Medycy zbyt dużo czasu tracą na biurokrację

Lekarze od dawna alarmują, że są zbyt obciążeni czynnościami biurokratycznymi, a ich główym zadaniem powinna być opieka nad pacjentem. Sprawę postanowił zbadać NIK. Z najnowszego raportu wynika, że blisko jedną trzecią czasu porady lekarskiej zajmuje prowadzenie dokumentacji medycznej oraz wykonywania czynności administracyjnych. 

NIK pierwsza w Polsce zbadała efektywność wykorzystania czasu przeznaczanego na pomoc stricte lekarską dla pacjentów.

Ustalenia kontroli pokazują, że blisko jedną trzecią czasu porady lekarskiej zajmuje prowadzenie dokumentacji medycznej oraz wykonywanie czynności administracyjnych. Także w trakcie teleporady na samo świadczenie medyczne pozostaje tylko 57 proc. czasu.

Izba podkreśla, że zadania administracyjne wprowadza się często za pomocą aktów prawnych, które nie dotyczą funkcjonowania systemu ochrony zdrowia i podaje przykład nałożenie na lekarza podstawowej opieki zdrowotnej obowiązku wystawiania zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego, że stan zdrowia osoby, która udzieliła pełnomocnictwa do odbioru przesyłek pocztowych w placówce pocztowej, uniemożliwia lub w znacznym stopniu utrudnia osobiste odebranie pisma w placówce pocztowej. Według NIK, sytuacja taka wymaga dokonania przez Ministra Zdrowia analizy obowiązujących uregulowań prawnych pod kątem ograniczenia czasochłonności czynności administracyjnych w placówkach leczniczych, tak aby zwiększyć efektywność leczenia pacjentów.

Przyczyny zbytniego obciążenia biurokratyzacją

Istotną przyczyną znacznego obciążenia personelu medycznego czynnościami administracyjnymi – jak wyjaśnia NIK – jest również to, że kierujący placówkami podstawowej opieki zdrowotnej i ambulatoryjnej opieki specjalistycznej nie zapewnili pełnego wykorzystania dostępnych narzędzi, zwłaszcza informatycznych wspierających pracę personelu medycznego w wykonywaniu czynności administracyjnych.

Niewykorzystany potencjał pielęgniarek i asystentów medycznych

W ogromnej większości (86 proc.) skontrolowanych podmiotów nie wykorzystano możliwości odciążenia pracy lekarzy poprzez nadanie asystentom medycznym odpowiednich uprawnień do wystawiania e-zwolnień, e-recept i e-skierowań. Niewykorzystywana była również możliwość zlecania pielęgniarkom i położnym samodzielnej kontynuacji leczenia pacjentów, w sytuacji spełniania przez nie wymaganych kwalifikacji.

“Sekretarki medyczne, rejestratorki i statystycy medyczni, mający w założeniu wspierać personel medyczny w pracy administracyjnej, zatrudniani byli w ograniczonym wymiarze. Rejestratorki medyczne stanowiły 6 proc. zatrudnionych w skontrolowanych jednostkach, sekretarki medyczne – 0,4 proc., a statystycy medyczni 0,3 proc. zatrudnionych. Rejestratorek nie zatrudniano w ogóle w 9 proc. placówek, sekretarek medycznych w 68 proc., a statystyków w 73 proc. placówek. W efekcie personel medyczny obciążony był wykonywaniem czynności administracyjnych, także sprawozdawczością oraz rejestracją pacjentów” – wylicza NIK.

Kontrola pokazała, że w 91 proc. skontrolowanych placówek ochrony zdrowia personelowi medycznemu, zwłaszcza pielęgniarkom, ale także lekarzom powierzano obowiązki administracyjne polegające na sporządzaniu sprawozdań statystycznych oraz dotyczących realizacji umów o udzielanie świadczeń zawartych z NFZ.

W ocenie NIK ograniczało to możliwość sprawnego i efektywnego świadczenia pomocy medycznej i świadczyło o niewłaściwym zarządzaniu personelem w placówkach ochrony zdrowia.

Systemy informatyczne pomagają?

Podmioty medyczne miały do dyspozycji systemy informatyczne o szerokich możliwościach, które jednak nie były należycie wykorzystywane. Systemów tych nie zintegrowano z systemami do obsługi diagnostyki laboratoryjnej (w 59 proc. skontrolowanych podmiotów) i obrazowej (82 proc.). Nie były również bezpośrednio zasilane wynikami takich badań.

Ponadto w co czwartek (23 proc.) skontrolowanej placówce ochrony zdrowia nie zapewniono przepływu danych pomiędzy poszczególnymi ich lokalizacjami (oddziałami), co ograniczało możliwość sprawnego uzyskiwania danych medycznych koniecznych do podejmowania decyzji w ambulatoryjnym leczeniu pacjentów.

Ponadto Izba wskazuje, że w większości skontrolowanych podmiotów nie spełniono wszystkich wymagań lub warunków organizacyjno-technicznych do prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej, m.in. z powodu nieufności wobec narzędzi informatycznych, braku mobilnych urządzeń do ewidencji danych medycznych lub braku niezbędnych modułów w użytkowanych systemach informatycznych.

Rejestracja pacjentów do poprawy

W połowie skontrolowanych placówek nie prowadzono elektronicznej rejestracji wizyty, zaś w 41 proc. brakowało oprogramowania umożliwiającego wysyłkę powiadomień pacjentowi i aktualizacji statusu wizyty (w formie sms lub e-mail). Natomiast w 23 proc. podmiotów nie wykorzystywano wszystkich zakupionych modułów i funkcjonalności systemu informatycznego, przez co praca personelu medycznego ambulatoriów nie została usprawniona.

Dokumentacja medyczna nadal w papierze

Dokumentacja medyczna – jak wynika z analizy NIK –  prowadzona była często w formie papierowej, co jest praktyką czasochłonną, utrudniającą dostęp do danych. Dokumentację prowadzono również hybrydowo (t.j. na papierze i w formie elektronicznej) – co wiązało się jednak z ryzykiem niespójności i niejednolitości tych samych dokumentów wytworzonych w obydwu formach. Do systemu informatycznego wprowadzane były przede wszystkim dane potrzebne do rozliczeń z NFZ.

Jak wynikało z opinii personelu medycznego, systemy informatyczne wykorzystywane przy udzielaniu ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych były pomocne i intuicyjne. Większość (89 proc.) personelu została przeszkolona w obsłudze tych systemów, a 61 proc. ankietowanych obsługiwało je samodzielnie.

“Z badań NIK wynika, że zastosowanie cyfryzacji oznacza znacznie niższą czasochłonność. Np. czas wystawiania skierowania papierowego na diagnostykę obrazową trwa przeciętnie o 33 proc. dłużej niż w wypadku e-skierowania, na badania laboratoryjne – o prawie 26 proc., a skierowania do szpitala – o prawie 41 proc.”

COVID-19 a dostęp do świadczeń

Kontrola NIK pokazała, że w okresie epidemii COVID-19 w siedmiu spośród 22 skontrolowanych placówek (32 proc.) stwierdzono przypadki czasowego ograniczenia dostępności świadczeń poprzez zawieszenie działalności niektórych poradni i niezgodności udzielania świadczeń z przyjętym harmonogramem.

W 14 proc. podmiotów czasowo ograniczono działalność do wykonywania tylko świadczeń ratujących życie i dla pacjentów skierowanych w trybie pilnym, a placówki tłumaczyły to zaleceniami NFZ.

W porównaniu do I półrocza 2019 r. liczba porad udzielonych w skontrolowanych podmiotach leczniczych była mniejsza o 15 proc. w POZ oraz o 26 proc. w AOS.

Teleporada – jako nowa forma świadczenia pomocy medycznej –  stanowiła w I półroczu 2020 r. jedną czwartą wszystkich udzielonych porad lekarskich.

Wnioski do ministra zdrowia

NIK wnioskuje o przeanalizowanie zakresu obowiązków administracyjnych personelu medycznego i ograniczenie ich do niezbędnego minimum, przyspieszenie procesu informatyzacji oraz automatyzacji obiegu informacji w systemie ochrony zdrowia.

Kierownicy placówek powinni zaś usprawnić organizację pracy, w pełni wykorzystać możliwości narzędzi informatycznych i wdrożyć odpowiednie rozwiązania wspierające pracę personelu medycznego, w szczególności chodzi o zintegrowanie systemów informatycznych z systemami laboratoryjnymi i diagnostyki obrazowej, wdrożenie systemów elektronicznej rejestracji wizyt ambulatoryjnych, z możliwością wysyłki powiadomień i aktualizacji statusu wizyty, aby ograniczyć liczbę przypadków, kiedy pacjent zapisuje się na wizytę i o niej zapomina.

NIK postuluje też, aby wprowadzić jednolite zasady prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej oraz wyeliminować tworzenia tego samego dokumentu w postaci elektronicznej i papierowej.

Źródło: NIK

Zgłoś naruszenie/Błąd