Dyrektywie dotyczącej ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości i naruszenia prawa w organizacjach podlegają zarówno podmioty prywatne, jak i publicznej. Każdy objęty regulacjami podmiot ma obowiązek utworzenia bezpiecznych i poufnych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów. Jakie rozwiązania mamy do wyboru i które z nich są najbardziej praktyczne?
Whistleblowing stanowi efektywny mechanizm wczesnego ostrzegania o nieprawidłowościach, umożliwiając szybką reakcję na naruszenia i minimalizując potencjalne szkody i konsekwencje. Dodatkowo promuje kulturę otwartości i uczciwości, przyczyniając się do budowania zaufania i reputacji firmy jako odpowiedzialnego i transparentnego biznesu. Dyrektywa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nakazuje organizacjom publicznym i prywatnym przedsiębiorcom zatrudniającym co najmniej 50 pracowników utworzenie kanałów zgłoszeń dla sygnalistów. Zgłoszenia mogą być dokonywane na trzy sposoby – w formie ustnej lub pisemnej: papierowej bądź też elektronicznej.
Zgłoszenia ustne
Ustne kanały zgłoszeń dla sygnalistów obejmują dwie grupy: telefoniczne lub dokonywane z wykorzystaniem innych systemów komunikacji głosowej oraz osobiste. W pierwszym przypadku zgłoszenie musi być udokumentowane poprzez nagranie rozmowy lub kompletną i szczegółową transkrypcję. Z rozmowy przebiegającej za pośrednictwem nienagrywalnego systemu powinien być sporządzony protokół. Sygnalista może również zawnioskować o bezpośrednie spotkanie z osobą zajmującą się przyjmowaniem zgłoszeń. Wtedy zgłoszenie może być udokumentowane w formie nagrania lub protokołu. We wszystkich przypadkach sygnalista musi mieć możliwość sprawdzenia i poprawienia treści transkrypcji lub protokołu, a także ich zatwierdzenia swoim podpisem.
Zgłoszenia pisemne
Pisemne kanały zgłoszeń dla sygnalistów nie nakładają żadnych konkretnych obowiązków czy wymogów na pracodawcę. Mogą być to tradycyjne zgłoszenia papierowe – listowne czy też umieszczane w przeznaczonej do tego skrzynce, a także zgłoszenia elektroniczne.
Elektroniczne kanały zgłoszeń dla sygnalistów
W ramach zgłoszeń elektronicznych najczęściej spotkać można się z dedykowanym adresem e-mail, pod który sygnaliści mogą wysyłać wiadomości informujące o naruszeniach, ankietą online czy specjalnym oprogramowaniem whistleblowingowym (platforma, aplikacja, np. Whiblo).
Które rozwiązanie wybrać?
Jak można łatwo zauważyć, zgłoszenia ustne nakładają na organizację dość restrykcyjne wymogi. Z kolei zgłoszenia dokonywane w formie pisemnej, w tym również zgłoszenia mailowe, mogą w łatwy sposób prowadzić do naruszenia ochrony tożsamości sygnalisty. Z tego względu najbezpieczniejszym i najbardziej praktycznym kanałem wydają się być przeznaczone do tego systemy, których struktura pozwala na łatwe dokonywanie zgłoszeń z dowolnego miejsca, ale i ich rejestrowania oraz przechowywania. Sprawdzona platforma czy aplikacja jest w stanie zagwarantować pełną poufność i zabezpieczenie danych. Jednocześnie – z poziomu profilu osoby przyjmującej zgłoszenia – pozwala również na filtrowanie informacji, komunikowanie się z sygnalistą czy generowanie niezbędnych raportów.
Zgłoś naruszenie/Błąd
Pozytywnie
Neutralnie 
Negatywnie
Lubię to!
Super
Ekscytujący 
Ciekawy
Smieszny
Smutny
Wściekły
Przerażony
Szokujący
Wzruszający
Rozczarowany
Zaskoczony
Prawda
Manipulacja
Fake news
Oryginalne źródło ZOBACZ
Dodaj kanał RSS
Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS