Outsourcing w dobie kryzysu COVID-19

To nie pierwszy taki kryzys

Choć ze zgoła odmiennych powodów, w podobnie niekorzystnej sytuacji przedsiębiorcy w kraju (jak również na całym świecie) znaleźli się w latach 2007-2009. Pomimo, iż Polska w stosunkowo mniejszym stopniu została dotknięta tamtym kryzysem, to jednak sytuacja ekonomiczna części przedsiębiorstw była zagrożona.

Ciężko obecnie jednoznacznie określić, czy skutki koronawirusa wpłyną w takim samym stopniu na naszą gospodarkę, ponieważ w dużej mierze zależy to od skuteczności zwalczania samego wirusa oraz opracowania odpowiednich szczepionek i leków. Podobnie jednak jak ponad dekadę temu, teraz również da się zauważyć znaczne wyhamowanie rozwoju i inwestycji w większości branży. Firmy skupiają się obecnie głównie na ratowaniu swojego biznesu, by uniknąć gwałtownych restrukturyzacji, ograniczeń czy masowych zwolnień. Usprawnienia czy ograniczenia kosztów w obszarach tzw. back office zeszły teraz na drugi, albo nawet i trzeci plan.

Polecamy: Przedsiębiorca w kryzysie (PDF)
Promocja: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Było dobrze dopóki… było dobrze

Wielu przedsiębiorców deklaruje obecnie planowane zmiany w polityce prowadzenia obszarów, które nie są centrum skupienia dla danej organizacji. Takie działy jak księgowość, HR, administracja, windykacja, IT, będą teraz często reorganizowane lub wręcz likwidowane i zastępowane outsourcingiem.

Tak dotkliwy kryzys pokazał przedsiębiorcom największą wadę prowadzenia wewnętrznych działów wsparcia. Ich utrzymanie jest relatywnie nietrudne jedynie w przypadku braku nieplanowanych komplikacji i dobrej koniunktury. Jednak w momencie pojawienia się zawirowań wewnątrz firmy, czy tym bardziej tych zależnych od sytuacji rynkowej,  okazuje się że takie działy są drogie, a ponadto nie zawsze można na nie liczyć tak, jak na zewnętrznego partnera biznesowego.

W czasach tak licznych komplikacji działania podejmowane by uchronić firmę przed zamknięciem czy upadłością, pochłaniają właściwie cały dostępny czas zarządów oraz właścicieli przedsiębiorstw. Trudno wymagać, by w tej sytuacji włodarze firmy próbowali być na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami, uchwalanymi „na gorąco” formami pomocy, nie wspominając już o terminach ustawowych, które tylko w niewielkiej części zostały dostosowane do zaistniałej sytuacji. Doszły do tego również problemy natury logistycznej i administracyjnej: jak przejść na pracę zdalną, co z dokumentami i fakturami od kontrahentów, kto je nada i odbierze?

Nie mniejszym wyzwaniem okazało się dostosowanie wewnętrznych procedur oraz wykorzystywanych systemów do nowo zaistniałej sytuacji. Często to one właśnie rodziły ograniczenia w możliwych do podjęcia działaniach. Pojawiły się jednocześnie problemy natury zupełnie ludzkiej. Zamknięcie szkół i przedszkoli, rodzice często zdani na pracę z domu lub urlopy i opiekę nad dziećmi, problemy z kwarantanną i nagłym oddelegowaniem na zwolnienia lekarskie. Na taką skalę problemów, nawet z wzorcowym przygotowaniem, trudno przygotować się w 100% własnymi siłami. Mimo największych starań wiele firm zwyczajnie nie zdołało sprostać aż tak licznym zadaniom, które miały niewiele wspólnego z obiektem ich specjalizacji.

Outsourcing usług i odpowiedzialności

Choć sektor outsourcingu również odczuł zamieszanie spowodowane epidemią wirusa, to rzetelne przygotowanie na niekorzystne scenariusze umożliwiło relatywnie normalne funkcjonowanie dostawców tego rodzaju usług, nawet w tak wyjątkowych okolicznościach. Zewnętrzni dostawcy od zawsze jako jedną ze swoich mocnych stron przedstawiają możliwość bardziej szczegółowego i przemyślanego działania w reprezentowanej dziedzinie. Zewnętrzna obsługa procesów nie tylko może podnieść bieżącą efektywność w danym obszarze, ale także (a może przede wszystkim) umożliwia zidentyfikowanie potencjalnych ryzyk, zwiększając tym samym stopień przygotowania firmy na nieprzewidziane perturbacje.

Dodatkowo, zlecając prowadzenie wybranych zagadnień firmie zewnętrznej, przedsiębiorcy zyskują czas i skupienie, które mogą przekierować na działania zgodne z ich własną specjalizacją. Choć w czasie niezachwianego rozwoju aspekt ten wydawać się mógł nie przesadnie atrakcyjny, to przy nawet najmniejszych zawirowaniach rynkowych wsparcie w tzw. obszarach pobocznych istotnie zyskuje na znaczeniu.

Wszak choćby przywołane wcześniej zmiany ustawowe czy dostępne pomoce dla firm są dla outourcera usług księgowych (nie tylko w dobie kryzysu) codziennością. Co więcej, w takim modelu współpracy rolą outsourcera jest również przełożenie zawiłych zapisów ustaw na zrozumiały język biznesu. Pozwala to korzystającym zeń firmom na właściwe zrozumienie pozycji w jakiej się znalazły i daje ich właścicielom tak oczekiwany w kryzysowej sytuacji spokój.

Obserwując rynkowe trendy i oceniając deklaracje niektórych przedsiębiorców uważam, że poza innymi czynnikami to właśnie ten spokój będzie w najbliższych miesiącach największą wartością, o którą zaczną pytać kolejne organizacje. Outsourcing  stanie się rozsądnym wyborem, mającym realne przełożenie na kontynuacje rozwoju firmy, nie tylko w okresie finansowej niepewności, czy zmian rynkowych.

Rafał Michniewicz, Partner Zarządzający w MDDP Outsourcing