System ERP w przedsiębiorstwie produkcyjnym

Doskonałą możliwością na usystematyzowanie i ujednolicenie procesów produkcyjnych jest wprowadzenie systemu klasy ERP 4FACTORY w firmie produkcyjnej. Nagły wzrost na rynku biznesów, które możemy obserwować w ostatnich latach w Polsce wymusił na firmach modyfikację sposobu zarządzania. W inny sposób prowadzi się interes, który ma 20 pracowników i mały magazyn, a inaczej zarządza się zakładem, gdzie pracuje 500 osób i działają magazyny zewnętrzne. Podczas wzrostu firmy radzą sobie w różny sposób np.: przy pomocy aplikacji i małych systemów wspierających, ogólnodostępnych na rynku. Właściciele biznesów jednak już zauważają, że nie jest to dobre wyjście i decydują się na wprowadzeniu zintegrowanego oprogramowania do prowadzenia produkcji – ERP 4FACTORY. Po przeprowadzonych negocjacjach i rozmowach zostaje wybrany najlepszy produkt. W fazie oczekiwania, wyniki po wdrożeniu świeżego systemu są niejednakowe. Zarząd firmy jest zdania, że po włączeniu programu do zarządzania produkcją, magicznie znikną ich problemy, pracownicy będą sprawnie wykonywać swoje obowiązki, a system ERP 4FACTORY dla produkcji przez swoją praktyczność znacznie pozwoli na zmniejszenie kosztów. Zwykły pracownik, jednak po prostu zaczyna się obawiać o swoją posadę. Dla niego cały ten zamęt, który rozpętał się w firmie widzi jako ryzyko dla siebie i swojego miejsca pracy.

Początek wdrożenia

Na wstępie zostaje przeprowadzony zostaje przegląd obecnych procesów w przedsiębiorstwie. Tutaj przedsiębiorcy, często z zaskoczeniem dowiadują się, jak naprawdę funkcjonuje ich biznes. Wychodzi na jaw to, że pracownicy odpowiadający za dane obowiązki, przez brak usystematyzowanych norm sporządzają własne procedury i sposoby. Nie są one najgorsze, ponieważ pojawiły się, po to, aby przedsiębiorstwo mogło sprawnie funkcjonować a poszczególne zespoły mogły realizować swoje zlecenia. Niestety brak procedur powoduje, że te sposoby różnią się od siebie a nawet bywają ze sobą sprzeczne. Powodem tego jest najzwyczajniej brak komunikacji pomiędzy kadrami, który został spowodowany potrzebą szybkiej organizacji i mnóstwem zadań do wykonania. Wprowadzenie systemu ERP 4FACTORY, zwłaszcza dla firm produkcyjnych, wymusza wśród pracowników lepszą komunikację co umożliwia z kolei stworzenie wspólnych norm i procedur, które będą mogły być później użyte z powodzeniem w systemie.

W sytuacjach konfliktowych to zarząd firmy odpowiedzialny jest za decyzje w jaki sposób ma wyglądać dany proces w nowym powdrożeniowym świecie.

W rezultacie wszystkie kluczowe i mniej kluczowe procesy są omówione, przedyskutowane i ustalone.

Stworzone zostają nowe standardy, które poprzez swoje odwzorowanie w ERP są utrzymywane. Nowy ład poprzez swój układ zmusza jego użytkowników do konkretnego sposobu pracy. Konsekwencją tego jest to, że pracownik straci swój status bycia ,,niezastąpionym”. Każda osoba, odpowiedzialna za konkretny obszar w firmie wykonuje tą samą pracę w określony z góry sposób jak każdy inny pracownik na tym stanowisku, np: krótka przerwa Pana Janka nie wstrzyma produkcji – na jego miejsce przyjdzie Pani Ela, która jest zaznajomiona z tym co ma robić a czego nie. Dzięki temu systemowi, pracownicy przestają być od siebie zależni, a każdy urlop lub chorobowe nie staną na przeszkodzie w prowadzeniu firmy. System ERP dla produkcji sprawi, że zatrudnieni zaczną być bardziej zdyscyplinowani i pozwoli na większą standaryzację pracy.

Przychodzi czas na dane…

Prawidłowość danych podstawowych jest niezbędna aby system mógł poprawnie działać. Systemy ERP 4FACTORY bazują na indeksach, BOMach (recepturach), technologiach czy kontach. Dane podstawowe to ogromny obszar, który musi zostać usystematyzowany przed jego uruchomieniem. Ciągła przemiana otoczenia gospodarczego oraz duże zmiany w produkcji powodują, że dane, muszą być na bieżąco aktualizowane. Powoduje to tworzenie nieaktywnych kodów, wiele BOMów, które muszą zostać zmienione. Dzisiejsza technologia nieustannie się zmienia, a wprowadzenie systemu zarządzania produkcją (SZP) pozwala na efektywne uporządkowanie firmy, wywiera presję aby przejrzeć aktualne dane i dokonać ich poprawy. W pewnych przypadkach powstanie nowy pomysł na zarządzanie czy przepływ informacji, bardzo często powstają duże składy danych, które później mogą zostać użyte przy tworzeniu raportów dla zarządu i kierownictwa przedsiębiorstwa. Po dokładnym sprawdzeniu i przesortowaniu, dane zostają przesłane do systemu i w tym momencie zacznie się faza testowa. Tutaj zostaną wybrane grupy użytkowników, które odtwarzają przebieg zadań, które zachodzą w firmie z użyciem już posortowanych danych. Przetestowane będą wszystkie możliwe fazy występujące przy przepływie materiałów, od odbioru produktu, wydania go na produkcje po wysyłkę do klienta. Oprogramowanie zostaje zweryfikowane, oraz planowanie potrzeb materiałowych – produkcja na magazyn i na zamówienie. Zarządzanie kontrolą jakości, zarządzanie magazynem czy zarządzanie zleceniami produkcyjnymi. Rotacja materiałami produkcyjnymi oraz wycofanymi z produkcji. Zwroty od klientów i zwroty do dostawców. Reklamacje. Zużycie surowców oraz obłożenie maszyn na produkcji. Sterowanie opakowaniami – wewnątrz firmy, u klienta czy dostawcy. System ERP jest jednym z ważniejszych elementów dla każdego biznesu produkcyjnego. Dla przedsiębiorców coraz to ważniejsze staje się, Służba Utrzymania Ruchu (SUR). Rynek i sprzedaż części zamiennych do maszyn oraz ich przegląd a także ich automatyzacja w sygnalizowaniu każdej awarii są coraz częstszymi pożądanymi cechami, które charakteryzują współczesny system ERP, dzięki czemu w przypadku małych postojów, awarii czy braku części zamiennej, szkody zostaną zminimalizowane. Dzięki nowoczesności systemu, dającemu możliwość obsługi z poziomu telefonu czy tableta, pozwala nam na szybszą reakcji w przypadku awarii maszyny, a później na wyjaśnienie jej przyczyny. Inną atrakcyjną funkcją oprogramowania ERP, którą możemy znaleźć jest umiejętność komunikacji z innymi systemami – wyspecjalizowane platformy EDI, webEDI lub zwykłe ftp.. Większość firm wybiera drogę elektroniczną jako formę komunikacji – zamówienia, przewidywania ale również potwierdzenia wysyłek. Wszystko to zostaje te wysyłane do systemu klasy ERP i stanowi bazę do planowania wysyłek do klienta oraz produkcji. Dzięki niemu jesteśmy w stanie dokładne i szybko zaplanować każde zlecenie produkcyjne dla potrzeb klienta. Na ich podstawie są tworzone zapotrzebowania na surowce, zakup i plan ich dostaw, które najczęściej są wysyłane drogą elektroniczną do dostawców. Nowoczesne ERPy „rozmawiają” także z bankami, urzędami skarbowymi, statystycznymi i celnymi. Przedsiębiorstwo produkcyjne jest nieodłącznie związane z przepływem aktywów finansowych, każda firma ma zobowiązania zapłat wynagrodzenia osobom zatrudnionym oraz rozliczenie się z fiskusem, opłata dostawców towarów i usług oraz wpływy z doręczonych dostaw do klientów. Z pomocą przychodzi, wyżej wymieniony system. Wszystkie procesy i transakcje zostają zapisane w systemie i są lustrzanym odbiciem rzeczywistych procesów, które są wykonywane w dziale finansowym. Poprawność wprowadzonych danych jest zależna od prawdziwości wyników finansowych. Kosztorys i przychód zostaną dokładnie opisane gdy wszystkie fazy działalności firmy zostały dobrze sprecyzowane. Wynikami finansowymi, zyskami oraz kosztami zainteresowany jest przede wszystkim zarząd. Zarząd musi być na bieżąco z informacjami na temat ile i czy firma w ogóle zarabia, a także czy ich pracownicy, dostawcy, klienci i fiskus są rozliczani zgodnie z terminem i stawką. Bardzo przydatną funkcją tego systemu jest jeszcze zarządzanie

uprawnieniami danego pracownika, nie zawsze jest wskazane, aby pracownicy niższego szczebla mieli dostęp do danych, które jego nie dotyczą lub są zwyczajnie mu nie potrzebne.

System ERP dla produkcji – dzień uruchomienia w firmie

Mimo dobrego przygotowania systemu i jego użytkowników, okres stopniowego wprowadzania będzie związany z małym zamieszaniem między współpracownikami. Przyzwyczajenie się do nowego interfejsu, zmiany przepływu informacji, procesów czy transakcji może przytłoczyć pracowników w pierwszych dniach. Wszystko to minie po paru dniach gdy użytkownicy zostaną przeszkoleni i powoli zaczną się z systemem oswajać. Największą zaletą wprowadzenie systemu zarządzania przedsiębiorstwem jest ulepszenie jego organizacji. Wszystkie dane są zbierane w jednym systemie, co powoduje prosty i szybki dostęp do informacji, które wspomagają w firmę w podjęciu właściwych decyzji. Na tym nie koniec, bieżące przepływy informacji pozwala na lepszą komunikację dla osób odpowiedzialnych dostawami czy wysyłkami, a w przypadku problemów skraca on czas jego znalezienia i zarazem rozwiązania. Dostawy surowców staną się jednostajne, przez co magazyny nie stają się przepełnione a ich koszt zmniejszony. Dzięki systemowi ERP możemy sobie pozwolić na większą transparentność dokonywanych transakcji oraz łatwość jej kontroli. Zbieranie i wysyłka zamówień od klientów staje się sprawniejsza i dokładniejsza, pozwoli to na brak opóźnień w dostarczeniu ich do miejsca docelowego – wpłynie to na poziom satysfakcji klienta a za tym zostaniemy poleceni i zyskamy nowych nabywców. Łatwość odczytu informacji daje nam większą możliwość ich wykorzystania przy zasobach produkcyjnych czy wydajności pracy. Brak surowca czy opakowań nie będzie już powodem przerw w pracy czy zmuszenia do zmiany panu produkcji. Wprowadzenie ERPa do SUR spowoduje, że awarie maszyn nie będą już długotrwałym problem, dzięki niemu będą one rozwiązywane od ręki. Technizacja pracy księgowych, która usprawni pracę w dziale finansów. Rozmowy prowadzone drogą elektroniczną z firmami zewnętrznymi będzie działała bezbłędnie, wysyłana w odpowiednim terminie i formacie. Przedsiębiorstwo zyska nie tylko na lepszą płynność finansową czy korzyści ze zrezygnowania z dodatkowych transportów ale i powiększenia bazy klientów czy zwiększenia wydajności produkcji, a zwykły pracownik przestanie się stresować wykonywaniem ponadto obowiązków i zająć się tym za co jest odpowiedzialny.

Źródło: https://www.dsr.com.pl/

Zgłoś naruszenie/Błąd