Polityka rachunkowości (część II)

Generalna zasada w zakresie stosowania uproszczeń została określona w art. 4 uor:
Art. 4. 1. Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.
(…)
4. Jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w ust. 1.

Oprócz wskazanego powyżej przepisu uor zawiera w innych miejscach wiele dodatkowych uregulowań odnoszących się do konkretnych uproszczeń „możliwych” do zastosowania. Jednak nie wszystkie one i nie w każdej sytuacji mogą być zastosowane tak, żeby nie naruszyć zasady ogólnej wyrażonej we wspomnianym wyżej zapisie art. 4 ust. 4 uor.

O jakie uproszczenia chodzi?

1. Uproszczenia często stosowane przez wszystkie jednostki

1. zaliczanie składników majątku do środków trwałych powyżej progu określonego w ustawach podatkowych (obecnie jest to kwota 10 000,00 zł), a co za tym idzie „wrzucanie” od razu w koszty wszystkich zakupionych składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza kwoty 10 000,00 zł.; taka sama sytuacja dotyczy też stosowania jednorazowych odpisów amortyzacyjnych,
2. wycena materiałów i towarów handlowych po cenie zakupu, zamiast po cenie nabycia.

Możliwość określoną w pkt b) przewiduje art. 34 ust. 1 uor, w którym jest napisane, że jednostki mogą wyceniać materiały i towary w cenach zakupu, jeżeli nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki. Oczywiście generalną zasadą wyceny materiałów i towarów jest wycena w cenach nabycia.

Natomiast z uproszczenia określonego w pkt a) jednostki korzystają najczęściej dlatego, żeby ułatwić sobie pracę i nie tworzyć rozbieżności pomiędzy ewidencją bilansową a ewidencją podatkową. Rzadko bowiem zdarza się, aby jednostka nie korzystała z maksymalizacji kosztów uzyskania przychodów jaką umożliwia jej ustawa o podatku dochodowym, po to żeby obciążenie tym podatkiem było jak najmniejsze.

Co prawda uor też zawiera w tym zakresie pewne uproszczenie określone w art. 32 ust. 6, który stanowi, że dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej można ustalać odpisy amortyzacyjne w sposób uproszczony jednorazowo odpisując wartość tego rodzaju środków trwałych. Nie określa jednak progu kwotowego, a tym bardziej nie pozwala na traktowanie „niskocennych” środków trwałych jako materiałów.

Uważniejsi czytelnicy uor zapytają: a co z art. 32 ust. 7-8 uor, gdzie mowa o możliwości stosowania dla celów bilansowych przepisów podatkowych w zakresie amortyzacji środków trwałych. Owszem, od 01.01.2019 r. dopisano te dwa ustępy tego artykułu. Dotyczą one jednak ograniczonej grupy jednostek (zwykle są to głównie fundacje i stowarzyszenia) a poza tym – tak jak wszystkie inne uproszczenia – nie nadają się do zastosowania bezwarunkowo. Pokarzę Ci to na przykładzie na końcu tego artykułu.

2. Uproszczenia dla mniejszych jednostek

Uproszczenia te mogą dotyczyć następujących kwestii:

1. kwalifikacji umów leasingu finansowego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym (art. 3 ust.6 uor),
2. odstąpienia przez podatników CIT od ustalania odroczonego podatku dochodowego (art. 37 ust.10 uor),
3. niestosowania rozporządzenia o instrumentach finansowych (art. 28b ust. 1 uor),
4. ustalania kosztu wytworzenia zapasu produktów bez uwzględniania poziomu wykorzystania normalnych zdolności produkcyjnych (art. 28 ust. 4a uor).

Rodzaje jednostek, jakie „mogą” stosować powyższe uproszczenia opisałam w pierwszej części artykułu: Polityka rachunkowości (część I) – metody wyceny aktywów i pasywów

3. Uproszczenia dla jednostek mikro, jednostek małych i organizacji pozarządowych

Uproszczenia te mogą dotyczyć następujących kwestii:

1. możliwości stosowania dla celów bilansowych przepisów podatkowych w zakresie amortyzacji środków trwałych (art. 32 ust. 7-8 uor),
2. możliwości nietworzenia biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych (art. 39 ust. 6-7 uor),
3. możliwości odstąpienia od stosowania zasady ostrożności przy wycenie poszczególnych składników aktywów i pasywów w zakresie tworzenia odpisów aktualizujących wartość aktywów oraz rezerw na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń (art. 7 ust. 2b-2c uor),

Wszystkie trzy powyższe uproszczenia pojawiły się w uor od 01.01.2019 r.

Rodzaje jednostek, jakie „mogą” stosować powyższe uproszczenia opisałam w pierwszej części artykułu: Polityka rachunkowości (część I) – metody wyceny aktywów i pasywów

Dlaczego powyższe uproszczenia nie zawsze są możliwe do zastosowania?

Dlatego, że ich zastosowanie często narusza nadrzędną zasadę rachunkowości wyrażoną w art. 4 ust. 1 uor, zgodnie z którą jednostka obowiązana jest stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Jest to zasada rzetelnego i jasnego obrazu. Można powiedzieć, że ma ona pierwszeństwo przed wszystkimi innymi zasadami określonymi w uor, zaś w ust. 4 tego samego artykułu 4 uor zaznacza wprost, że wszelkie uproszczenia zastosowane przez jednostkę nie mogą naruszać tej zasady ogólnej. Dokładnie rzecz ujmując, określa, że zastosowane uproszczenia nie mogą mieć istotnie ujemnego wpływu na naruszenie zasady rzetelnego i jasnego obrazu.

Co to znaczy istotnie ujemny wpływ?

Kłania się tutaj kolejna zasada ogólna obowiązująca w rachunkowości zwana zasadą istotności.  Została ona określona w art. 4 ust. 4a oraz art. 8 ust. 1 uor. Zgodnie z tymi przepisami:

• Stosując przepisy ustawy, jednostka kieruje się zasadą istotności. Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym oraz skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne;
• Określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Jak określić, że coś jest istotne czy nie?

Niestety w tej kwestii nie mamy żadnych konkretnych wskazań w ustawie. Jednostka musi to określić we własnym zakresie zaś ustalenia te zawrzeć w polityce rachunkowości.

W praktyce często stosowanymi wyznacznikami istotności są następujące wielkości:

• 0,5%-1% sumy bilansowej,
• 5%-10% wyniku działalności gospodarczej brutto,
• 1%-2% kapitałów własnych,
• 0,5%-1% przychodów ze sprzedaży.

Przy ustalaniu istotności można się też posiłkować metodami stosowanymi przy badaniu sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów, zgodnie z którymi za błąd nieistotny można uznać taki, który przykładowo nie spowoduje zmiany wyniku finansowego do 5%.

Należy jeszcze raz podkreślić, że te wielkości procentowe nie wynikają z żadnych przepisów prawa. Można się nimi posiłkować przy ocenie istotności, jednak zawsze uwzględnić należy wpływ potencjalnych zniekształceń (błędów) spowodowanych zastosowaniem uproszczeń na prawidłowość sprawozdania finansowego.

Przy okazji wyjaśnię co to jest zniekształcenie.

Zniekształcenie to różnica pomiędzy raportowaną kwotą, klasyfikacją, prezentacją lub ujawnieniem pozycji wykazywanej w sprawozdaniu finansowym a kwotą, klasyfikacją, prezentacją lub ujawnieniem pozycji, które wymagają wykazania zgodnie z mającymi zastosowanie ramowymi założeniami sprawozdawczości finansowej. Zniekształcenia mogą być spowodowane błędem lub oszustwem.

Kwestię oszustwa tutaj pomijamy, zajmujemy się potencjalnymi błędami, które wynikają z działań nieświadomych, w tym, m.in. z niewiedzy albo też właśnie z bezkrytycznego i nieprzemyślanego stosowania uproszczeń, zwłaszcza w nadmiarze. Przy czym błąd może polegać zarówno na niewłaściwym zaksięgowaniu (nieprawidłowości) jak i na braku księgowania (pominięciu), które z punktu widzenia uor jest konieczne (np. brak utworzenia rezerwy).

Istotność błędu (zniekształcenia) uzależniona jest od wielkości ale może też zależeć od rodzaju pominięcia lub nieprawidłowości ocenianych w kontekście towarzyszących okoliczności. Czynnikiem rozstrzygającym o istotności może być więc zarówno wielkość, jak i rodzaj pozycji lub kombinacja obu tych czynników.

A zatem podsumowując:

Poziom istotności jednostka powinna ustalić i zapisać w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości. Nie jest przy tym wskazane określanie w polityce np. wielkości procentowych wyniku finansowego brutto jako jedynego kryterium uznania błędu za istotny. Co ważne, przy ocenie istotności należy łącznie rozpatrywać skutki zniekształceń (błędów) o podobnym charakterze, ponieważ – chociaż każdy z nich z osobna może być w ocenie jednostki nieistotny – łącznie mogą spowodować istotne zniekształcenie sprawozdania finansowego.

Poniższy przykład jest realnym studium przypadku, z jakim miałam do czynienia podczas badania sprawozdania finansowego pewnej Fundacji podsiadającej status OPP.

Przykład

Zgodnie z polityką rachunkowości Jednostka amortyzuje trwałe składniki majątku metodą liniową, jeżeli ich jednostkowa wartość przekracza 10 000,00 zł.

Składniki o wartości początkowej powyżej 1 000,00 zł ale nie przekraczającej 10 000,00 zł. Jednostka amortyzuje jednorazowo w m-cu przyjęcia ich do użytkowania.

W roku 2019 Jednostka zrealizowała istotną część projektów finansowanych z dotacji, polegającą na zakupie odpowiedniego wyposażenia. Znacząca większość tego wyposażenia to środki trwałe o wartości początkowej niewiele przekraczającej kwotę 1 000,00 zł.

Wszystkie te środki trwałe Jednostka objęła jednorazową amortyzacją, której łączna wartość wyniosła 63 368,37 zł.

Gdyby Jednostka objęła przedmiotowe składniki majątku amortyzacją liniową, wówczas koszty amortyzacji roku 2019 zmniejszyłyby się o kwotę 55 069,43 zł. (amortyzacja liniowa za rok 2019 wyniosła by tylko 8 298,94 zł.) O taką samą kwotę wzrosła by natomiast wartość środków trwałych i rozliczeń międzyokresowych przychodów w bilansie, a zmniejszyłaby się wartość przychodów z nieodpłatnej działalności pożytku publicznego w rachunku zysków i strat.

Różnice przedstawiają poniższe tabele:

Przychody wykazane przez jednostkę w rachunku zysków i strat przedstawionym do badania za rok 2019 wyniosły 4 776 385,39 zł. Biegły rewident badający sprawozdanie finansowe tej Jednostki wyznaczył poziom istotności w wysokości 50 000,00 zł (ok. 1% od przychodów).

Jak widać na przykładzie – na skutek zastosowania uproszczenia – zniekształcenie sprawozdania finansowego okazało się istotne.

Jednostka zastosowała stawki amortyzacyjne kierując się wytycznymi zawartymi w ustawie o podatku dochodowym, mimo, iż zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 32 ust. 2) przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego. Dodatkowo – na podstawie art. 32 ust. 3 ustawy o rachunkowości – poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych powinna być przez Jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych.

Stawki amortyzacyjne określone w ustawach podatkowych często nie odzwierciedlają faktycznego okresu ekonomicznej użyteczności użytkowanych składników majątkowych długotrwałego użytku. A już na pewno nie odzwierciedla tego okresu jednorazowa stawka amortyzacyjna 100% stosowana w m-cu zakupu danego składnika aktywów.

Jednostka zastosowała uproszczenie w oparciu o w art. 32 ust. 7 uor, który daje możliwość (wprowadzoną od 01.01.2019 r.) stosowania dla celów bilansowych przepisów podatkowych w zakresie amortyzacji środków trwałych oraz WNiP m.in. dla organizacji pozarządowych.

Uproszczenie w tym zakresie przyjęte przez Jednostkę byłoby bez zarzutu, gdyby nie fakt, że duża kumulacja tego rodzaju wydatków w roku 2019 spowodowała istotne zniekształcenie sprawozdania finansowego o wartości 55 069,43 zł.

Podsumowanie

Na koniec chciałam zwrócić uwagę, na fakt, że jednostki stosując uproszczenia, nie tylko zniekształcają swoje sprawozdania finansowe, ale także same sobie szkodzą.

Jednostki, których sprawozdanie finansowe nie jest badane przez biegłego rewidenta często stosują uproszczenia, gdyż uważają, że ewentualne zniekształcenie nikogo przecież nie obchodzi, a im to nie przeszkadza. Jednak zwróćcie uwagę na fakt, że jednorazowa amortyzacja środków trwałych sfinansowanych z własnych środków zaniża jednorazowo wynik finansowy, podczas gdy koszty amortyzacji liniowej mogłyby obniżać ten wynik stopniowo w ciągu kilku czy kilkunastu lat.

Duże skumulowanie jednorazowej amortyzacji w danym roku obrotowym powoduje wiele ujemnych skutków, w tym:

– zniekształca sprawozdanie finansowe, co może mieć swoje przełożenie na opinię biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe,

– znacznie zaniża wynik finansowy Jednostki, który może być oceniany nie tylko przez Wspólników ale także np. bank który podejmuje decyzję o przyznaniu jednostce kredytu, czy też przedłużeniu limitu kredytowego w rachunku bieżącym.

Nie zapominajmy, że przecież Jednostka może jednocześnie stosować:

– podatkową amortyzację jednorazową i maksymalnie optymalizować obciążenie podatkiem dochodowym,

– bilansową amortyzację liniową, nie zniekształcającą sprawozdania finansowego, a co najważniejsze, zwiększającą wynik finansowy wykazywany przez to sprawozdanie.

Podobne rozważania i przykłady mogą dotyczyć też innych uproszczeń stosowanych przez jednostki ale o tym może innym razem.

Monika Zwolańska, dyplomowany księgowy, biegły rewident