Zwiększona wydajność i produktywność firmy to coś, do czego dążą wszyscy przedsiębiorcy. Znalezienie na nie skutecznego sposobu ma kluczowe znaczenie dla rozwoju biznesu. Już od jakiegoś czasu mówi się, że dobrym krokiem w tym kierunku jest przyjście z dokumentacji w formie papierowej na formę cyfrową. Archiwum papierowa ma bowiem sporo wad i nie nadąża za postępującą rzeczywistością. Jakie są zatem główne różnice między cyfrową dokumentacją, a tradycyjną papierową?
Więcej miejsca
To dość oczywiste, że przechowywanie papierowych dokumentów zajmuje dużo miejsca. Każdy przedsiębiorca wie, że ich liczba rośnie z dnia na dzień w zatrważającym tempie. Wtedy pojawia się potrzeba przechowywania ich poza siedzibą firmy, na przykład w wynajętym magazynie. Mimo, że to pomocne rozwiązanie, nie daje pewności bezpieczeństwa dla tajnych informacji i korespondencji. Dodatkowo, są to koszty, które wcale nie są konieczne. Organizując archiwum cyfrowe, można zaoszczędzić cenne miejsce i środki finansowe, które można wykorzystać na rozwój firmy.
Zwiększona wydajność
Dzięki cyfrowemu archiwum pracownicy firmy mają ułatwiony dostęp do wszelkich dokumentów i danych, także w przypadku oddziałów przedsiębiorstwa w różnej lokalizacji. Oszczędza to ich czas i nakład pracy, ponieważ w przypadku archiwów papierowych znalezienie konkretnego dokumentu czy umowy może zająć nawet klika godzin, szczególnie jeśli wśród dokumentów nie ma zachowanego odpowiedniego porządku i klasyfikacji. Cyfryzacja powoduje, że współpraca z osobami w różnych biurach lub opracowywanie planów podczas spontanicznych spotkań może być dużo łatwiejsza.
Bezpieczeństwo dokumentów
Dokumenty w tradycyjnej formie są narażone na uszkodzenie, zniszczenie, zagubienie lub kradzież. Dzieje się tak, ponieważ papier to nośnik ulotny, w oka mgnieniu można go stracić. W przypadku pożaru lub zalania może przepaść wiele cennych, ważnych informacji. Digitalizacja dokumentów umożliwia bezpieczne tworzenie kopii zapasowych poza siedzibą firmy, do których można uzyskać zdalny dostęp dzięki aplikacji online. Dodatkowo, dzięki cyfrowemu archiwum można korzystać z zaszyfrowanych formularzy czy podpisów cyfrowych. Firma ma też pewność, że spełnia wymogi bezpieczeństwa narzucane przez państwo.
Ułatwiona praca z danymi
Większe firmy podejmują strategiczne decyzje na podstawie analizy dużych ilości danych. Gdy przedsiębiorstwo posługuje się danymi w formie papierowej, wówczas ich ręczne przeglądanie i wprowadzanie danych jest bardzo czasochłonne i może generować błędy. Posiadanie archiwum cyfrowego umożliwia pracę z danymi w czasie rzeczywistym, która jest o wiele łatwiejsza i efektywniejsza.
Zgłoś naruszenie/Błąd
Pozytywnie
Neutralnie 
Negatywnie
Lubię to!
Super
Ekscytujący 
Ciekawy
Smieszny
Smutny
Wściekły
Przerażony
Szokujący
Wzruszający
Rozczarowany
Zaskoczony
Prawda
Manipulacja
Fake news
Oryginalne źródło ZOBACZ
Dodaj kanał RSS
Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS