Wyniki audytu w PSP 1 w Żaganiu

W związku z nieprawdziwymi informacjami pojawiającymi się w prasie, jakoby kontrola przeprowadzona w PSP nr 1 w Żaganiu wykazała jedynie drobne błędy w dokumentacji, zaś protokół nie zawierał żadnych wniosków oraz zaleceń, przedstawiamy Państwu pełen tekst raportu z przeprowadzonego w placówce audytu.

Przypominamy, że kontrola – zlecona dla pełnej przejrzystości jej wyników zewnętrznemu audytorowi – przeprowadzona została na wniosek Komisji Oświaty i Kultury Rady Miasta Żagań z uwagi na niepokojące sygnały dotyczące zarządzania szkołą. Protokół dotyczący sytuacji w PSP 1 odczytała radna Małgorzata Klorek, z tytułu pełnionej funkcji zastępcy przewodniczącego komisji. Po zapoznaniu się z przedstawionymi dokumentami członkowie komisji jednogłośnie zdecydowali o przeprowadzeniu audytu w placówce.

Poniżej wykaz naruszeń przepisów prawa oraz nieprawidłowości w nadzorze nad placówką zarządzanej przez Małgorzatę Kalinowską stwierdzone w trakcie kontroli (pełna treść dokumentu dostępna jest tutaj):

SPRAWY ORGANIZACYJNE

1. Dyrektor Szkoły na bieżąco nie aktualizuje podstaw prawnych, na podstawie których opracowała i przyjęła do stosowania procedury kontroli zarządczej (ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych, rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, ustawy Prawo zamówień publicznych).

SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Sprawozdawczość budżetowa

2. Zarówno w roku 2019 jak i 2020 zapisy na kontach „zespołu 2” nie były ewidencjonowane według kryteriów klasyfikacji budżetowej, czyli według działu, rozdziału, paragrafu, umożliwiających sporządzenie miedzy innymi sprawozdań budżetowych Rb-28S, co jest niezgodne z ustawą o rachunkowości.

3. W kwartalnych sprawozdaniach w zakresie wykonanych wydatków wykazano dane niezgodne z ewidencją księgową Szkoły, co stanowi naruszenie rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Sprawozdawczość finansowa

4. Dane wykazane w bilansie na ostatni dzień 2019 roku nie odzwierciedlają sald końcowych przedstawionych w prowadzonej ewidencji księgowej, co jest naruszeniem ustawy o rachunkowości. Nieprowadzenie na bieżąco ksiąg rachunkowych uniemożliwia sporządzanie sprawozdań finansowych w terminie.

OBROTY NA RACHUNKACH BANKOWYCH, ROZRACHUNKI

5. Szkoła na fakturach i rachunkach nie zamieszcza opisu merytorycznego dotyczącego danej operacji gospodarczej. Brak jest również podpisu osoby właściwej rzeczowo, potwierdzającej celowość dokonania danego wydatku. Jest to niezgodne z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych stosowaną w Szkole. W takiej sytuacji niemożliwe jest ustalenie celowości wydatkowania środków, jak również wyjaśnienie danego wydatku przez Dyrektor Szkoły.

6. Niewłaściwy opis faktur spowodował, że przez niemal dwa lata na koncie Szkoły widniała nadpłata za zakup węgla od firmy BUDOPEX w wysokości 1.710,00 zł.

7. Na fakturach i rachunkach brak prawidłowo sporządzonej dekretacji, tj. stwierdzenia, sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Powyższe stanowi naruszenie ustawy o rachunkowości.

8. Szkoła dokonała zapłaty za zakupiony towar lub wykonaną usługę w terminie późniejszym, niż wynika to z faktury, na której kontrahent wskazał termin uiszczenia zapłaty. Nieterminowa zapłata za zobowiązania stanowi naruszenie ustawy o finansach publicznych. W kontrolowanym okresie stwierdzono nieterminową płatność za 16 faktur na łączną kwotę 11.161,85 zł.

9. Szkoła zmuszona była zapłacić odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie zobowiązania kontrahentowi firmie Orange Polska S.A oraz Netia S.A., co stanowi naruszenie ustawy o finansach publicznych. Z tego tytułu na Szkołę wystawionych zostało łącznie 9 not odsetkowych.

10. Dyrektor Szkoły dokonała zakupu na raty dwóch telefonów komórkowych od firmy Orange Polska S.A. Zakup telefonów na raty przekracza uprawnienia Dyrektora Szkoły, gdyż nie może zaciągać takich zobowiązań bez właściwego upoważnienia. Stanowi to naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ponadto wydatki na ten cel zamiast w dziale „Zakup materiałów i wyposażenia” nieprawidłowo zaewidencjonowano jako „Opłaty za usługi telekomunikacyjne” – stąd niedobór środków na opłaty za telefon i Internet w Szkole.

11. Szkoła nie wykazywała w sprawozdaniu z zakresu operacji finansowych Rb-Z kwoty zobowiązania wynikającej z niezapłaconych rat, jako kredytu i pożyczki, co stanowi nieprawidłowość. Dyrektor zobowiązana jest do takiego wskazania, a jego brak jest naruszeniem rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.

12. W porozumieniu w zakresie przygotowywania obiadów z PSP nr 2 z 04.09.2017 r. nie określono terminu, na jaki zostaje ono zawarte,ani nie określono stawki za przygotowywany posiłek. Zgodnie z ustawą – prawo zamówień publicznych, jednostka zobowiązana jest do zawierania umów na czas określony.

13. Ewidencja księgowa w zakresie zakupu obiadów prowadzona jest nieprawidłowo. Zakup ten ewidencjonowany jest na § 4220 – zakup środków żywności (czyli produktów żywnościowych potrzebnych do przygotowania posiłków w stołówkach szkolnych). Szkoła zgodnie z zawartym porozumieniem nabywa usługę przygotowania i dostarczenia obiadów, w związku z czym zakup obiadów powinien być ujęty w 4300 – zakup usług pozostałych.

14. Szkoła dokonywała zakupu bułek śniadaniowych (cyklicznie) dla uczniów oraz tortów śmietanowych (zakup jednorazowy), które także księgowane były na paragrafie 4220. Wydatek taki powinien być ujęty w ewidencji księgowej na § 4300 – zakup usług pozostałych. Szkoła zakupiła usługę w wyniku czego otrzymała produkt gotowy do spożycia. Obie nieprawidłowości stanowią naruszenie ministerialnego rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i rozchodów.

15. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że w ewidencji księgowej dwie faktury pro-forma na łączną kwotę 1.193,43 zł ujęto w kosztach działalności podstawowej, co stanowi naruszenie ustawy o rachunkowości. Faktura pro-forma nie jest dowodem księgowym, w związku z czym stanowi jedynie podstawę do dokonania płatności.

16. W maju 2019 roku zobowiązania wobec firmy dostarczającej węgiel wynosiły 5.710,72 zł, natomiast Szkoła dokonała wydatku na kwotę 7.420,72 zł (różnica 1.710,00 zł). Na wydatkowaną kwotę 1.710,00 zł Szkoła nie posiada dokumentu źródłowego stwierdzającego dokonanie zakupu opału od tej firmy! Dokonanie wydatku bez dokumentu źródłowego stanowi naruszenie ustawy o rachunkowości. Pozwala to stwierdzić nierzetelne prowadzenie ewidencji księgowej. Główny księgowy dokonał płatności nie posiadając dowodu księgowego stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej. Nie wystawiono noty korygującej, a w Szkole nie ma śladu po rzekomej fakturze z grudnia roku 2018. Do czasu przeprowadzenia audytu przez niemal dwa lata po stronie Winien przewija się kwota 1.710,00 zł nadpłaty za węgiel. Dyrektor dołączyła do wyjaśnień duplikat faktury wystawiony w dniu 24.11.2020 roku.

GOSPODARKA KASOWA

17. Obrót gotówkowy prowadzony jest nierzetelnie, z rażącym naruszeniem Instrukcji kasowej obowiązującej w Szkole. W pierwszym kwartale 2019 roku zaewidencjonowano rozchód gotówki, który dotyczył 2018 roku. Ustawa o rachunkowości mówi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, a podstawą są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Ponadto ujęcie w ewidencji księgowej 2019 roku wydatku dotyczącego 2018 roku stanowi naruszenie ustawy o finansach publicznych.

18. Raporty kasowe sporządzane były za okresy niezgodne z zapisami „Instrukcji kasowej”, w której widnieje wyraźny zapis, że „na koniec każdego miesiąca musi być sporządzany raport kasowy”, natomiast w kontrolowanym okresie raporty kasowe sporządzane były nawet za okres pięciomiesięczny. Sporządzanie raportów kasowych w okresach niezgodnych z zapisami Instrukcji kasowej, zniekształca obraz poniesionych wydatków budżetowych w okresie rozliczeniowym, jakim jest dany miesiąc, za który sporządza się sprawozdanie budżetowe z poniesionych wydatków.

19. Raporty kasowe nie są sporządzane w sposób chronologiczny, co stanowi naruszenie „Instrukcji kasowej” obowiązującej w Szkole, ponadto niektóre raporty kasowe pokrywają się tym samym przedziałem czasowym.

20. Przy wypłacie gotówki z kasy brak pokwitowania przez osobę dokonującą zakupu, odbioru gotówki z kasy, co stanowi naruszenie „Instrukcji kasowej” obowiązującej w Szkole, bez dokumentu źródłowego KP “Kasa przyjmie”, co stanowi naruszenie „Instrukcji kasowej”.

21. Na podstawie sporządzonych raportów kasowych, kontrolujący nie są w stanie ustalić kiedy nastąpiła rzeczywista wypłata gotówki z kasy Szkoły.

22. Daty wpisywane do raportu kasowego informujące o dokonaniu wypłaty gotówki z kasy są nieprawidłowe, gdyż w raporcie kasowym wpisywane są daty dokonania zakupu z faktury, rachunku, a nie rzeczywista data wypłaty gotówki dla upoważnionej osoby. Prawidłowo prowadzony rozchód gotówkowy polega na ujęciu w raporcie kasowym obrotu gotówkowego w dniu rzeczywistego rozchodu gotówki z kasy. W raporcie kasowym pojawiają się nieprawidłowo zsumowane rozchody gotówki.

23. Raport kasowy za grudzień ubiegłego roku nie został podpisany przez osobę sprawdzającą oraz Główną księgową.

24. Dwie faktury (na łączną sumę 1.535,00 zł) wystawione zostały na Dyrektor PSP nr 1 Panią Małgorzatę Kalinowską, podczas gdy wydatek finansowany jest w całości ze środków budżetu Szkoły. Stanowi to naruszenie „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych” obowiązującej w Szkole. Wspomniane faktury nie spełniają wymogów dowodu księgowego w zakresie określenia stron dokonujących operacji gospodarczej. Ponadto na ww. fakturach brak opisu merytorycznego operacji gospodarczej oraz brak jest podpisu osoby właściwej rzeczowo, potwierdzającej celowość dokonania powyższych wydatków.

25. Przy pobraniu gotówki z banku na podstawie czeku Szkoła niewłaściwie ewidencjonuje z pominięciem konta 141 „Środki pieniężne w drodze” – naruszenie rozporządzenia Ministra Finansów z 2017 r. w sprawie rachunkowości.

26. Rozchód gotówki z kasy na koncie księgowym 101 „Kasa” po stronie “Ma” eiwdencjonowany jest na podstawie czeku, a nie na podstawie dowodów źródłowych jakimi są faktury i rachunki – naruszenie rozporządzenia w sprawie rachunkowości.

27. Brak w ewidencji księgowej na koncie księgowym 101 „Kasa” rzeczywistego obrotu gotówkowego powiązanego ze źródłowymi dowodami wypłaty gotówki – naruszenie rozporządzenia w sprawie rachunkowości.

Kontrolujący stwierdzają w Szkole brak nadzoru kontroli ze strony Głównego Księgowego oraz Dyrektor Szkoły przy dokonywaniu obrotu gotówkowego.

PROWADZENIE MAGAZYNU

28. W ewidencji księgowej na koncie 310 „Materiały” brak bieżącej ewidencji wydania opału (węgla) do bieżącego ogrzewania budynku. Dopiero na koniec roku (dnia 31.12.2019 r.) dokonano wydania z magazynu opału na łączną kwotę 47.326,55 zł. Naruszone w tym przypadku rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie rachunkowości określa, że Szkoła musi na bieżąco ewidencjonować rozchód z magazynu materiałów przeznaczonych do zużycia, a zapisy ewidencji muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty. Ponadto, wydanie z magazynu musi być ewidencjonowane najpóźniej na koniec miesiąca (stanowiącego okres sprawozdawczy). Z ksiąg rachunkowych wynika, że na dzień 31.12.2019 r. widnieje zapas opału na kwotę 45.877,04 zł.

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

29. Zamówienia publiczne o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 30.000 euro nie zostały przeprowadzone z należytą starannością. Do dostaw środków czystości oraz zakupu artykułów metalowych i drewnianych wybrano dwóch wykonawców, co narusza zasadę udzielania zamówień publicznych (kiedy nie jest możliwy wybór jednego wykonawcy przeprowadza się następne postępowanie). W przypadku dostaw artykułów biurowych i artykułów do malowania wybrano po jednym dostawcy, jednak z faktur wynika, że zakupów dokonywano w innych firmach.

30. We wszystkich badanych przypadkach prowadzonych postępowań z rozeznaniem cenowym brak informacji o cenie składanej oferty (co stanowi podstawę do wyboru najkorzystniejszej CENOWO oferty) oraz brak wyszczególnienia asortymentu, który Szkoła chciałaby zakupić. Stanowi to naruszenie ustawy o finansach publicznych.

 RYCZAŁT NA SAMOCHÓD

31. Zgodnie z umową zawartą z Urzędem Miasta Żagań ryczałt za używanie własnego pojazdu powinien być rozliczany po złożeniu comiesięcznego oświadczenia. Naruszenie ustawy o rachunkowości stanowi rozliczanie takich wydatków raz na kwartał, jak dokonywała tego Dyrektor Szkoły.

To naruszenie tłumaczone jest przez Dyrektor Szkoły zgodą, jaką na swój wniosek uzyskała od głównej księgowej Szkoły. Jednak jest to niedopuszczalna forma wnioskowania o zgodę do podległego pracownika, zwłaszcza że umowa była podpisana z organem prowadzącym i tylko z Urzędem Miasta Dyrektor mogła to uzgadniać.

 GODZINY PONADWYMIAROWE NAUCZYCIELI

32. Brak bieżącej aktualizacji arkusza organizacyjnego Szkoły z realizowanymi godzinami ponadwymiarowymi przez poszczególnych nauczycieli.