Kadry i płace bez wychodzenia z domu

Informatyzacja kadr i płac

Zarządzanie dokumentami związanymi z zatrudnianiem pracowników nigdy nie było prostsze. To zasługa wprowadzonych jakiś czas temu przepisów, które pozwalają na ich podpisywanie drogą elektroniczną. Jednak jeszcze do niedawna wielu pracodawców sceptycznie podchodziło do zmian legislacyjnych.

Sytuację zmieniła się jednak wraz z początkiem 2020 roku. Nowa rzeczywistość spowodowała, że wiele firm przeszło na pracę zdalną. Do odmiennych warunków funkcjonowania dostosować musiały się zwłaszcza działy kadr i płac. Nic więc dziwnego, że możliwość obsługi kadrowo-płacowej czy też zawierania umów o pracę na odległość stała się na wagę złota.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

Ci pracodawcy, którzy do tej pory sceptycznie podchodzili do zmian i nie zadbali o technologiczne aspekty zdalnej obsługi procesów kadrowo-płacowych, teraz nadrabiają zaległości. Żeby jednak wdrożenie nowych rozwiązań przyniosło plony, potrzebny jest czas. Jakie możliwości mają firmy?

Autorka: Sylwia Krajewska

Senior Sales Manager w Randstad Payroll Solutions

Czym jest portal pracowniczy?

Wśród rozwiązań, które usprawniają procesy kadrowo-płacowe w przedsiębiorstwie, jest portal pracowniczy. Dzięki niemu pracownicy mogą bez wychodzenia z domu:

• sprawdzić paski wynagrodzeń oraz stan urlopu,
• zgłosić nieobecność,
• dokonać zmiany numeru konta bankowego, nazwiska czy też adresu zamieszkania,
• dokonać zgłoszenia nowego członka rodziny.

Dla większej wygody portal pracowniczy powinien oferować możliwość korzystania z aplikacji mobilnej. Dzięki niej personel będzie miał łatwy dostęp do wszelkich informacji i będzie mógł szybko wprowadzać zmiany, bez konieczności przychodzenia do firmy.

Wszelkie przekazywane przez pracowników dane są automatycznie zapisywane w systemie kadrowo-płacowym, który nie tylko nalicza wynagrodzenia, ale również za jego pomocą specjalista generuje dokumenty do systemów powiązanych i wysyła informacje o zmianach do odpowiedniej instytucji. Korzystanie z portalu pracowniczego to olbrzymia oszczędność czasu i dla pracowników, i dla działu kadr i płac. Pozwala również ograniczyć ryzyko błędu ze strony personelu administracyjnego. Ręczne wprowadzanie danych bywa bowiem zawodne.

Portal pracowniczy zmniejsza również koszty prowadzenia działalności. Ogranicza bowiem zużycie papieru i materiałów biurowych. Sprawia, że specjaliści z działu kadr i płac mogą wykonywać swoje obowiązki z domu, co pozwala zachować ciągłość procesów w firmie.

Jakie usprawnienia w firmach produkcyjnych?

Zwłaszcza w ostatnich tygodniach rozwiązania technologiczne były źródłem ogromnych usprawnień w organizacjach. Zmiany objęły nie tylko firmy biurowe, ale również przedsiębiorstwa produkcyjne, które coraz chętniej wdrażają nowoczesne systemy wspomagające pracę działu kadr i płac.

Jednym z często spotykanych rozwiązań są tzw. kioski. To niewielkie kabiny, które umieszcza się wewnątrz hal lub na korytarzach przedsiębiorstwa. Znajduje się w nich sprzęt, który pozwala personelowi pozyskać różne informacje (np. związane z czasem pracy), zgłosić urlop czy też wprowadzić zmiany adresu zamieszkania czy też nazwiska.

Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności firmy coraz częściej zgłaszają zapotrzebowanie na nowoczesne rozwiązania technologiczne, które z jednej strony pozwolą pracownikom dokonywać zmian za pomocą aplikacji mobilnej. Z drugiej zaś zapewnią pracodawcom lepszą kontrolę czasu pracy i usprawnią jego rozliczanie.

Jak wprowadzać innowacje?

Chociaż nowoczesne rozwiązania technologiczne mają szereg zalet, ich mankamentem jest to, że nie da się ich wdrożyć z dnia na dzień. Konieczne są m.in. zabezpieczenia systemowe. Co więcej, firma musi wypracować określone procedury – technologiczne i związane z ochroną danych wrażliwych. W przeciwnym razie implementacja innowacji się nie powiedzie.

Dobrą praktyką jest wprowadzanie kolejnych rozwiązań krok po kroku, poprzedzając poszczególne wdrożenia audytem bezpieczeństwa. Ścieżka ta jest doskonale znana firmom outsourcingowym, które świadczą usługi kadrowo-płacowe dla klientów zewnętrznych.

Co ważne, podczas implementacji innowacji należy mieć na uwadze fakt, że wraz z rozwojem technologii wzrasta prawdopodobieństwo włamania do systemu. Dlatego przed wdrożeniem zmian każde przedsiębiorstwo powinno uważnie przyjrzeć się swojemu potencjałowi. W przeciwnym razie wybierze nieadekwatne rozwiązania technologiczne, które narażą firmę na utratę wrażliwych danych.