Jak optymalizować koszty IT w czasach pandemii

Postanowiliśmy przyjrzeć się podejściu firm do planów finansowych związanych z IT i sposobów, w jaki radzą sobie w niepewnych czasach. Nie chodziło nam o statystyki i wynikające z nich ogólne trendy, tylko o konkretne przypadki, najlepsze praktyki i codzienne wyzwania. Dlatego rozmawialiśmy z dyrektorami IT firm z różnych branż, z ekspertami rynku i drugą stroną, czyli przedstawicielami dostawców. CIO patrzą w przyszłość zaskakująco optymistycznie, a cała branża błyskawicznie dostosowała się do nowych warunków i stara się znaleźć trwałe korzyści w wymuszonych pandemią inwestycjach.

Czy budżety rzeczywiście się kurczą?

Nawet jeśli pozostają na dotychczasowym poziomie, to niepewność przyszłości nie pozwala na swobodne planowanie nowych inwestycji. Dużo zależy od sektora gospodarki, ale nawet w tak dotkniętym przez sytuację związaną z Covid-19 sektorze jak turystyka widać optymizm, zwłaszcza jeśli wcześniej organizacja była zwinna i otwarta na zmiany.

Zobacz również:

„Przychody naszej branży znacząco spadły – nadal są na znacznie niższym poziomie niż w rekordowym 2019 r. Jeszcze przed lockdownem, przewidując taką możliwość, zaczęliśmy się przygotowywać do optymalizacji kosztów. Nasza organizacja jest zwinna i budżet IT dostosowaliśmy do zmniejszających się przychodów. Kolejny rok planujemy na tegorocznym poziomie, z możliwością wprowadzenia korekty, jeżeli sytuacja rynkowa rozwinie się w oczekiwanym kierunku” – mówi Arkadiusz Olchawa, dyrektor IT, Itaka.

Rachunek biznesowy zawsze odgrywał ogromną rolę w planowaniu finansów IT, ale sytuacja całej firmy w określonej perspektywie czasowej była znacznie łatwiejsza do przewidzenia. Teraz nawet najlepiej zarządzane i optymalne pod względem kosztowym IT musi się dostosować do ogólnej koniunktury.

„Budowałem IT w naszej firmie praktycznie od zera, zdążyliśmy wdrożyć najważniejsze elementy jeszcze przed pandemią, mamy bardzo sprawnie działający system, więc nagła zmiana sytuacji nas nie dotknęła. Ale pozostaje aspekt biznesowy – mamy niepewne czasy, firmy na każdą inwestycję, w tym IT, patrzą dużo uważniej. Mój obszar nie został specjalnie potraktowany, nie mamy szczególnej presji, aby wstrzymywać działania. Realizujemy plan, który wcześniej został uzgodniony z zarządem” – opowiada Wojciech Południewski, CIO, Polcom, firmy z branży budowlanej.

Także podpisywane w dobrych czasach kontrakty z dostawcami są teraz skrupulatnie przeglądane i obie strony starają się znaleźć jak najlepszy sposób wykorzystania często uszczuplonych funduszy. „Jak powiedział Niels Bohr, przewidywanie jest bardzo trudne, szczególnie jeśli idzie o przyszłość. Ostatnie miesiące pokazują, że nieprzewidywalność stała się częścią naszego życia. Część firm już odnotowuje lub bierze pod uwagę spadek przychodów, dlatego skłonne są do renegocjacji umów, aby obniżyć koszty IT” – komentuje Mariusz Grabowski, HPE GreenLake Sales Manager.

Wymuszona cyfryzacja

Pandemia przyspieszyła, a w niektórych przypadkach wręcz wymusiła cyfryzację w firmach, początki lockdownu dla części organizacji wiązały się więc z dodatkowymi kosztami i zwiększonym obciążeniem pracą, wiele firm stanęło też przed koniecznością zablokowania projektów, które nie były w tym czasie niezbędne. Świetnym przykładem jest sytuacja w Itace, gdzie część działań związanych z cyfryzacją kolejnych procesów musiała zostać przyspieszona.

„Uruchomiliśmy m.in. projekty związane z wprowadzeniem nowych produktów, np. wakacje w Polsce, czy dynamiczne pakietowanie. Inne inicjatywy, które naszym zdaniem nie przyniosą nam istotnej przewagi w momencie odbudowywania się rynku, zostały zawieszone” – wyjaśnia Arkadiusz Olchawa.

Nie są to tylko inwestycje krótkoterminowe, ratunkowe – wiele z nich będzie przynosiło pozytywne efekty jeszcze przez długi czas. „W pierwszej fazie pandemii najważniejsze było uruchomienie w krótkim czasie pracy zdalnej dla jak największej liczby pracowników. Konieczne były inwestycje w komunikatory, platformy do współpracy, powiększanie przepustowości łączy, skalowanie rozwiązania VPN. Najpilniejsze inwestycje zostały zrealizowane szybko, ale dziś już wiemy, że będą kontynuowane w kolejnym roku, być może w transformowanej formie, z poszerzonym zakresem” – opowiada Małgorzata Jaworska, CIO, LINK 4.

Nawet organizacje, które przed pandemią miały gotowe rozwiązania do pracy zdalnej, elektronicznej obsługi klientów oraz dostosowane do tego systemy bezpieczeństwa, muszą teraz znaleźć fundusze na innowacyjne rozwiązania albo w najgorszym razie – bezpiecznie przeczekać.

„Przygotowujemy plan B – na wypadek, gdyby otoczenie gospodarcze się jeszcze bardziej pogorszyło. Typujemy obszary, które możemy zawiesić albo odłożyć na później – mamy gotowe plany właściwie od początki kryzysu covidowego. Realizujemy projekty zaplanowane przed Covidem i mamy potwierdzone portfolio zamówień, ale jako organizacja musimy być przygotowani na wszystko” – podkreśla Wojciech Południewski.

Szybkie inwestycje, szybki zwrot

Od wielu lat systematycznie skracał się oczekiwany czas zwrotu z inwestycji w IT, ale ostatni kryzys wymusił kolejną, tym razem skokową zmianę. „Pandemia i związana z nią niepewność przyszłości powodują, że wiele firm zaczyna ograniczać tradycyjne inwestycje IT. Wydatek na infrastrukturę, serwery, licencje itp. mające przynieść realne efekty za rok czy za trzy lata, w dobrych czasach był akceptowalny, lecz teraz zmienia się perspektywa” – uważa Tomasz Matuła, Information and Technology Executive, Business & ICT Advisor.

Biznes musi coraz uważnej podchodzić do każdej wydanej złotówki, IT ma znacznie mniejszą swobodę w planowaniu nowych projektów. „Zmieniły się priorytety, nie obniżamy radykalnie budżetu, staramy się wprowadzać innowacje przekładające się na bezpieczeństwo i satysfakcję klientów, ale przy weryfikacji biznes case’ów. Biznes oczekuje, żeby skracał się czas zwrotu z inwestycji, co powoduje znacznie mniejszy apetyt na długoletnie inwestycje” – mówi Małgorzata Jaworska.

Podobne spostrzeżenia mają dostawcy rozwiązań. „Firmy mają potrzebę szybszego zwrotu z inwestycji. Nie do końca jest jeszcze określone, jak będą wyglądały budżety na przyszły rok, ale spodziewamy się redukcji w wielu sektorach” – twierdzi Artur Czerwiński, CTO, Cisco.

Budowanie odporności: model usługowy

Koniec 2021 r. to zakładana przez wiele organizacji perspektywa działania w warunkach niepewności i nieprzewidywalności związanej z pandemią. Trudno rozwijać biznes z takim poczuciem, ale trzeba sobie poradzić i dostosować się, aby przetrwać. Elastyczność zaczyna być koniecznym warunkiem, a nie tylko świetnie brzmiącym hasłem z efektownej prezentacji. Firma, która korzysta z modelu usługowego, może z miesiąca na miesiąc zmniejszyć swoją skalę wydatków w razie pogorszenia koniunktury, a w razie poprawy szybko zwiększyć zasoby. Model as a Service dobrze się sprawdza w nieprzewidywalnych czasach.

„Zmienia się rynek, a firmy muszą lepiej gospodarować swoimi budżetami. Mniej długoterminowych inwestycji w infrastrukturę oraz systemy IT, poszukiwanie realnych oszczędności tu i teraz oraz elastyczność, skalowalność i przystępność cenowa usług IT wnoszących realną wartość biznesową zamiast rozwiązań on-premise. Dla wielu partnerów technologicznych i firm świadczących usługi IT jest to ogromna szansa. Nie oznacza to, że tradycyjny model umiera, ale pandemia może trwale zmienić nasze przyzwyczajenia” – uważa Tomasz Matuła.

To oznacza także przebudowanie samego podejścia do zarządzania IT. „Konieczne jest wypracowanie strategii, która zwiększa odporność na wahnięcia koniunktury. Musimy uzyskać elastyczność działania i możliwość szybkiej reakcji, czasem nawet zrezygnowania z pewnych inwestycji, by ograniczać potencjalne ryzyka” – tłumaczy Małgorzata Jaworska.

Zmienia się także cały rynek. „Jednym z kierunków zmian było zwiększenie wykorzystania usług cloudowych w celu uzyskania jeszcze większej elastyczności w zakresie dostosowywania wykorzystywanych zasobów do bieżących potrzeb. Dostawcy cloudu wyszli z ciekawymi propozycjami, które dziś mogą nam przynieść potrzebne oszczędności, a w niedalekiej przyszłości nowe możliwości rozwoju IT” – mówi Arkadiusz Olchawa.

Dostawcy rozwiązań IT nie musieli przebudowywać swoich strategii, ponieważ większość z nich od wielu lat kładzie ogromny nacisk na ofertę modelu usługowego. „W naszej ogólnej strategii, która powstała jeszcze przed pandemią, zapisaliśmy, że do końca 2022 r. całość naszej oferty będzie dostępna w formie usługi” – podkreśla Mariusz Grabowski. „Obecnie na rynku zmieniło się podejście do finansowania IT. Klienci oczekują rozwiązań niestandardowych, bardziej interesuje ich korzystanie niż posiadanie.

Ważnym elementem jest własny udział i bariera wejścia, koszty, które trzeba ponieść na początku projektu – firmy chcą je obniżać. Dlatego przedsiębiorstwa podejmują dziś działania mające na celu zoptymalizowanie przepływów pieniężnych, aby zachować środki na niezbędne działania operacyjne i utrzymanie miejsc pracy” – dodaje Robert Fijołek, Financial Account Manager, HPE.

Do wyboru rozwiązań chmurowych organizacje popycha także konieczność przyspieszenia wprowadzania cyfryzacji, pracy zdalnej czy skrócenia time to market. „Pandemia przyspieszyła procesy transformacji cyfrowej w organizacjach. Zwiększyło się zapotrzebowanie na rozwiązania do pracy zdalnej i współpracy w przestrzeni cyfrowej z klientami i partnerami biznesowymi. Z tego powodu ciężar wydatków IT został przesunięty na wdrażanie elastycznych rozwiązań w chmurze. Pozwoliło to firmom na szybkie budowanie aplikacji wspierających nowe funkcje biznesowe, umożliwiające modyfikację modeli biznesowych pozwalających na dopasowanie się do nowej rzeczywistości” – mówi Piotr Beńke, Chief Technology Officer, IBM Poland &Baltics.

Zmiana mentalności?

Intensywne korzystanie z chmury, modeli usługowych czy managed services to nie tylko chwilowy trend, ale głęboki proces – następuje zmiana mentalności organizacji.

„Sytuacja związana z pandemią uświadomiła firmom, że nie trzeba posiadać na własność rozwiązań informatycznych, żeby móc z nich korzystać. To podejście widać w wielu obszarach, przez ostatnie pół roku dokonała się zmiana sposobu myślenia, organizacje inaczej patrzą na korzyści związane z usługowym modelem IT. Ostatnie miesiące wzmocniły także trendy obecne na rynku już wcześniej – mam na myśli popularyzację środowisk chmury publicznej. Droga do chmury publicznej prowadzi jednak przez hybrydę, z którą mamy do czynienia, gdy część środowisk jest w chmurze publicznej, a część on-premise. Firmy, które mają środowisko hybrydowe, chcą mieć podobną elastyczność w swoich rozwiązaniach zarówno w środowisku chmury publicznej, jak i on-premise. Wpisujemy się w ten trend, dzięki GreenLake. Niektórzy klienci są zaskoczeni faktem, że sprzęt, który stoi w ich serwerowni, także może być usługą” – wyjaśnia Mariusz Grabowski, HPE.

To również kwestia zapewnienia odpowiednio wysokiej jakości usług przy zmniejszonych możliwościach finansowania. „Realizacja zadań IT przy ograniczeniu budżetu wymagała przejęcia obsługi części prac realizowanych w outsourcingu do wewnątrz organizacji oraz wypracowania z zewnętrznymi partnerami rozwiązań, których efektem miało być ograniczenie kosztów z najmniejszą szkodą dla zakresu i jakości realizowanych dla nas usług. Sytuacja związana z pandemią dotyka niemal wszystkich podmiotów na rynku, w związku z czym większość partnerów była otwarta na szukanie rozwiązań, które pozwolą zarówno nam, jak i im obniżyć koszty w tym trudnym okresie” – twierdzi Arkadiusz Olchawa.

Rosnąca gwałtownie popularność podejścia Everything as a Service może zmienić na wiele lat sposób zarządzania całością informatyki w firmach, nie tylko pod kątem optymalizacji budżetu. „Dużo firm ogranicza bądź rozważa ograniczenie inwestycji (Capex) w rozwiązania on-premise. W polskich organizacjach outsourcing IT czy usługi typu managed services nigdy nie zagościły na dobre. Trochę dlatego, że po 1989 r., po latach technologicznego zapóźnienia, wykonaliśmy przeskok technologiczny, a po części dlatego, że polskiej gospodarki nie dotykały ogólnoświatowe kryzysy tak mocno jak innych krajów. Moim zdaniem istotnym powodem stosunkowo małego wykorzystania outsourcingu IT, usług zarządzanych czy usług z chmury jest nasza mentalność. Duża część departamentów IT, naszych zacnych CIO, CTO, a nawet CEO po prostu wolało kupować i posiadać własną infrastrukturę, systemy, aplikacje oraz zatrudniać specjalistów od wszystkiego” – uważa Tomasz Matuła.

Bezpieczeństwo w trudnych czasach

W kwestiach związanych z bezpieczeństwem trudno jest znaleźć oszczędności, zwłaszcza że w związku z pandemią i masową pracą zdalną ekspozycja na zagrożenia wzrosła. „W związku z wymuszoną przez pandemię pracą w systemie rozproszonym ryzyko cyberataków się zwiększyło: zabezpieczenia łączy prywatnych są słabsze od tych w siedzibach firm, przez co liczba podatności w czasie Covidu istotnie wzrosła. Narzędzia z obszaru cybersecurity są niezbędne, aby zapewnić bezpieczeństwo i pomóc weryfikować sposób pracy ludzi” – mówi Małgorzata Jaworska.

Wygląda na to, że tego typu wyzwania utrzymają się już na trwałe. „Po wprowadzeniu rozwiązań zdalnego dostępu większość klientów pracuje nad poprawą narzędzi zwiększających cyberbezpieczeństwo. Obejmują one zakres: VPN, firewall, bezpieczny dostęp do aplikacji wewnątrz firmy lub w chmurze, czy zabezpieczenie stacji roboczych – klienci pytają, jak zoptymalizować środowisko, które już trwale będzie oparte na pracy zdalnej” – wyliczaArtur Czerwiński, CTO, Cisco. Trwa jednak walka o optymalizację budżetu na bezpieczeństwo i w tym obszarze także następuje ważna zmiana podejścia. „Świadomość potrzeby zabezpieczania danych rośnie w organizacjach nie tylko przez pandemię. Optymalizacja dotyczy także budżetów na bezpieczeństwo – firmy zaczęły dostrzegać możliwość wykorzystania chmury publicznej w celu zabezpieczania systemów. To ważna alternatywa dla zapasowych centrów danych” – uważa Marek Kozicki, Enterprise Solution Architect, HPE.

Chmura to także możliwość korzystania ze stale aktualizowanych i z najbardziej zaawansowanych rozwiązań cybersecurity, bez konieczności zatrudniania drogich specjalistów. „Coraz więcej firm decyduje się na zakup kompletnych rozwiązań związanych z cyberbezpieczeństwem w modelu usługi, miesięcznych subskrypcji zamiast inwestowania we własne systemy. W tym wrażliwym obszarze tylko bardzo duże firmy, które jest stać na zakup drogich i różnorodnych rozwiązań bezpieczeństwa oraz zatrudnianie wysoko opłacanych ekspertów bezpieczeństwa IT są w stanie skutecznie walczyć z rosnącymi lawinowo zagrożeniami w cyberprzestrzeni. Coraz powszechniejsze usługi cyberbezpieczeństwa z chmury dają szanse średnim i mniejszym firmom na skuteczną ochronę ich biznesu, a jednocześnie tak ważną przystępność cenową i elastyczność” – wyjaśnia Tomasz Matuła.

W ostatnich miesiącach działy IT stanęły przed ogromnymi wyzwaniami, poprzeczka została podniesiona wysoko, ale CIO dobrze sobie radzą nawet w niepewnych czasach. Ograniczone budżety wymusiły szybką zmianę podejścia i modelu korzystania z IT, optymalizację na wszystkich poziomach. Przyspieszona cyfryzacja, niezbędna, aby firmy mogły działać w pandemii, udowodniła, jak ważna jest technologia dla organizacji z praktycznie wszystkich sektorów. Między innymi dlatego branża wciąż patrzy optymistycznie w przyszłość.

Zgłoś naruszenie/Błąd