Przyrządzanie posiłków i zajmowanie się domowymi obowiązkami, nieoczekiwana wizyta kuriera albo rozgardiasz panujący za plecami prezentera – to tylko część sytuacji, które potrafią zniszczyć każde spotkanie online. Choć ten format współpracy towarzyszy nam od dłuższego czasu (a w dobie pandemii jest często jedyną formą kontaktu), wciąż natrafiamy na scenariusze, w których trudno nam się odnaleźć. Dodatkowo utrudnia to fakt, że nie istnieje jednolity zespół norm dotyczących przestrzeni wirtualnej. Czas to zmienić i dostosować savoir-vivre do reguł panujących w świecie spotkań online.
Czy digitalowy savoir-vivre jest potrzebny? Jak najbardziej
Za przygotowanie etykiety komunikacji online odpowiadają eksperci ClickMeeting – polskiej platformy umożliwiającej prowadzenie webinarów i spotkań online. W znacznej mierze wynika to z ich doświadczeń. – Jak pokazuje ankieta, którą przeprowadziliśmy wśród naszych użytkowników, zdecydowana większość uczestników dostrzega problemy dotyczące zachowania podczas webinarów i spotkań. Ponad połowa twierdzi natomiast, że przygotowanie jednolitego zbioru norm byłoby dobrym rozwiązaniem – stwierdza Martyna Grzegorczyk, communications and outreach manager w ClickMeeting.
Pobierz poradnik ClickMeeting „Savoir-vivre w czasie spotkań online i webinarów”
Sam savoir-vivre, choć pozornie odnosi się do zdecydowanie innych scenariuszy, może być bardzo użyteczny również w cyfrowym kontekście. Warto więc uporządkować pewne pojęcia i rozwiać wątpliwości dotyczące zachowania w przestrzeni wirtualnej.
Od czego zacząć? Przygotowanie do spotkania
Podstawowa zasada etykiety jest prosta, niezależnie od sytuacji, której dotyczy: zdecydowanie lepiej zapobiegać kryzysom, niż je rozwiązywać. Wobec tego dobre przygotowanie do spotkania okaże się najlepszym sposobem na uniknięcie wielu – często bardzo kosztownych – błędów. Można je przy tym podzielić na kilka segmentów:
- Kwestie techniczne obejmują z jednej strony przygotowanie niezbędnego sprzętu, a z drugiej sprawdzenie jego działania. Znacznym ułatwieniem będą narzędzia wbudowane w nowoczesne platformy do webinarów i spotkań online, pozwalające na wykonanie testu kamery i mikrofonu. Oczywiście należy również zapewnić dobrą jakość połączenia internetowego, aby uniknąć problemów w trakcie wydarzenia.
- Odpowiednie miejsce: warto zadbać również o miejsce, z którego będziesz uczestniczyć w spotkaniu. Powinno być ciche i spokojne, najlepiej także oddzielone od części mieszkania, w której na przykład przebywają inni domownicy.
- Profesjonalny ubiór powinien być dostosowany do sytuacji. Jednocześnie zbyt formalny strój w warunkach domowych również nie będzie pozytywnie odebrany. Należy stawiać na schludność i stonowanie. W większości przypadków wystarczająca okaże się wyprasowana koszula. Oczywiście w trakcie mniej formalnych spotkań, np. zespołu, można pozwolić sobie na więcej luzu. Lepiej jednak zrezygnować chociażby z prezentowania się współpracownikom w piżamie
- Przemyślane tło: w trakcie spotkań online bardzo często rozprasza to, co znajduje się za plecami uczestników. Nie oznacza to jednak, że od razu trzeba decydować się na profesjonalną scenerię. W charakterze tła posłużyć może chociażby ściana czy po prostu widok posprzątanego mieszkania. Alternatywą pozostają wirtualne tła – trzeba jednak podejść do nich z wyczuciem smaku i wybrać stonowaną grafikę lub zdecydować się na opcję blurowania
Porządek w trakcie spotkania
Częstym problemem odnotowywanym przez większość uczestników spotkań online jest chaos. Nic nie utrudnia współpracy tak bardzo jak jednoczesne zabieranie głosu przez kilka osób lub rozpraszające dźwięki dobiegające z otoczenia. Te problemy można jednak rozwiązać w niezwykle prosty sposób, korzystając z dwóch funkcji obecnych w zaawansowanych platformach do webinarów i spotkań online:
- Wyciszanie mikrofonu: wiele osób zastanawia się, czy należy korzystać z opcji wyciszenia mikrofonu wtedy, kiedy akurat nie zabierają głosu. Odpowiedź jest przy tym prosta: jak najbardziej tak! Dzięki temu zyskuje się pewność, że konwersacja nie będzie zakłócona chociażby przez dobiegające z oddali dźwięki czy sprzężenia. W każdej chwili można także włączyć mikrofon, co pozwoli na niemal natychmiastowe zabranie głosu, jeśli pojawi się taka potrzeba.
- Podnoszenie ręki: sprawne moderowanie dyskusją nie jest wcale proste, zwłaszcza jeżeli kilka osób próbuje jednocześnie podzielić się z innymi swoimi uwagami. Funkcja zgłaszania chęci zabrania głosu jest doskonałym ułatwieniem. Dzięki temu prowadzący będzie wiedział, kto chce zabrać głos w dyskusji, i może w łatwy sposób nadzorować przebieg spotkania.
Oczekuj nieoczekiwanego, czyli radzenie sobie z kryzysem
Przede wszystkim należy sobie uświadomić, że nie wszystko jesteśmy w stanie przewidzieć, szczególnie w domowych warunkach. Dzwonek do domofonu, szczekanie psa, płacz dziecka czy hałas, za który odpowiedzialność ponosi inny domownik, niemal na stałe weszły do kanonu spotkań w erze home office. Bardzo często takie sytuacje wiążą się również ze sporym stresem. Zupełnie niepotrzebnie. Każdy uczestnik spotkania online powinien zdawać sobie sprawę z tego, że może dojść do tego typu zdarzeń. Również do nich należy podejść z wyczuciem, kulturą i wyrozumiałością. Wystarczy po prostu przeprosić za zaistniałą sytuację i poprosić na przykład o chwilę czasu na poradzenie sobie z problemem. Jeżeli wiesz, że w trakcie trwania spotkania może dojść do jego zakłóceń, warto również uprzedzić inne osoby.
Domowe obowiązki, jedzenie, wizyta kuriera
Z drugiej strony istnieje oczywiście bardzo wiele scenariuszy, które przeszkadzają innym w odbiorze wydarzenia, ale jesteśmy im w stanie w łatwy sposób zaradzić. W głównej mierze jest to związane z sytuacjami, na które po prostu mamy wpływ i które (najczęściej) można zaplanować w zupełnie innym czasie.
Jedna z najpowszechniejszych sytuacji dotyczy spożywania posiłków w trakcie spotkania. W standardowych, biurowych warunkach nie trzeba nikomu tłumaczyć, że jest to niekulturalne zachowanie. W domu jednak zdecydowanie trudniej o zachowanie profesjonalizmu w tym zakresie. Lepiej więc zaplanować posiłek w czasie wolnym od spotkań. Oczywiście można w ich trakcie spożywać napoje. Warto przy tym pamiętać o wyciszaniu mikrofonu.
Prawdziwą zmorą spotkań online są także kurierzy. Bardzo często stają się nieproszonymi gośćmi różnego typu wydarzeń odbywających się w wirtualnej przestrzeni. Z drugiej strony praca w trybie home office znacząco ułatwia dokonywanie zakupów online. Jak rozwiązać ten problem? Dobrym rozwiązaniem będzie zaplanowanie doręczenia w czasie wolnym od spotkań albo przekierowanie przesyłki w inne miejsce (np. do punktu odbioru). W szczególnych przypadkach można natomiast na samym wstępie uprzedzić innych o planowanej wizycie kuriera i przeprosić za zaistniałą sytuację.
Zdrowy rozsądek jest najważniejszy
Savoir-vivre powinien przede wszystkim ułatwiać współpracę, a nie być utrudnieniem dla uczestników spotkań. Dlatego też warto stworzyć własny zbiór reguł, który wskaże użytkownikom jasne zasady dotyczące zachowania np. podczas spotkań zespołów czy kontaktu z klientem. W każdej sytuacji należy kierować się również zdrowym rozsądkiem i zasadami panującymi w tradycyjnej, niedigitalowej przestrzeni. Kulturalne zachowanie i okazywanie szacunku innym uczestnikom powinno być podstawą każdego spotkania. Pozwoli to poczuć się wszystkim zdecydowanie lepiej w jego trakcie i zapewni wyższą efektywność działań.
Dowiedz się więcej, zapoznając się z pełnym poradnikiem ClickMeeting:
Pobierz pełen poradnik
Zgłoś naruszenie/Błąd
Pozytywnie
Neutralnie 
Negatywnie
Lubię to!
Super
Ekscytujący 
Ciekawy
Smieszny
Smutny
Wściekły
Przerażony
Szokujący
Wzruszający
Rozczarowany
Zaskoczony
Prawda
Manipulacja
Fake news
Oryginalne źródło ZOBACZ
Dodaj kanał RSS
Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS