Aleksandra Budzyńska. Pani swojego czasu

Czyli jednak – e-maile na telefonie.

– To akurat skrzynka kontaktowa Pani Swojego Czasu, której sama nie przeglądam. Do mnie trafiają wyselekcjonowane wiadomości. Często pracuję zdalnie, więc chcę mieć ją pod ręką. Co istotne, mam wyłączone wszystkie powiadomienia na telefonie.

Jak tylko instaluję nową aplikację, z automatu je odrzucam. To zabójcy skupienia i efektywności. Jedyne powiadomienia, jakie do mnie dochodzą, to sygnał, że dostałam SMS-a. Rzadko, bo niewiele osób ma mój numer telefonu.

A co z aplikacjami Facebooka, Instagrama?

– Korzystam z nich stacjonarnie i tylko jako twórczyni. Praktycznie nie używam prywatnego konta na Facebooku, założyłam je, bo to był warunek posiadania firmowego fanpage’a. Dopóki nie powstała Pani Swojego Czasu, nie wiedziałam, że istnieje Instagram. Planuję czas spędzany w social mediach. Wyznaczam sobie konkretne zadania do zrobienia – co mam pokazać, co chcę powiedzieć, co sprzedać i z góry zakładam, ile mi to zajmie. Mam też bardzo surowe zasady komunikacji z czytelniczkami przez media społecznościowe. Odbieramy wyłącznie e-maile. Gdyby napisała pani do mnie na Facebooku, nie dostałaby pani odpowiedzi.

Dokładnie tak zrobiłam. Wysłałam e-mail i wiadomość na Facebooku.

– Nie czytam tych wiadomości i mój zespół też ma zakaz odpowiadania. Oficjalny kanał komunikacji to e-mail i dzięki temu nie mam poczucia strachu, jaki towarzyszy większości przedsiębiorców. Że jeśli nie odpowiedzą na jakieś pytanie, to coś im umknie, stracą okazję. Warto się przyzwyczaić, że więcej nas omija, niż spotyka. Nie jesteśmy w stanie realizować wszystkich możliwości.

Czym się różni osoba zapracowana od źle zorganizowanej?

– Osoba źle zorganizowana z reguły jest zapracowana. Jest przekonana, że musi zrobić absolutnie wszystko i siedzi nad tym tak długo, aż jej się uda. Osoba zorganizowana wie, co jest dla niej ważne, i działa według priorytetów. Rozumie, że niemożliwe jest zrobienie wszystkiego, dlatego zaczyna od spraw najważniejszych.

Klientkom, które zgłaszają się na prywatne konsultacje, instaluje pani oprogramowanie śledzące ich działania w sieci. Na co najczęściej tracą czas?

– Uogólniając, osoby pracujące na swoim najwięcej czasu tracą w mediach społecznościowych. Niekoniecznie na scrollowaniu, ale na działaniach, które przynajmniej w teorii mają przynieść efekty dla ich biznesów. Pracownicy etatowi najczęściej toną w e-mailach. Wynika to z faktu, że krycie samego siebie to bardzo popularna praktyka w korporacjach. Napisz do tego, załącz tamtego. DW, UDW i na wszelki wypadek e-mail dostają trzy tysiące osób, które nie muszą być w korespondencji. A zapoznanie się z nią zabiera czas. Za każdym razem musimy podjąć decyzję, czy to ważne, czy może od razu trafić do kosza.

Pięć godzin spotkań i trzy godziny na e-mailach – tak wygląda rzeczywistość wielu z nas.

– Jest powód, dla którego nie szkolę już w korporacjach. To paradoksalne, ale firmy często zamawiają szkolenia dla pracowników z technik zarządzania sobą w czasie, a potem nie pozwalają im z nich korzystać. Kiedy sugeruję, że nie warto zaczynać dnia od przeglądania e-maili, to słuchacze protestują nie dlatego, że kochają poranne wiadomości, tylko bo skrzynka e-mailowa otwarta przez osiem godzin pracy to służbowy wymóg.

Tymczasem jedna z podstawowych technik zarządzania sobą w czasie polega na zrobieniu wszystkiego, by móc się skupić na jednej konkretnej czynności. Stąd koncepcja pracy w blokach. Przez godzinę odbieram e-maile, ale potem zamykam pocztę i przez dwie skupiam się na przygotowaniu oferty dla klientów czy wystawianiu faktur. Nie da się tego pogodzić z licznikiem nowych wiadomości migającym non stop w zasięgu wzroku.

Radzi pani, żeby wyznaczyć sobie jedno najważniejsze zadanie danego dnia i zrealizować je z samego rana, najlepiej przed otwarciem skrzynki e-mailowej. Dlaczego?

– Większość z nas działa najefektywniej, kiedy dociera do nas najwięcej światła dziennego. To atawizm. Poza tym po nocy nasz mózg jest najbardziej wypoczęty. Kiedy nie jest jeszcze zmęczony podejmowaniem niezliczonej liczby decyzji, łatwiej nam realizować zadania i wypracowywać nowe nawyki. Dlatego rano trzymamy się diety, a wieczorem wyjadamy pół lodówki. Bardzo często też zadanie, które wieczorem zajmuje nam sporo czasu, rano zrobimy dwa razy szybciej.

Nie wszyscy jednak tak funkcjonują. Każdy z nas ma określony chronotyp i indywidualną krzywą efektywności dobowej. Godziny, w których najefektywniej pracuje, w których lubi spać i w których się regeneruje. Są ludzie, choć należą do mniejszości, którzy najbardziej efektywnie pracują wieczorem. I jeśli będą próbowali przestawić się na pracę o 8 rano, poniosą porażkę. Warto obserwować siebie i sprawdzać, kiedy robota dosłownie pali nam się w rękach. Oczywiście ciężko to zrobić, jeśli całe życie pracujemy na etacie od 8 do 16 i nie planujemy tego zmieniać.

Pandemia wyniosła te dylematy na nowy poziom. Wiele z nas jednocześnie pracuje i opiekuje się dziećmi. Sama mam niespełna trzyletnią córkę. Jak pracować, kiedy dziecko nie jest w stanie zająć się sobą samo dłużej niż przez 15 minut?

– Nie ma gotowych rozwiązań. Nie ma też takiej techniki zarządzania czasem ani metody wychowawczej, która spowoduje, że trzyletnie dziecko zajmie się samo sobą przez osiem godzin, żeby rodzic mógł popracować. Idealna sytuacja byłaby taka, żebyśmy jako rodzice mogli wspólnie ustalić nowy rytm dnia i wymieniać się opieką nad dzieckiem, a wcześniej – uzgodnić to z pracodawcą.

Sama zatrudniam 16 osób i 13 marca było dla mnie oczywiste, że nasz harmonogram pracy wywraca się do góry nogami. Że być może będziemy musiały spotykać się w dziwnych godzinach, że ktoś nie będzie mógł pracować. Balansowanie między pracą a opieką jest bardzo wyczerpujące.

I nie ma na to innej rady niż ułożenie planu dnia. Jeśli dziecko ma 30-minutowe okresy skupienia, zastanówmy się, jakie zadania możemy podzielić na takie 30-minutowe odcinki, a które musimy przenieść na wieczór. Tutaj nie działają wszystkie standardowe zasady, takie jak „najważniejsze zadanie wykonaj rano, między 8 a 11”. Jak to zrobić, kiedy rano zajmuję się dzieckiem? Warto wtedy wykonać drobne czynności, z doskoku, coś przeczytać, podkreślić, odebrać e-mail, a najważniejsze obowiązki przenieść na wieczór. To nie jest optymalna sytuacja – ani prywatnie, ani zawodowo, ale nie jesteśmy w optymalnej sytuacji. Robimy, co możemy.

To trudne, zwłaszcza dla perfekcjonistów.

– Osoby żyjące według idei, że wszystko powinno być doskonałe, wolą skupiać się na tym, co niezrealizowane, zamiast po prostu działać. W nieskończoność doskonalą swoje plany, bo boją się krytyki efektów. Tymczasem pomysły mogą być perfekcyjne, ale ich wykonanie już nie. Paradoks polega na tym, że perfekcjoniści chcieliby mieć jak najwięcej i jak najlepiej, a w rezultacie mają dużo gorzej i mniej niż osoby, które nie przejawiają takich tendencji. Co ciekawe, osoby, które planują zamiast działać, same bardzo chętnie krytykują innych.

Jednym z największych mitów zarządzania sobą w czasie jest ten, że osoba dobrze zorganizowana jest w stanie zrobić wszystko. I w środku pandemii ma pustą skrzynkę e-mailową, wypracowała sobie premię, a jej dzieci w czystych, odprasowanych ubrankach jedzą trzydaniowe obiady, a jeśli grają, to tylko w gry edukacyjne.

– Bardzo wyraźnie zaczęło być widoczne, że nie wszystko jest kwestią organizacji. Z drugiej strony osoby, które organizowały się wcześniej, mają teraz łatwiej. Bo kiedy okazało się, że trzeba zająć czymś dzieci, na przykład obowiązkami domowymi, to w moim domu nie było wielkich kłótni i dyskusji, dlaczego ja muszę sprzątać. Dla moich dzieci to normalne, że mają powiesić pranie czy rozładować zmywarkę, bo nie dowiedziały się tego wczoraj. To jednak nie oznacza, że mam w ciągu dnia osiem godzin spokoju.

Jak zmienił się pani dzień? Co jest teraz największym wyzwaniem?

– Z perspektywy czasu widzę, że przechodziliśmy przez kilka etapów. Moment zamknięcia połączył się z trudną sytuacją rodzinną, więc po prostu wszyscy wzięliśmy tydzień urlopu, od pracy i szkoły. Wakacje w domu dobrze nam zrobiły.

Jak tylko się skończyły, ułożyliśmy wspólnie nowy plan dnia. W naszym domu plan jest święty, m.in. z powodu choroby starszego syna. Ma cukrzycę typu pierwszego, w związku z czym musi jeść o stałych porach, żeby utrzymywać poziom cukru w normie.

Pierwszy tydzień pracy był trudny, głównie ze względu na zdalną edukację, której wszyscy musieliśmy się nauczyć. Starszy syn ma 11 lat, młodszy 8. Nie wtrącamy się w szkołę naszych dzieci. Nie odrabiamy z nimi lekcji, nie sprawdzamy im zeszytów, plecaków. A tu nagle okazało się, że chociaż mają lekcje informatyki, nie wiedzą, jak wysłać e-mail. Pierwszy tydzień pracowaliśmy więc z doskoku, co 5 minut odrywając się, by pomóc w kwestiach technicznych. Teraz mamy klarowną sytuację i o 8.55, kiedy zaczynają się zdalne lekcje starszego syna, my siadamy do pracy, a dzieci do nauki. Do 12 pracujemy w trybie ciągłym, potem kończy się szkoła, a dzieci mają obowiązki, które nam pozwalają jeszcze popracować. Uzgadniamy je wcześniej i zapisujemy na ścieralnej planszy. Chłopcy mają wywiesić pranie, podlać w ogródku, pobawić się z psem. Staram się pamiętać przy tym, co jest najważniejsze – a najważniejsze nie jest powieszenie prania, tylko żebyśmy wszyscy nie zwariowali. Jeśli więc moje dziecko nalega, że akurat bardzo chce czytać, a to spowoduje, że w domu będzie 1,5 godziny błogiej ciszy, to nie walczę o pranie. Staramy się z mężem wyrabiać z obowiązkami do godziny 15 i wtedy zaczynamy prywatną część dnia.

Porozmawiajmy o czasie wolnym. Gdzie kończy się wypoczynek, a zaczyna lenistwo?

– Większość moich klientek jest przekonana, że jakakolwiek forma odpoczynku to lenistwo. Jako społeczeństwo jesteśmy karmieni komunikatami, że musimy osiągać sukcesy, zarabiać duże pieniądze albo jeśli świadomie wypisaliśmy się z wyścigu szczurów, chociaż podróżować po świecie i mieć fajne życie na Instagramie. I w efekcie, kiedy ugotujemy zupę pomidorową i mamy ochotę położyć się chwilę na wersalce i odpocząć, myślimy, że coś z nami nie tak. Kiedy kobiety zastanawiają się, czy przypadkiem nie są leniwe, odpowiadam im, że leniwe osoby nie mają takich dylematów. Nie mają wyrzutów sumienia ani ochoty się zmieniać.

Czyli moim najważniejszym momentem dnia, celem, jaki zapisuję sobie w kalendarzu, może być popołudniowa joga albo spacer z psem?

– To moje życie, moje cele i ambicje. Nikt nie jest władny powiedzieć, że nie są OK. Problemem wielu osób jest to, że próbują realizować cele, które nie są ich. Po prostu wydaje im się, że tak trzeba, bo ktoś napisał, że prawdziwe cele muszą przerażać i być superambitne. I my codziennie rano budzimy się ze ściśniętym żołądkiem, ale cele realizujemy. Warto zastanowić się nad swoją motywacją i zacząć działać świadomie. Spędzić życie tak, jak same chcemy.

Jak zostać panią swojego czasu?

W planowaniu nie chodzi o to, by mieć czas na wszystko, ale żeby go mieć na naprawdę istotne rzeczy. Dlatego:

1. Określ swoje priorytety. Zaplanuj cele, jakie chcesz osiągnąć na przestrzeni jednego dnia, miesiąca, roku. Im krótsza perspektywa, tym bardziej szczegółowy powinien być twój plan.

2. Wyznaczaj sobie trzy najważniejsze zadania dziennie i realizuj w porze największej efektywności – dla wielu z nas będą to poranki.

3. Skup się – w miarę możliwości realizuj jedno zadanie na raz.

4. Drobne czynności, takie jak odpowiadanie na e-maile, robienie przelewów, a nawet rozmowy telefoniczne, grupuj i realizuj w ramach jednego bloku pracy. W ten sposób nie będziesz wciąż odrywała się od zadań wymagających większego skupienia. Wielozadaniowość nie jest zaletą!

5. Zadbaj, by nic cię nie rozpraszało, wyłącz pocztę, Facebooka, a jeśli to konieczne – rozłącz internet. Pamiętaj, że nie jesteś niewolnikiem swojego planu i zawsze możesz go zmienić.

6. Planuj nie tylko obowiązki, ale też przyjemności. Zadbaj, by w twoim planie dnia znalazł się czas na posiłek, sport i odpoczynek. Bycie zarobioną wcale nie świadczy o twoim profesjonalizmie.

7. Pamiętaj, że nie musisz wszystkiego robić samodzielnie. Naucz się delegować zadania – zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.

8. Uświadom sobie, że nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego, i rezygnuj z rzeczy mniej istotnych. Skoro pracujesz nad ważnym i czasochłonnym projektem, może nie musisz mieć czystego mieszkania? Zatrudnienie pani do sprzątania nie oznacza, że nie potrafisz się dobrze zorganizować.

9. Pamiętaj: zarządzanie sobą w czasie to nie cecha charakteru, lecz umiejętność – można się tego nauczyć.

Zgłoś naruszenie/Błąd