Plan urlopów 2021

Co to jest?

Jednym z podstawowych praw pracownika jest prawo do wypoczynku. Realizowane jest ono m.in. przez uprawnienie pracownika do urlopu wypoczynkowego. Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do urlopu prawo. Urlopy wypoczynkowe powinny być ustalane z wyprzedzeniem i udzielane zgodnie z planem urlopów (art.163 KP).

Zasady sporządzania – urlop bieżący i zaległy

Plan urlopów jest dokumentem, w którym uwzględnia się wszystkie urlopy wypoczynkowe przewidziane u pracodawcy w danym roku kalendarzowym, w tym:

• urlop bieżący, do którego pracownik nabywa prawo z początkiem roku kalendarzowego (art. 152 § 1 KP),
• pierwszy urlop w karierze zawodowej tzw. z tytułu „pierwszej pracy” – do którego pracownik nabywa prawo w trakcie roku w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku, za każdy kolejny miesiąc pracy (art. 153 KP),
• urlop uzupełniający (art. 158 KP),
• urlop niewykorzystany w latach poprzednich tzw. urlop zaległy (art. 168 KP).

Co do zasady urlopu wypoczynkowego udzielamy pracownikowi w rok, w którym nabył od do niego prawo. Natomiast urlopu zaległego należy udzielić pracownikowi w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Polecamy: Kodeks pracy 2021. Praktyczny komentarz z przykładami

Urlop na żądanie

W planie urlopów nie uwzględnia się jedynie puli dni urlopu „na żądanie”, o których mówi art. 167² KP, co oznacza, iż przy wymiarze urlopu 26 lub 20 dni planowaniu podlega odpowiednio 22 lub 16 dni.

Niewykorzystany przez pracownika urlop „na żądanie” z nowym rokiem traci swój szczególny charakter i przekształca się w urlop zwykły.

Czy to obowiązek?

Pracodawca niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników ma obowiązek tworzenia planu urlopów. Zgodnie z art. 163 § 1¹  obowiązek ustalania planu urlopów nie dotyczy pracodawców, u których:

• nie działa zakładowa organizacja związkowa, a pracodawca samodzielnie zrezygnował z planowania urlopów,
• działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na brak planu urlopów.

W każdym innym przypadku pracodawca zobowiązany jest do przedłożenia planu organizacji związkowej do jej akceptacji.

Wniosek urlopowy pracownika

Urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika udziela pracodawca, czy też działający w jego imieniu przełożony. Pracodawca opracowuje plan urlopów w oparciu o wnioski pracowników, nie jest on jednak zobligowany do akceptacji każdego wniosku.

Pracodawca ustalając plan urlopów, opiera się na wnioskach pracowników, jednak mając na względzie konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 KP), wnioski pracowników nie są dla pracodawcy wiążące, a ich nieuwzględnienie nie wymaga uzasadnienia.

Wyjątkiem są sytuacje:

• kiedy pracownica lub pracownik-ojciec wnioskuje o urlop wypoczynkowy, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 KP),
• kiedy pracownik zamierza skorzystać z urlopu „na żądanie” –  do 4 dni w roku kalendarzowym (art. 167² KP),
• kiedy młodociany pracownik uczęszczający do szkoły z tego tytułu ma ferie szkolne. Jeżeli młodociany pracownik nie nabył prawa do urlopu pracodawca może na jego wniosek udzielić zaliczkowo urlopu na okres ferii szkolnych (art. 205 § 3 KP).

14-dniowy urlop

Ustalając plan urlopów, należy pamiętać o uwzględnieniu w planie urlopów obowiązkowego co najmniej 14-dnioweg urlopu wypoczynkowego (art. 162 KP) oraz o ostatecznych terminach, w których pracownik powinien wykorzystać urlop.

Kiedy Kodeks pracy dopuszcza przesunięcie urlopu?

Wszelkie sytuacje, kiedy możliwe jest wprowadzanie zmian w planie urlopów, są ściśle określone przepisami prawa pracy i mogą mieć charakter fakultatywny lub obligatoryjny.

Kodeks pracy w art. 164 dopuszcza przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika, przy czym musi on zostać umotywowany ważnymi przyczynami. Przyczynami uzasadniającymi przesunięcie urlopu mogą też być tzw. szczególne potrzeby pracodawcy. Odwołanie pracownika z urlopu może nastąpić tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 KP).

Kiedy zmienia się termin urlopu?

Obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu na późniejszy nastąpi również w sytuacji, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym planem urlopów terminie, z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Niewykorzystaną część urlopu pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym, niż przewidziany w planie urlopów.

Do kiedy?

Termin sporządzenia planu urlopów nie został sprecyzowany poprzez przepisy prawa pracy. Z teorii wynika, że powinien on być przygotowany przed lub na samym początku roku kalendarzowego, którego dotyczy, przy czym sporządzenie go w terminie późniejszym nie jest przeszkodą do udzielania urlopów na początku roku.

Plan urlopów na kwartał czy półrocze

W rzeczywistości termin ten wynika z regulacji wewnątrzzakładowych – regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Przepisy nie nakazują również sporządzania planu na cały rok, co oznacza, że może on być przygotowany na okresy krótsze – kwartał bądź półrocze. Pracodawca może również przygotowywać plany urlopowe oddzielnie dla poszczególnych części przedsiębiorstwa – działów, oddziałów.

Jak podać plan urlopów do wiadomości pracowników?

Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników następuje w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 KP). Może to nastąpić poprzez:

• obwieszczenie słowne,
• wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
• umieszczenie w intranecie itp.

Z chwilą ogłoszenia plan urlopów staje się wiążący zarówno dla pracodawcy jak i pracownika, co oznacza, iż nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy, co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu (Uchwała SN z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79, OSN 1980, nr 7-8, poz. 132).

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw z 2020, poz. 1320)