Dokumentacja sprzedaży detalicznej w VAT 2020 – NIP na paragonie, faktura do paragonu, kasy fiskalne

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych co do zasady podlega obowiązkowi rejestracji za pomocą kasy fiskalnej. Obowiązek ten wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

Uwaga!
Dokumentowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych paragonami fiskalnymi jest obligatoryjne i nie może zostać zastąpione żadnym innym dokumentem, w tym fakturą wystawioną na żądanie.

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, o ile nie korzystają ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych, muszą dokumentować paragonem każdą sprzedaż detaliczną dokonaną dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych (§ 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Przepis ten nakazuje sprzedawcy wystawienie i wydanie nabywcy będącemu osobą fizyczną lub rolnikowi ryczałtowemu, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży. Musi to zrobić nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. Wyjątek stanowi sprzedaż za pośrednictwem automatu uregulowana w § 12 rozporządzenia w spawie kas rejestrujących.

Obowiązkiem ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących i w konsekwencji obowiązkiem wydania paragonu objęte są także przedpłaty, zadatki, zaliczki, raty, wnoszone przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej albo rolników ryczałtowych (§ 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Polecamy: Instrukcje VAT

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe – Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

1.1. Żądanie przez nabywcę będącego osobą fizyczną lub rolnikiem ryczałtowym wystawienia faktury

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych co do zasady nie podlega dokumentowaniu fakturą. Tak stanowi art. 106b ust. 1 pkt 1 w związku z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Przepis nakłada na podatnika obowiązek wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz innego podatnika VAT, podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zmiana przepisów wprowadzająca NIP jako obowiązkowy element paragonu, na podstawie którego może zostać wystawiona faktura, dotyczy wyłącznie transakcji między firmami. W przypadku transakcji tzw. konsumenckich, tj. gdy nabywca jest osobą fizyczną lub rolnikiem ryczałtowym, także w 2020 r. obowiązują dotychczasowe zasady dokumentowania sprzedaży. Oznacza to, że sprzedawca będzie miał obowiązek wystawienia faktury do paragonu bez NIP nabywcy na jego żądanie (art. 106i ust. 6 ustawy o VAT). Nabywcy będący osobami fizycznymi lub rolnikami ryczałtowymi nie mają obowiązku posługiwania się NIP. Dlatego faktury na ich rzecz, niezawierające NIP, będą wystawiane na dotychczasowych zasadach.

Uwaga!
Zasady wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie uległy zmianie po 1 stycznia 2020 r. Można wystawiać na takich samych zasadach jak dotychczas, ponieważ na fakturach tych nie ma wymogu umieszczania NIP nabywcy.

Dlatego nadal w przypadku osób fizycznych niebędących podatnikami sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż oraz otrzymanie całości lub części zapłaty tylko:

• na żądanie nabywcy oraz
• pod warunkiem że żądanie wystawienia dokumentu zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość albo część zapłaty.

Sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy będącego konsumentem w następujących terminach:

• do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży – pod warunkiem że żądanie ma miejsce przed upływem końca miesiąca, w którym sprzedaż miała miejsce bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
• nie później niż 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania – pod warunkiem że żądanie ma miejsce po końcu miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

W przypadku gdy żądanie wystawienia faktury do paragonu nastąpi po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż, sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury do paragonu, ale może to zrobić.

Przykład
5 stycznia 2020 r. pani Sabina, która nie prowadzi działalności gospodarczej, kupiła glazurę w związku z remontem mieszkania nabytego po sprzedaży domu. Po powrocie do domu dowiedziała się, że może odliczyć ten wydatek przy rozliczeniu podatku dochodowego, który musi zapłacić od sprzedaży domu (sprzedaż przed upływem 5 lat). Warunkiem jest jednak posiadanie faktury dokumentującej poniesiony wydatek na własne cele mieszkaniowe. W tej sytuacji pani Sabina następnego dnia zwróciła się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. Czy sprzedawca może wystawić fakturę do takiego paragonu?

Tak, sprzedawca nie tylko może, ale ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu na żądanie nabywcy towaru pomimo braku NIP na paragonie. Dokumentując sprzedaż na rzecz konsumenta, bo w takim charakterze działa pani Sabina, sprzedawca wystawia zwykłą fakturę dla osoby prywatnej, podając jej dane osobowe i adres zamieszkania. Nie podaje natomiast NIP.

W sytuacji gdy konsument zgłosi żądanie wystawienia faktury po upływie 3-miesięcznego terminu – podatnik nie ma obowiązku wystawiania dokumentu sprzedaży. Niemniej żaden przepis nie zabrania takiego działania. Dlatego jeżeli przedsiębiorca chce spełnić żądanie nabywcy, może wystawić fakturę także po upływie wskazanego terminu.

Wystawiając fakturę do paragonu, sprzedawca powinien poza datą wystawienia faktury, czyli dniem, w którym faktura jest wystawiana (data bieżąca), podać także tzw. datę sprzedaży, czyli datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, względnie datę otrzymania zapłaty, jeśli faktura dokumentuje zaliczkę, zadatek, przedpłatę, ratę. Data ta, co do zasady, powinna być zgodna z datą wystawienia paragonu albo z datą otrzymania płatności, jeśli zaliczka jest wpłacana za pośrednictwem przelewu bankowego lub przekazu pocztowego.

1.1.1. Brak paragonu od nabywcy

W sytuacji gdy nabywca po otrzymaniu paragonu zażąda wystawienia faktury – paragon powinien być zwrócony sprzedawcy i pozostać w jego dokumentacji wraz z wystawioną fakturą (art. 106h ust. 1 ustawy o VAT).

W praktyce zdarzają się nierzadko sytuacje, gdy nabywcy żądają wystawienia faktury, nie posiadając paragonu np. z powodu zgubienia, zniszczenia itp. Niestety, w takim przypadku większość sprzedawców odmawia wystawienia faktury, zasłaniając się brakiem możliwości. Praktyka taka nie jest właściwa i nie znajduje potwierdzenia w obowiązujących przepisach. Co prawda, jak już wcześniej wskazano, zgodnie z treścią art. 106h ust. 1 ustawy o VAT obowiązkiem sprzedawcy jest pozostawienie paragonu w dokumentach wraz z wystawioną fakturą po to, by nie doszło do zdublowania sprzedaży i zapłacenia podatku w podwójnej wysokości, jednak sprzedawca może sobie taki paragon:

• oddrukować z kopii, jeśli używa kas z papierową kopią paragonu, albo
• wydrukować, jeśli używa kasy z elektroniczną kopią paragonu lub kasy online, które dają możliwość generowania wydruków historycznych.

Posiadanie przez nabywcę paragonu i jego przekazanie sprzedawcy nie jest zatem bezwzględnym warunkiem wystawienia faktury dla danej sprzedaży (zarejestrowanej w kasie rejestrującej). Sprzedawca, tak czy inaczej, musi wystawić fakturę na żądanie nabywcy. Oczywiście nabywca musi uprawdopodobnić zakup u danego sprzedawcy, np. okazując potwierdzenie płatności dokonanej przy użyciu karty lub inny dowód, z którego będzie wynikało, że dokonał zakupu w danej placówce. Potwierdzeniem powyższej tezy jest m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 stycznia 2016 r. (sygn. ILPP2/4512-1-781/15-4/MN), w której czytamy:

(…) dopuszczalne są sytuacje wystawienia faktury VAT bez zwrotu paragonu, w przypadku posiadania innych dowodów na przeprowadzenie transakcji sprzedaży towarów lub usługi (tu: na podstawie informacji podanych przez klienta, tj. daty, godziny, kwoty transakcji, końcówki numeru karty – sprzedawca przy użyciu programu archiwizującego był w stanie wygenerować kopię paragonu, który następnie dołączany był do faktury).

1.2. Ewidencjonowanie faktur wystawionych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczych i rolników ryczałtowych w księgach podatkowych i rejestrach VAT

W księgach prowadzonych dla potrzeb podatku dochodowego, jak i VAT, podstawą księgowania sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest raport dobowy lub raport miesięczny z kasy fiskalnej (w zależności od przyjętej przez podatnika zasady), a nie wystawione dla tych nabywców faktury. Do rejestru sprzedaży VAT powinna być przeniesiona wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zaewidencjonowana w kasie fiskalnej. Nie ma obowiązku wprowadzania do rejestru VAT faktur wystawionych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ani rolników ryczałtowych. Nie raportuje się tych informacji także dla potrzeb JPK_VAT, ponieważ nabywcy ci nie posiadają NIP, a do rejestru VAT, który jest podstawą raportowania JPK_VAT, wprowadza się jedynie sprzedaż dokonaną na rzecz nabywców posługujących się NIP (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT).

Uwaga!
Faktury wystawione na żądanie konsumentów, niezawierające NIP, nie wymagają obecnie ani nie będą wymagały po zmianach wykazywania ich w ewidencji VAT ani raportowania dla celów JPK.

Sprzedaż dla osób fizycznych raportuje się na podstawie dobowych lub miesięcznych raportów kasowych. Zmiana w tym zakresie, która wejdzie w życie dla celów nowego JPK_VAT, będzie dotyczyła oznaczania takiej sprzedaży symbolem RO (raport okresowy).

1.3. Dokumentowanie sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przez podatników zwolnionych z obowiązku stosowania kas fiskalnych

Nie wszyscy podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek stosowania kas fiskalnych. Katalog zwolnień z obowiązku używania kas fiskalnych zawiera rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obecne rozporządzenie ma zastosowanie w latach 2019-2021. Znajdziemy w nim różne typy zwolnień. Są to zwolnienia:

• podmiotowe,
• przedmiotowe
• dla poszczególnych czynności.

Oznacza to, że zakres zwolnień w 2020 r. pozostał bez zmian w porównaniu z poprzednim rokiem.

Dla niektórych rodzajów czynności zwolnienie z obowiązku stosowania kas fiskalnych jest warunkowane obowiązkiem wystawienia faktury dla nabywcy. Oznacza to, że nie jest dopuszczalna sytuacja, w której sprzedawca nie wystawia ani faktury, ani paragonu.

Czynności zwolnione z obowiązku stosowania kas pod warunkiem wystawienia faktury dla nabywcy uregulowane są w § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Są to:

• wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi – poz. 25,
• usługi związane z obsługą rynku nieruchomości – poz. 26,
• dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji – poz. 47 załącznika.

Jest też grupa podatników, którzy muszą obowiązkowo ewidencjonować obrót na kasie fiskalnej i nie mogą korzystać z żadnych zwolnień. Katalog tych czynności przewiduje § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Tabela 1. Przypadki, gdy podatnik nie może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania

Przykład
Spółka jawna prowadzi hurtową działalność handlową na rzecz innych podatników VAT. Całą swoją sprzedaż dokumentuje fakturami VAT. Jednak spółka obciąża swoich pracowników oraz podwykonawców (tzw. osoby samozatrudnione) za zużycie paliwa ponad ustalone limity. W regulaminie używania samochodów służbowych spółka przyjęła zasadę, że zużycie paliwa ponad określone dla każdego samochodu/pracownika limity jest zużyciem na cele prywatne. Dlatego obciąża pracowników z tego tytułu fakturami. Czy postępowanie spółki jest prawidłowe?

Tak i nie. Otóż dokumentowanie dostawy paliw dla pracowników, którzy co do zasady są konsumentami, tj. osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, obligatoryjnie musi być dokumentowane za pomocą kasy fiskalnej, która dodatkowo od 1 stycznia 2020 r. musi być kasą online. W tym przypadku dokumentowanie sprzedaży za pomocą faktur jest niewystarczające i stanowi naruszenie art. 111 ustawy o VAT. Tylko gdyby pracownik był obciążany ryczałtem za paliwo, zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania by przysługiwało, gdyż to świadczenie byłoby uznane za świadczenie usług (pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 stycznia 2019 r., sygn. 0115-KDIT1-1.4012.830.2018.4.AJ). Natomiast dokumentowanie ponadnormatywnego zużycia paliwa przez podwykonawców, którzy są osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, jest prawidłowe. W tym przypadku obligatoryjnie należy wystawić fakturę.

Paragraf 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwany czasami “kasowaczem zwolnień” z uwagi na swój charakter, zawiera jednak także kolejne wyjątki. Podatnik nie musi ewidencjonować sprzedaży, mimo że sprzedaje towary lub usługi wymienione w § 4 tego rozporządzenia, gdy dokonuje:

1. dostaw towarów wymienionych w pkt 2-14 kol. 2 tabeli, pod warunkiem że jest dokonywana przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali;
2. świadczenia na odległość, tzn. jeśli ich świadczenie ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków, usług wymienionych w pkt 6, 7, 12 kol. 3. Konieczne dla zachowania zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej w tym przypadku jest:

• otrzymanie przez sprzedawcę w całości zapłaty za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej oraz
• prowadzenie ewidencji i posiadanie dowodów dokumentujących zapłatę, z których jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności ta zapłata dotyczy.

Należy przy tym pamiętać, że wyjątki pozwalające na stosowanie zwolnień dotyczą tylko konkretnych czynności. Przepisy te należy interpretować ściśle. Oznacza to, że sprzedaż innych towarów i usług, o ile jest dokonywana na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, w tym na rzecz własnych pracowników musi być bezwzględnie ewidencjonowane przy zastosowaniu kasy fiskalnej,

Przykład
Spółka z o.o. nie prowadzi zasadniczo sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych. Swoją ofertę kieruje wyłącznie do innych podatników VAT, dlatego całość obrotu dokumentuje fakturami VAT. Jednak od czasu do czasu spółka sprzedaje używane środki trwałe i wyposażenie, w tym telefony komórkowe, komputery, monitory, które mogą być używane także jako telewizory. Nabywcami są pracownicy spółki. Czy spółka ma obowiązek ewidencjonowania tej sprzedaży za pomocą kas fiskalnych, czy wystarczy, że każdemu pracownikowi wystawi fakturę dokumentującą sprzedaż?

Nie. Spółka nie musi ewidencjonować sprzedaży ani własnych środków trwałych, ani wyposażenia, jeśli nabywcami są jej pracownicy.

Podsumowanie. Sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, zwanych ogólnie konsumentami, obligatoryjnie wymaga dokumentowania za pomocą paragonów fiskalnych. Zasada ta nie dotyczy przypadków, gdy sprzedawca może korzystać ze zwolnień określonych w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Dokumentowanie fakturami sprzedaży dokonanej na rzecz konsumentów następuje co do zasady tylko na ich żądanie i nie zastępuje ewidencjonowania takiej sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Podkreślić należy, że przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2020 r. nie uchylają regulacji dotyczących faktur na żądanie. Tylko wystawienie faktury z NIP będzie uzależnione od spełnienia warunków.

W sytuacji gdy sprzedawca jest zwolniony z obowiązku stosowania kas fiskalnych, sprzedaż na rzecz konsumentów może być dokumentowana wystawionymi fakturami albo za pomocą ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, której formy przepisy nie określają. Sprzedaż zwolnioną można ewidencjonować na podstawie własnych przyjętych zasad. W praktyce niewiele firm korzysta z tego uproszczenia, ponieważ rodzi to potencjalne problemy z rozliczaniem sprzedaży.