Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma trudnościami i obowiązkami, z którymi muszą radzić sobie przedsiębiorcy. Jednym z takich obowiązków jest bez wątpienia przechowywanie i archiwizowanie dokumentów, które w Polsce jest obowiązkowe dla przedsiębiorstw. Nie musisz jednak robić tego samodzielnie, ale skorzystać z usług specjalistycznej firmy, która pomoże Ci kompleksowo i profesjonalnie.
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów – dlaczego jest tak istotne?
Zanim jednak przejdziemy do korzyści płynących z korzystania z zewnętrznego archiwum, warto dowiedzieć się, dlaczego w ogóle musisz zadbać o tę kwestię. Jak się okazuje, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów jest w Polsce obowiązkowe i dotyczy zarówno pism księgowych, jak również umów z pracownikami. Te pierwsze należy przechowywać przez okres 5, a drugie – 50 lat. Niedopełnienie tego obowiązku może wiązać się z różnego rodzaju konsekwencjami, w tym z karami finansowymi.
Ze względu na bardzo dużą ilość dokumentacji, gromadzonych przez firmy nawet w ciągu kilku lat funkcjonowania, wielu przedsiębiorców nie ma możliwości założenia własnego archiwum dokumentów. Na szczęście, jak wspomnieliśmy na początku, możliwe jest skorzystanie z archiwum zewnętrznego, które zaoferuje Ci specjalistyczna firma – w ten sposób zyskasz wiele korzyści. Jakich>
Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum – 4 najważniejsze korzyści
Korzyść 1 – Archiwizowanie dokumentów w najlepszych warunkach
Korzystając z archiwum danych zewnętrznej firmy masz pewność tego, że panują w nim najlepsze warunki – specjaliści dbają nawet o właściwą temperaturę czy wilgotność powietrza. Dzięki temu wszelka firmowa dokumentacja będzie w doskonałym stanie nawet wiele lat później, co jest oczywiście bardzo istotne – zarówno z punktu widzenia przepisów prawnych, jak i funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa.
Korzyść 2 – Bezpieczeństwo danych
Specjaliści korzystają też z najlepszych systemów zabezpieczeń, dzięki czemu Twoje firmowe dane są w stu procentach bezpieczne i nie musisz obawiać się, że trafią w ręce niepowołanych osób. A to w dobie obowiązującego RODO jest niezwykle istotne.
Korzyść 3 – Łatwy dostęp do pism i umów
Oczywiście korzystając z usług zewnętrznych specjalistów możesz mieć pewność tego, że dostęp do nich nie będzie w żadnym stopniu utrudniony – skorzystasz z nich wtedy, kiedy będziesz chciał, a do tego będziesz mógł przyznać dostęp do danych odpowiednim osobom. Co więcej – firma zewnętrzna zaoferuje Ci cyfryzację dokumentów, dzięki czemu wprowadzisz w swojej firmie elektroniczny obieg, który znacznie usprawni Twoje codzienne działania. Dzięki temu dostęp do pism i umów, a także ich wyszukiwanie będzie o wiele łatwiejsze niż do tej pory.
Korzyść 4 – Oszczędność czasu i pieniędzy
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów we własnej firmie mogłoby nie tylko być niezwykle czasochłonne i drogie, ale zwyczajnie niemożliwe. Korzystając z usług zewnętrznych specjalistów oszczędzasz więc mnóstwo czasu, a także pieniędzy, co z całą pewnością będzie dla Ciebie korzystne. Wystarczy tylko, że znajdziesz odpowiednią firmę, która posiada na swoim koncie wiele realizacji i cieszy się pozytywnymi opiniami klientów, a ten żmudny obowiązek przestanie być Twoim problemem. A co za tym idzie – skupisz się na swojej podstawowej działalności i zyskasz większe szanse na sprawny rozwój przedsiębiorstwa!
Zgłoś naruszenie/Błąd
Pozytywnie
Neutralnie 
Negatywnie
Lubię to!
Super
Ekscytujący 
Ciekawy
Smieszny
Smutny
Wściekły
Przerażony
Szokujący
Wzruszający
Rozczarowany
Zaskoczony
Prawda
Manipulacja
Fake news
Oryginalne źródło ZOBACZ
Dodaj kanał RSS
Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS