Przeniesienie firmy do nowego lokum wiąże się z wieloma wyzwaniami, między innymi z skomplikowanym planowaniem, koordynacją i pakowaniem. W jaki sposób zorganizować przeprowadzkę firmową? Przygotowaliśmy poradnik, w którym znajdziesz pomocne informacje dotyczące takich przenosin, aby były one całkowicie udane!
1. Wyznacz pracowników do pomocy przy przeprowadzce
Najlepiej przed rozpoczęciem przeprowadzki wybrać kluczowych pracowników z różnych działów, którzy stworzą zespół, aby przeprowadzka była łatwiejsza w organizacji. Gdy są planowane przeprowadzki krajowe i międzynarodowe, posiadanie takiego zespołu jest bardzo pomocne.
Zespół ten będzie odpowiedzialny za nadzorowanie i koordynację całej przeprowadzki. Przydziel pracownikom w zespole konkretne role i obowiązki, na przykład związane ze stworzeniem listy przedmiotów do przeniesienia czy zapewnieniem płynności pracy działu.
2. Przygotuj harmonogram przeprowadzki
Opracuj kompleksowy harmonogram przedstawiający wszystkie zadania poprzedzające przeprowadzkę i te wymagane do wykonania po niej.
Rozpocznij planowanie z dużym wyprzedzeniem, aby mieć wystarczająco dużo czasu na przygotowania. Szczegółowy harmonogram posłuży jako plan działania, który pomoże zespołowi składającemu się z pracowników zaplanować swoje działania.
3. Oceń wymagania związane z przeprowadzką
Oceń potrzeby swojej firmy w nowej przestrzeni. Weź pod uwagę takie czynniki, jak powierzchnia, układ i wyposażenie nowego lokum.
Ocena ta będzie podstawą decyzji dotyczących konfiguracji biura, wymagań dotyczących mebli i infrastruktury technologicznej w nowej lokalizacji.
4. Zatrudnij firmę przeprowadzkową
Skorzystaj z usług profesjonalnych firm organizujących przeprowadzki międzynarodowe i krajowe.
Warto zdecydować się na renomowane firmy przeprowadzkowe, czyli wcześniej najlepiej przejrzeć wiele ofert i sprawdzić ich referencje. Wybierz firmę posiadającą doświadczenie w obsłudze przeprowadzek biurowych, między innymi organizującą transport sprzętu biurowego, systemów informatycznych i mebli.
5. Zaangażuj pozostałych pracowników w przeprowadzkę
Regularnie informuj pracowników i zaangażuj ich przez cały proces przeprowadzki. Poinformuj ich o powodach przeprowadzki, udostępnij szczegóły dotyczące nowej lokalizacji i odpowiedz na wszystkie ich pytania.
6. Przeprowadź inwentaryzację przedmiotów
Zrób inwentaryzację istniejących mebli biurowych, sprzętu i materiałów eksploatacyjnych.
W trakcie jej prowadzenia możesz wyznaczyć te elementy, które mogą nie być już potrzebne lub wymagają wymiany na nowe. Posprzątanie przed przeprowadzką usprawni proces i zminimalizuje ilość przewożonych przedmiotów.
7. Koordynacja IT
Ściśle współpracuj z działem IT w celu koordynowania przenoszenia systemów komputerowych, serwerów i innej infrastruktury technologicznej.
W tym celu konieczny będzie plan, który pozwoli na zorganizowanie przeprowadzki działu IT w sposób minimalizujący przestoje i zakłócenia w działalności biznesowej.
8. Zaktualizuj firmowe dane kontaktowe
Zaktualizuj dane kontaktowe swojej firmy, kontaktując się z klientami, kontrahentami, dostawcami i usługodawcami. Powiadom pocztę, banki i inne podmioty o zmianie adresu z dużym wyprzedzeniem, aby zapobiec zakłóceniom w komunikacji.
9. Zapakuj przedmioty i odpowiednio je oznacz
Jeśli Twoja firma jest odpowiedzialna za pakowanie, zrób to w taki sposób, aby przedmioty były odpowiednio zabezpieczone i oznaczone. Uprości to proces rozpakowywania i przyspieszy przygotowanie stanowisk pracy w nowym biurze.
10. Zamów dodatkowe usługi
Zaplanuj niezbędne usługi dodatkowe związane z przeprowadzką, takie jak sprzątanie, konfiguracja Internetu i instalacje mediów. Aby zminimalizować przestoje, należy upewnić się, że usługi te są skoordynowane z datą przeprowadzki.
Zatem, jak zaplanować przeprowadzkę biura? Pamiętając o powyższych poradach i wprowadzając je w życie, możesz urządzić przeprowadzkę, która przebiegnie szybko i sprawnie i jednocześnie nie będzie powodowała zakłóceń działalności Twojej firmy.
Zgłoś naruszenie/Błąd
Pozytywnie
Neutralnie 
Negatywnie
Lubię to!
Super
Ekscytujący 
Ciekawy
Smieszny
Smutny
Wściekły
Przerażony
Szokujący
Wzruszający
Rozczarowany
Zaskoczony
Prawda
Manipulacja
Fake news
Oryginalne źródło ZOBACZ
Dodaj kanał RSS
Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS