Digitalizacja w firmie, czyli jak w pełni wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny

Z uwagi na obowiązujące wymogi prawne, m.in. konieczność elektronicznego sporządzenia sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności, praktycznie wszyscy przedsiębiorcy mają (lub powinni mieć) kwalifikowane podpisy elektronicznie. Poza konkretnymi sytuacjami, w których użycie podpisu elektronicznego jest wymagane przepisami, są one zazwyczaj wykorzystywane w niewielkim zakresie lub w ogóle. Często też zdarza się, że członkowie zarządu są jedynymi osobami w firmie, które taki podpis kwalifikowany mają, mimo że jego utworzenie nie wiąże się z dużymi kosztami, a może znacząco ułatwić pracę w innych działach. W jaki sposób?

Alternatywa dla formy pisemnej

Za sprawą Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE), tzw. rozporządzenia eIDAS, w całej Unii Europejskiej zrównano moc kwalifikowanego podpisu elektronicznego i tradycyjnego podpisu na papierze, co potwierdzają również polskie przepisy – według których oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej (podpisane podpisem kwalifikowanym) jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej [1].

Oznacza to, że nawet gdy umowa wymaga dokonania czynności w formie pisemnej pod rygorem nieważności, użycie elektronicznego podpisu kwalifikowanego spowoduje, że taka czynność będzie ważna.

Podpis kwalifikowany a inne rodzaje e-podpisów

Równorzędne traktowanie podpisu elektronicznego i formy pisemnej ma zastosowanie tylko w przypadku e-podpisów kwalifikowanych. Poza wspomnianymi funkcjonują także podpisy elektroniczne zwykłe i zaawansowane. Czy można nimi zastąpić podpis na papierze?

Choć mogą być przydatne w bieżącej działalności firmy, wykorzystanie zwykłego lub zaawansowanego e-podpisu nie pociąga za sobą kluczowego skutku przypisanego do podpisów kwalifikowanych – nie jest równoznaczne z podpisaniem tego dokumentu na papierze [2].

… czytaj dalej

Zgłoś naruszenie/Błąd