Kiedy nasze przedsiębiorstwo decyduje się na obecność we Włoszech w formie zakładu zagranicznego jego zadaniem będzie odpowiednie przygotowanie się do przeprowadzenia procedury rejestracji.
Oto jakie mamy opcje zorganizowania tego procesu we Włoszech oraz jak wygląda procedura począwszy od wizyty u notariusza, skończywszy na uzyskaniu statusu aktywnego zakładu dla naszej obecności w Republice Włoch.
Zakład zagraniczny we Włoszech – wybór sposobu rejestracji
W celu rejestracji zakładu zagranicznego we Włoszech, podmiot zagraniczny musi przejść odpowiednią procedurę, przygotowując się do jej realizacji poprzez wskazanie osób upoważnionych do reprezentacji oraz skompletowanie odpowiednich dokumentów. Należy wiedzieć, że rejestrację oddziału we Włoszech możemy zorganizować w ramach naszego przedsiębiorstwa zarówno poprzez obecność fizyczną w Italii osoby upoważnionej do reprezentacji spółki jak również „na odległość”, w ramach udzielonego pełnomocnictwa osobie trzeciej.
CZYTAJ TEŻ: Oddział zagraniczny we Włoszech – kiedy spełniamy warunki?
W pierwszym przypadku, procedurę może koordynować osoba uprawniona do reprezentacji spółki, udając się w tym celu do Włoch. Inną metodą jest zlecenie przeprowadzenia całego procesu odpowiednio przygotowanemu do tego fachowcowi. Zwykle jest to prawnik, biegły księgowy lub doradca podatkowy, który będzie działał na podstawie uzyskanego pełnomocnictwa.
Zakres pełnomocnictwa można zaplanować i ustalić na tyle szeroko, aby osoba nim dysponująca mogła wypełnić zarówno obowiązki przed włoskim notariuszem, jak i przed wszelkimi urzędami administracji publicznej, które będą zaangażowane w procedurze rejestracji.
Zakład zagraniczny we Włoszech – przygotowanie i skompletowanie dokumentów
Kroki do wykonania w Polsce:
- Notariusz – zaczniemy od kancelarii notarialnej, w celu udzielenia pełnomocnictwa do rejestracji oddziału we Włoszech (jeżeli zdecydujemy sie na tą formę). Wystarczy posiadać kompletne dane osoby lub osób, którym udzielamy pełnomocnictwa i wskazać je polskiemu notariuszowi.
- KRS – dokumentem obowiązkowym jest odpis z rejestru przedsiębiorstw, dla spółek kapitałowych będzie to KRS. Niestety w tej konkretnej procedurze nie może to być dokument wygenerowany elektronicznie. Musi być wystawiony tradycyjnie, w formie papierowej i opatrzony pieczęcią sądu rejestrowego wraz z podpisem wydającego dokument urzędnika.
- Ministerstwo Spraw Zagranicznych – w związku z tym, że dokument KRS posiada formę tradycyjną, która przewiduje podpis urzędnika państwowego, należy umieścić na nim apostille. Obowiązku tego nie zniesiono mimo wprowadzonych w 2019 r. wielu ułatwień dla innych dokumentów w obrocie wewnątrz krajów UE.
CZYTAJ TEŻ: Italia to rynek wymagający także pod względem logistyki
Należy podkreślić, że nie wszystkie włoskie urzędy rejestrowe stosują jednolite standardy przyjmowania dokumentów i zdarza się, że akceptowane są również wypisy pochądzące z rejestru elektronicznego e-krs. Zdecydowana większość włoskich izb handlowych prowadzących rejstr przedsiębiorstw i podmiotów podlegających obowiązkowi wpisu, stosuje już jednak ujednolicone procedury elektroniczne. Może się zatem okazać, że “nasz” urząd, czyli odpowiedni dla siedziby włoskiego oddziału, zażąda dokumentu z naniesionym apostille i nie będziemy mieli innego wyjścia jak dostarczyć go właśnie w takiej formie.
- Uchwała spółki – kolejny krok to zredagowanie decyji naszego przedsiębiorstwa o utworzeniu oddziału zagranicznego we Włoszech. Dla spółek kapitałowych będzie ona miała formę uchwały. W decyzji o ustanowieniu oddziału wskazujemy również osobę lub osoby uprawnione do jego reprezentowania we Włoszech. W języku włoskim osoba ta nazywa się preposto. Najczęściej przedstawicielami oddziału spółki mianuje się te same osoby, które mają uprawnienia do reprezentacji spółki matki. Jest to zrozumiała decyzja, gdyż pozwala na przeniesienie reprezentacji dla działalności zagranicznej poprzez te same osoby. W praktyce warto jednak rozważyć opcję przedstawiciela, który będzie naszym ogniwem operacyjnym we Włoszech, z dobrą znajmością języka, rynku i realiów kraju. Może to być bardzo wygodne rozwiązanie, zwłaszcza, że przedstawicieli oddziału może być więcej niż jeden.
- Umowa polskiej spółki – jest dokumentem niezbędnym, jaki należy przedstawić notariuszowi we Włoszech.
Wszystkie dokumenty muszą być przetłumaczone przysięgle na język włoski. Wyciąg z KRS tłumaczymy już po umieszczeniu apostille. Tłumaczenia możemy dokonać zarówno w Polsce przez uprawnionego tłumacza przysięgłego, jak i we Włoszech, przez tłumacza posiadającego status CTU, czyli fachowca wpisanego na listę tłumaczy przy włoskim sądzie.
Zakład zagraniczny we Włoszech – kroki do wykonania we Włoszech
Pierwszym krokiem po stronie włoskiej jest zakupienie adresu elektronicznej poczty certyfikowanej, tzw. PEC. Jej adres włoski notariusz będzie zobowiązany podać do wiadomości podczas rejstracji oddziału w Rejestrze Przedsiębiorstw. Posłuży on także osobom trzecim oraz pozostałym instytucjom administracji publicznej jako adres oficjalnej korespondencji urzędowej, mającej status potwierdzenia nadania i odbioru. Należy również zwrócić się do dowolnego włoskiego urzędu skarbowego o nadanie osobom uprawnionym do reprezentacji oddziału, włoskiego numeru identyfikacji podatkowej zwanego codice fiscale. Jest on odpowiednikiem polskiego numeru PESEL. Bez tych danych włoski notariusz nie będzie mógł zarejestrować oddziału, gdyż są to dane obowiązkowe.
Podstawa prawna i opis procedury
Przepisy regulujące rejestrację oddziału przedsiębiorstwa zagranicznego we Włoszech to m.in.: art. 2508, 2509 kodeksu cywilnego, (…) Dekret ustawodawczy N. 185/2008 przekształcony w Ustawę N. 2/2009.
Wniosek o wpis oddziału należy złożyć w Rejestrze Przedsiębiorstw odpowiednim terytorialnie dla siedziby oddziału. Warto podkreślić, że jeżeli na terytorium Włoch będziemy prowadzili działalność nie wymagającą siedziby operacyjnej, adresem oddziału może być również tzw. wirtualne biuro. Zwykle w takich przypadkach adres oddziału mieści się przy kancelarii prawnej lub podatkowej, odpowiedzialnej za przeprowadzenie procedury a potem za prowadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej.
Podstawową cechą oddziału jest „stała reprezentacja”, dlatego wraz z decyzją o jego powołaniu należy ustanowić osobę lub osoby przedstawicieli.
CZYTAJ TEŻ: Przewodnik „Jak robić biznes z Włochami i we Włoszech”
Adres certyfikowanej poczty elektronicznej musi być aktywny oraz musi przynależeć bezpośrednio do spółki powołującej oddział. Nie można korzystać z adresu PEC przypisanego do innego podmiotu. Jeżeli spółka zagraniczna nie wskaże adresu PEC, urząd zawiesi proces rejestracji maksymalnie na na 3 miesiące oczekując na jego uzupełnienie. Niedostarczenie adresu PEC po upływie terminu sprawia, że wniosek uważa się za niewniesiony.
Podmiotem uprawnionym do złożenia wniosku o rejestrację jest notariusz. Jest on zobowiązany zarejestrować oddział w ciągu 30 dni od przedłożenia przed nim dokumentów i nie dalej niż na 45 dni od daty uchwały.
Opłaty administracyjne
Oto lista opłat, które trzeba ponieść, oprócz wynagrodzenia przewidzianego dla notariusza oraz dla fachowca przeprowadzającego procedurę. Opłata skarbowa wynosi 65 euro (notariusz płaci ją za pośrednictwem procedury elektronicznej). Opłaty administracyjne to 90 euro. Opłata roczna z tytułu wpisu do Rejestru Przedsiębiorstw różni się w zależności od regionu (patrz strony internetowe poszczególnych izb handlowych).
Lista procedur do przeprowad … czytaj dalej
Oryginalne źródło: ZOBACZZgłoś naruszenie/Błąd
Zgłoś naruszenie/Błąd
Pozytywnie
Neutralnie 
Negatywnie
Lubię to!
Super
Ekscytujący 
Ciekawy
Smieszny
Smutny
Wściekły
Przerażony
Szokujący
Wzruszający
Rozczarowany
Zaskoczony
Prawda
Manipulacja
Fake news
Oryginalne źródło ZOBACZ
Dodaj kanał RSS
Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS