Jakich dokumentów z końcem roku może wymagać PFR

Z dokumentami tymi już na obecnym etapie zaczynają się kłopoty, a wynikają po pierwsze z rozbieżności kluczowych dokumentów (wzoru umowy subwencyjnej i Regulaminu ubiegania się o udział w programie rządowym „tarcza finansowa” Polskiego Funduszu Rozwoju dla małych i średnich firm), a także z niewiedzy banków, które – pośrednicząc wcześniej w zawieraniu umów – obecnie mają obowiązek dokumenty od przedsiębiorców odbierać, ale brak jest jasnych wytycznych, jak je kompletować i jak z nimi postępować.

Poniżej dalsza część artykułu

Problem z pełnomocnictwem

Pierwszy kłopot dotyczy Załącznika nr 2 do Regulaminu, tj. pełnomocnictwa do zawarcia umowy. Kłopot ten nie dotyczy wyłącznie tych przedsiębiorców, których reprezentacja ujawniona w KRS lub CEiDG jest jednoosobowa. Tu nie ma wątpliwości – pełnomocnictwo w ogóle nie jest konieczne. Jeśli jednak w imieniu przedsiębiorcy, który np. posiada trzyosobowy zarząd wniosek złożył tylko jeden członek zarządu, albo w ogóle osoba spoza reprezentacji ujawnionej w KRS (częstokroć byli to księgowi, którzy w spółkach posiadali dostęp do bankowości elektronicznej), zaczynają się kłopoty. W takich wypadkach PFR wymaga, aby osoba ta była umocowana na podstawie pełnomocnictwa, stanowiącego Załącznik nr 2 do Regulaminu. Problem tyczy się daty tegoż pełnomocnictwa, gdyż PFR nie tylko wymaga, aby było ono podpisane przed datą zawarcia umowy subwencyjnej, nadto jednak aby miało formę bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego bądź podpisu notarialnie poświadczonego. Wymóg ten jest zupełnie niezgodny z ustawą, która wprowadzała subwencje, jako formę pomocy, a która mówi o formie wyłącznie dokumentowej, a nawet z jakąkolwiek logiką (przypomnijmy, że ideą w kwietniu i maju 2020 r. było ułatwienie złożenia wniosku w rygorach pandemicznych, a więc bez nakładania na przedsiębiorcę nawet obowiązku złożenia takiego dokumentu w zwykłej formie pisemnej, nie mówiąc już o oczekiwaniu, by nagle udał się on osobiście do instytucji nadającej kwalifikowany podpis elektroniczny czy też do rejenta).

Logika nakazuje więc interpretować te wymogi w następujący sposób: pełnomocnictwo winno być podpisane z datą sprzed zawarcia umowy (to jest w pełni zrozumiałe), a dopełnienie – nawet absurdalnego ale wyraźnego – wymogu co do formy podpisu notarialnie poświadczonego może nastąpić później. Wszak znaczenie dla PFR powinno mieć kto, a nie kiedy udzielił pełnomocnictwa. Przedsiębiorca winien więc z pełnomocnictwem, które uprzednio podpisał, w późniejszym terminie móc udać do notariusza, celem poświadczenia podpisu. Rzeczywistość jednak pokazuje, że PFR chętnie post factum interpretuje własne regulacje w zgoła odmienny sposób. Należy jednak wyraźnie opowiedzieć się za logiczną interpretacją, tj. wskazującą, że pełnomocnictwo mogło być podpisane wcześniej (przed zawarciem umowy subwencyjnej), a poświadczenie notarialne podpisu może nastąpić później, na podstawie przedkładanego rejentowi dokumentu.

Dokumenty – oba czy jeden?

Drugim z wymaganych (bezwzględnie) dokumentów jest oświadczenie przedsiębiorcy, adresowane do PRF, potwierdzające związanie postanowieniami umowy (stanowiące Załącznik nr 3 do Regulaminu). Z samym oświadczeniem problemów nie ma – może być ono datowane na dzień jego złożenia w banku, następujący, co oczywiste, po dniu zawarcia umowy subwencyjnej. Problem pojawia się jednak na etapie analizy regulacji PRF: czy należy złożyć alternatywnie jeden z wymaganych dokumentów (oświadczenie plus dokument potwierdzający umocowanie, np. pełnomocnictwo), czy oba? Regulacje przygotowane przez PFR są wewnętrznie sprzeczne. Wzór umowy subwencyjnej w § 9 ust. 1 wskazuje, że wystarczający jest jeden z nich (wyraźnie użyto spójnika „lub”); jednak już Regulamin w § 11 ust. 11 mówi jednoznacznie o obu tych dokumentach (użyto spójnika „oraz”). Oczywiście logiczna interpretacja wskazuje, że postanowienia umowy wyprzedzają Regulamin, ale z ostrożności należy rekomendować złożenie obu tych dokumentów.

Odpis z KRS – pełny czy aktualny?

Tu również zachodzi rozbieżność i to w tych samych postanowieniach wzoru umowy i Regulaminu. O ile umowa wymaga złożenia informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z KRS, o tyle Regulamin wyraźnie wskazuje na odpis pełny z KRS. Logiczna i bezpieczna interpretacja (pomijając fakt, iż wymóg wydrukowania odpisu w KRS w czasach jego ogólnodostępności w Internecie jest całkowicie pozbawiony sensu i daleki od myślenia o środowisku) nakazuje jednak w tym wypadku przyjąć rozwiązanie z Regulaminu i opowiedzieć się za odpisem pełnym z KRS. Tylko on dokumentuje historię umocowania, więc będzie najbardziej odpowiednim dokumentem.

Praktyka banków

Ciekawą jest praktyka banków, które zobowiązane są do przyjęcia dokumentów od przedsiębiorców. Na czele z jednym z nich, który swoją działalność skupia w Internecie i który pierwotnie oświadczył, że dokumentów z podpisami notarialnymi w ogóle nie będzie przyjmował (choć obecnie już wycofał się z tego oświadczenia i wdrożył przyjmowanie dokumentów „tradycyjnych”) banki przeróżnie stosują wymogi PFR. Spotkać się można przede wszystkim z oczekiwaniem, aby poświadczenie notarialne na pełnomocnictwie nastąpiło przed zawarciem umowy (co jest nie tylko absurdalne, ale w ogóle nie znajduje potwierdzenia w dokumentach PFR). Żeby było trudniej – niektórzy opiekunowie klientów wręcz odmawiają przyjęcia dokumentów niezgodnych z (bliżej nieokreślonymi) wytycznymi, choć trudno w obowiązującym prawie (w szczególności cywilnym, a przecież subwencje nie były udzielane w trybie administracyjnym) znaleźć taką instytucję, jak „odmowa przyjęcia oświadczenia strony”.

Podsumowanie – jakie dokumenty składać

Najważniejszą wytyczną dla przedsiębiorców jest: złożyć możliwie najszerszy komplet dokumentów. Rozumieć należy … czytaj dalej