Zmiany w ustawie o rachunkowości – nowe formaty e-sprawozdań

Nowelizacja ustawy o rachunkowości – powody

Projektowana nowelizacja ma za zadanie dostosować obecnie obowiązujące przepisy dot. sprawozdawczości finansowej oraz rewizji finansowej do aktualnej sytuacji prawnej i gospodarczej oraz do możliwości technologicznych. Chodzi o to, że  możliwość korzystania z nowoczesnych narzędzi informatycznych i technologii cyfrowych powoduje, że jednostki stosujące ustawę o rachunkowości łatwiej mogą wywiązywać się ze swoich obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, sporządzania sprawozdań finansowych czy przeprowadzania kontroli zdalnych w firmach audytorskich. Nowe przepisy mają pozwolić na realizację tych obowiązków przy użyciu nowoczesnych technologii.

Przygotowywana obecnie w Ministerstwie Finansów nowelizacja stała się konieczna między innymi z uwagi na przepisy rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2019/815 z dnia 17 grudnia 2018 r. uzupełniającego dyrektywę 2004/109/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w odniesieniu do regulacyjnych standardów technicznych dotyczących specyfikacji jednolitego elektronicznego formatu raportowania (dalej: „rozporządzenie 2019/815”).
Zgodnie z tym rozporządzeniem 2019/815 emitenci mają obowiązek sporządzać swoje roczne raporty finansowe (w skład których wchodzą także sprawozdania finansowe) w formacie XHTML. W przypadku gdy raport ten będzie zawierał skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z MSR, emitenci mają obowiązek znakowania tych sprawozdań przy użyciu języka znaczników Inline XBRL. Przepisy te mają zastosowanie do raportów rocznych zawierających sprawozdania finansowe za lata obrotowe rozpoczynające się po dniu 31 grudnia 2019 r.

Obecnie na podstawie aktualnego brzmienia ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, emitenci dopuszczeni do obrotu na jednym z rynków regulowanych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego sporządzają swoje sprawozdania finansowe (jednostkowe i skonsolidowane) w postaci elektronicznej. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządzają sprawozdania finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (w formacie XML). Natomiast sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów – oznacza to, że aktualnie sprawozdania te mogą być sporządzane w dowolnym formacie elektronicznym, np. PDF.

Jak czytamy w założeniach omawianego projektu, pozostawienie obecnego brzmienia ustawy o rachunkowości, przy jednoczesnym obowiązywaniu postanowień rozporządzenia 2019/815, skutkowałoby koniecznością posługiwania się różnymi formatami dla tych samych sprawozdań finansowych.

Ponadto polska ustawa o rachunkowości nie przewiduje możliwości podpisywania sprawozdań finansowych przez jednego członka zarządu, w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy. Projektowane nowe przepisy mają na celu wprowadzenie ułatwień dla jednostek kierowanych przez organ wieloosobowy, które ze względów organizacyjno-technicznych mają trudności z realizacją swoich ustawowych obowiązków. A dzięki zakładanej dobrowolności stosowania nowych rozwiązań projekt nie będzie miał negatywnego wpływu na jednostki, które posiadają wypracowaną i utrwaloną praktykę w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych.

Dodatkowo obecnie obowiązujące przepisy ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1415):
1. nie zawierają przepisów związanych:
‐ ze złożeniem oświadczenia o odpowiedzialności za składanie fałszywego oświadczenia w przypadku złożenia wniosku o wpis na listę firm audytorskich lub wniosku o zmianę danych na liście firm audytorskich,
‐ ze zmianą danych na liście firm audytorskich i wydania decyzji odmownej w przypadku braku przesłanek do aktualizacji danych na liście firm audytorskich,
‐ z wydawaniem legitymacji służbowych dla osób kontrolujących,
2. nie umożliwiają złożenia w formie elektronicznej za pomocą systemu teleinformatycznego dostępnego na stronie internetowej Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego (dalej: „Agencja”) wniosku o wpis firmy audytorskiej na listę, wniosku o skreślenie firmy audytorskiej z listy oraz wniosku o zmianę danych podlegających wpisowi na listę firm audytorskich,
3. niedostatecznie precyzują:
‐ sytuację, w której nie dochodzi do naruszania tajemnicy zawodowej, o której mowa w art. 78 ust. 3 pkt 3 ustawy,
‐ możliwość odbywania posiedzeń zdalnych oraz podejmowania uchwał w trybie obiegowym przez Radę Agencji (zarówno przy użyciu środków komunikacji elektronicznej jak i na piśmie),
4. nie przewidują prowadzenia przez Agencję wszystkich kontroli w firmach audytorskich w sposób całkowicie zdalny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Obecnie tylko niektóre czynności wskazane w ustawie można przeprowadzić za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Nowelizacja ma uzupełnić wszystkie te braki.

Szczegóły planowanych zmian

Nowe formaty plików elektronicznych sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności

Założenia projektu przewidują:

– przyjęcie – dla emitentów – rozwiązań z rozporządzenia 2019/815, tj. formatu XHTML, co w rezultacie spowoduje sporządzanie sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności w jednym formacie elektronicznym,
– przyjęcie – dla pozostałych jednostek sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSSF – rozwiązania prowadzącego do większego ujednolicenia formatów oraz zwiększenia użyteczności sprawozdań finansowych, jak również sprawozdań z działalności (możliwość automatycznego przeszukiwania dokumentu) poprzez wprowadzenie obowiązku sporządzania jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności w formacie XHTML lub w innym formacie umożliwiającym automatyczne przeszukanie dokumentu oraz poprzez wprowadzenie możliwości dla skonsolidowanych sprawozdań finansowych sporządzonych w formacie XHTML znakowania przy użyciu języka znaczników XBRL zgodnie z taksonomią określoną w rozporządzeniu 2019/815,

Jeden członek zarządu wieloosobowego będzie mógł podpisać sprawozdanie

Projekt zakłada wprowadzenie możliwości podpisu sprawozdania tylko przez jednego członka tego organu wieloosobowego pod warunkiem uzyskania przez niego od pozostałych członków oświadczeń potwierdzających, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Zmiany w tym zakresie pojawią się zarówno w ustawie o rachunkowości jak i w ustawie z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT).

Zmiany przepisów dla biegłych rewidentów i firm audytorskich

Wprowadzona zostanie (dla biegłych rewidentów i firm audytorskich) konieczność zawarcia w sprawozdaniu z badania dodatkowej opinii, czy badane skonsolidowane sprawozdanie finansowe zostało oznakowane zgodnie z wymogami rozporządzenia 2019/815; będzie to miało zastosowanie w przypadku skonsolidowanych sprawozdań finansowych emitentów, którzy będą mieli taki obowiązek oraz innych jednostek, sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSSF, które skorzystają z możliwości takiego sporządzenia sprawozdania,

Ponadto do ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym zostaną wprowadzone zmiany w zakresie:
‐ składania przez firmę audytorską, w formie elektronicznej, wniosku o zmianę danych na liście firm audytorskich i procedur rozpatrywania wniosku przez Agencję (w przypadku pozytywnego rozpatrzenia – czynność materialno-techniczna, a w przypadku braku przesłanek do aktualizacji danych na liście firm audytorskich – wydanie decyzji odmownej oraz odpowiednie stosowanie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego),
‐ składania oświadczenia o odpowiedzialności za składanie fałszywych oświadczeń w przypadku wystąpienia z wnioskiem o wpis na listę firm audytorskich lub wnioskiem o zmianę danych zawartych na liście,
‐ składania w formie elektronicznej za pomocą systemu teleinformatycznego dostępnego na stronie internetowej Agencji, wniosku o wpis firmy audytorskiej na listę, wniosku o skreślenie firmy audytorskiej z listy oraz wniosku o zmianę danych,
‐ doprecyzowania sytuacji, w której nie dochodzi do naruszania tajemnicy zawodowej biegłego rewidenta,
‐ odbywania posiedzeń zdalnych oraz podejmowania uchwał w trybie obiegowym przez Radę Agencji,
‐ wydawania legitymacji służbowych dla osób kontrolujących,
‐ doprecyzowania przepisów dotyczących kontroli przeprowadzanych przez Agencję w firmach audytorskich za ich zgodą: w siedzibie Agencji, czy też w sposób zdalny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym w zakresie braku możliwości cofnięcia zgody przez firmę audytorską w trakcie kontroli jak również uregulowania sytuacji kiedy zachodzi konieczność przejścia z formy zdalnej kontroli na kontrolę „tradycyjną” w siedzibie kontrolowanej firmy audytorskiej,
‐ doprecyzowania przepisów dotyczących doręczeń pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej,

Termin wejścia w życie zmian

Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to IV kwartał 2020 r. Założenia projektu nie wskazują natomiast planowanej daty wejścia w życie omawianych zmian. Stąd trudno w chwili obecnej przewidzieć kiedy omawiany projekt stanie się obowiązującym prawem. Najprawdopodobniej będzie to początek 2021 roku.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Polecamy: INFORLEX Księgowość