Firmy wdrażają systemy księgowe oparte na chmurze

Jak pokazały wyniki badania „Chmura obliczeniowa w Polsce 2020”^[1], dotyczącego poziomu adaptacji rozwiązań chmurowych w polskich przedsiębiorstwach, tylko 4% z ponad setki respondentów nie planuje wdrażać w swoich organizacjach narzędzi i usług chmurowych. Aż 51% firm jest zdania, że technologie oparte na chmurze są przyszłością ich biznesów. Według danych przedstawionych w „Raporcie Płacowym 2020”^[2], przygotowanym przez firmę rekrutacyjną Hays, księgowość jest branżą, w której w coraz większym stopniu dostrzegalne są inwestycje w robotyzację. Dzięki wykorzystaniu zaawansowanych programów IT i automatyzacji procesów, organizacje mogą nie tylko zwiększać efektywność i optymalizować wydatki, ale także rozwijać się i iść z trendem. Nie dziwi zatem fakt, że coraz więcej pracodawców działających w branży finansów i księgowości chce mieć w swoich szeregach ekspertów, którzy będą ich wspierać we wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań.

„Nowe technologie informatyczne oparte na chmurze i wykorzystujące sztuczną inteligencję odgrywają coraz większą rolę w wykonywaniu zawodu księgowego. Obserwujemy, że z roku na rok rosnąca grupa niezależnych księgowych, biur rachunkowych, a także małych i średnich przedsiębiorstw, decyduje się na rezygnację z obiegu papierowych faktur i wdrożenie programów pozwalających na elektroniczny obieg dokumentów. Nowoczesne rozwiązania oferują szereg korzyści, jak: szybkość i stały dostęp do dokumentów np. faktur, umów, rozliczeń czy wniosków urlopowych, odciążenie pracowników poprzez automatyzację czasochłonnych i powtarzalnych czynności, brak konieczności budowania i utrzymywania własnej infrastruktury IT czy dostęp do najnowszych zabezpieczeń, co jest szczególnie istotne w kontekście obowiązków związanych z RODO” – powiedział Mateusz Kalinowski, CEO AiTech i CEO Meritus Systemy Informatyczne.

Czas to pieniądz

Z elektronicznym obiegiem dokumentów w chmurze wiąże się wiele pojęć IT, które mogą budzić obawy wśród osób niemających doświadczenia w pracy z nowymi systemami wspierających księgowość. Można tutaj wymienić takie terminy, jak OCR czy NLP. O co w tym chodzi? Przepływ faktur w programach finansowo-księgowych opartych na chmurze obejmuje m.in. odczytywanie treści dokumentów, przetwarzanie faktur w wersję elektroniczną, ich klasyfikację i przesłanie w formie ustrukturyzowanej do obiegu. Wystarczy, że użytkownik wyśle, zeskanuje lub zrobi zdjęcie fakturze, a następnie załaduje dokument w systemie – program sam wykona resztę pracy, bez wsparcia człowieka. Do zadań użytkownika należy jedynie skontrolowanie poprawności danych, które są automatycznie odczytywane przez program i zatwierdzenie dokumentu w systemie. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu dwóch technologii: OCR (ang. Optical Character Recognition) i NLP (ang. Natural Language Processing). Potrafią one odnajdywać i odczytywać kluczowe treści z plików graficznych (np. numery faktur, numery rachunków bankowych, nazwy kontrahentów, kwoty transakcji czy stawki VAT) i odpowiednio katalogować dokumenty. Dzięki wykorzystaniu programu finansowo-księgowego uzbrojonego w te dwie innowacje użytkownik może oszczędzić cenny czas, który w przypadku tradycyjnej księgowości musiałby poświęcić na ręczne wprowadzanie danych do systemu. Co więcej, automatycznie zweryfikowane, zaksięgowane i zarchiwizowane e-dokumenty można łatwo odszukać wykorzystując kluczowe słowa lub dane liczbowe, co pozwala znacznie skrócić czas realizacji wielu procesów.

Sztuczna inteligencja w służbie księgowości

Specjalistyczne programy finansowo-księgowe nie tylko usprawniają proces wprowadzania danych z faktur do systemu, dekretowania, księgowania i archiwizowania dokumentów, ale także uczą się na podstawie działań podjętych przez użytkownika. Wszystko za sprawą jednej z najszybciej rozwijających się gałęzi sztucznej inteligencji (SI, ang. artificial intelligence, AI) – głębokiego uczenia (ang. Deep Learning).

Kryjące się pod skrótem ERP „planowanie zasobów przedsiębiorstwa” może obejmować wszystkie obszary działalności organizacji (np. produkcję, dystrybucję, sprzedaż, magazynowanie czy zakupy) lub jedynie wybraną cześć procesów.

Według danych przedstawionych w rankingu Banku Światowego „Doing Business 2020”, polscy przedsiębiorcy poświęcają średnio 334 godzin rocznie na rozliczenie podatków^[3], co odpowiada prawie 14-stu dniom. Dzięki wykorzystaniu programów księgowych i wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w chmurze zarówno mali i średni przedsiębiorcy, jak i duże firmy czy biura księgowe, mogą wiele zyskać. Automatyzacja powtarzalnych procesów, zwiększenie efektywności i minimalizacja ryzyka popełnienia błędów – to tylko początek długiej listy korzyści.

Polecamy: Przedsiębiorca w kryzysie (PDF)

___________________________

^[1]https://www.computerworld.pl/news/Chmura-obliczeniowa-w-Polsce-badanie-Computerworlda,420231.html

^[2]https://www.hays.pl/raport-placowy

^[3]https://www.doingbusiness.org/content/dam/doingBusiness/country/p/poland/POL.pdf