienie lub regulamin pracy

Wedle propozycji MRPiT, zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami zawodowymi, a jeżeli nie dojdzie do zawarcia takiego porozumienia, albo u pracodawcy nie działają związki zawodowe – w regulaminie ustalonym przez pracodawcę.

Co powinno znaleźć się w regulaminie:

• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za używanie do pracy własnych materiałów i narzędzi przez pracownika,
• zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem wykonującym pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy,
• sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną.

Jakie koszty pracy zdalnej po stronie pracodawcy?

Jak wiadomo, prace nad uregulowaniem pracy zdalnej przebiegają burzliwie. W jednym z “HR Detektywów” pisaliśmy o sporze na forum Rady Dialogu Społecznego, gdzie ścierały się racje pracowników, pracodawców i strony rządowej, dotyczącym kosztów związanych z pracą zdalną. W efekcie czego, do porozumienia nie doszło.

Projekt zakłada, że pracodawca powinien ponosić:

• koszty związane z używaniem do pracy zdalnej własnych materiałów i narzędzi przez pracownika,
• koszty związane z pomocą techniczną i niezbędnymi szkoleniami w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (jeśli istnieje taka potrzeba),
• koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, w tym w szczególności koszty energii elektrycznej oraz dostępu do łączy telekomunikacyjnych.

Za słusznością powyższego stanowiska przemawiają istniejące regulacje dotyczące pracowników wykonujących pracę w formie telepracy. Takim pracownikom pracodawca powinien bowiem wypłacić ekwiwalent pieniężny za używanie prywatnego sprzętu do celów służbowych (art. 67¹¹ § 3 Kodeksu pracy).

Otwarty katalog kosztów pracownika oraz zasady ich pokrywania przez pracodawcę mają znaleźć się w porozumieniu lub regulaminie.

Warto również dodać, że koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej nie podlegałyby opodatkowaniu.

Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę

Według projektu, pracodawca miałby prawo w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika przeprowadzać kontrolę za uprzednią zgodą pracownika. Ma to robić bez naruszenia prywatności. Pracodawca nie mógłby przeprowadzić kontroli miejsca zamieszkania pracownika podczas pracy zdalnej bez uzyskania jego zgody. 

Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej

Pracodawca będzie obowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego i na podstawie jej wyników opracować informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Powinny znaleźć się w niej informacje o wpływie tej pracy na wzrok oraz układ mięśniowy i szkieletowy. 

BHP a praca zdalna

Dobrą praktyką jest uwzględnienie w regulaminie pracy zdalnej obowiązujących przy jej wykonywaniu zasad bhp.  Projekt określa, że za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez niego, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, odpowiada pracownik.

Oznacza to, że to pracownik ma odpowiadać za zapewnienie sobie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, co będzie musiał potwierdzić złożeniem oświadczenia przed dopuszczenie go do pracy zdalnej. Być może wynika to z ograniczonej możliwości kontroli stanowiska pracy. Pracodawca traci w dużym stopniu możliwość bezpośredniej kontroli warunków, przebiegu i sposobu wykonywania pracy, gdy odbywa się ona w formie zdalnej.