Zanim dokumenty zostaną zniszczone, trafią do archiwum, w którym będą przechowywane przez kolejne lata, zgodnie z terminem zapadalności. Należy zabezpieczyć je w taki sposób, aby nie doszło do wycieku danych. Przepisy w pewnych kwestiach regulują proces archiwizacji, jednak w niektórych sprawach ustawodawca pozostawia dowolność.
W jakim miejscu przechowywać dokumenty?
Przepisy nie określają, w jakim dokładnie miejscu należy przechowywać dokumenty. Najczęściej jest to archiwum firmowe mieszczące się w piwnicy, osobnym budynku gospodarczym albo po prostu, w wydzielonym pokoju. Przechowywanie dokumentów musi natomiast odbywać się w określonych warunkach. W pomieszczeniu nie może być zbyt wilgotno, aby papier nie przemókł. Nie można też wystawiać go na działanie promieni słonecznych. Bardzo istotne jest zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich, które mogłyby wejść w posiadanie danych poufnych. Więcej na temat bezpiecznego przechowywania dokumentacji można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/sopot/. Warto pamiętać, że choć firmy działają w różnych branżach i na różną skalę, przedsiębiorcy muszą dołożyć wszelkich starań, aby zabezpieczyć dane aż do terminu zapadalności dokumentów.
Przechowywanie w chmurze – jak zrobić to w bezpieczny sposób?
Cyfryzacja to już codzienność polskich firm, które coraz częściej przechowują dokumenty w formie elektronicznej. Takie rozwiązanie pozwala nie tylko zaoszczędzić sporo miejsca, ale i zyskać dostęp do danych wtedy, gdy jest to konieczne. Trzeba jednak pamiętać, że dokumenty elektroniczne wymagają takiego samego zabezpieczenia, jak te w formie papierowej. Oczywiście, mówimy tutaj o całkiem innej ochronie, jednak cel jest zawsze ten sam – nie dopuścić do wycieku danych. Ochrona danych elektronicznych to zadanie dla wykwalifikowanych informatyków. Warto jednak zadbać o różnego rodzaju zabezpieczenia, jeśli decydujemy się na elektroniczny obieg dokumentów w firmie.
Przechowywanie dokumentów przed zniszczeniem – o czym pamiętać?
Niszczenie dokumentów najczęściej poprzedza ich wieloletnia archiwizacja. Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na:
-
upoważnienie konkretnych osób do pracy z dokumentami,
-
odpowiednie zabezpieczenie papieru,
-
opracowanie systemu ochrony dokumentów elektronicznych,
-
wdrożenie jasnych procedur w zakresie archiwizacji.
Przed zniszczeniem dokumentów, trzeba jeszcze zadbać o ich transport, zwłaszcza jeśli nie korzystamy z tradycyjnych niszczarek biurowych, które nie spełniają norm i standardów. Więcej na temat tego, jak przebiega niszczenie dokumentów, można dowiedzieć się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/sopot/. Jednym z najważniejszych aspektów jest ochrona tych papierów, które w danym okresie muszą być przechowywane w firmie. Tutaj ponownie do głosu dochodzi poprawny system archiwizacji, który zabezpiecza przed zniszczeniem wymaganej przez prawo dokumentacji.
Zgłoś naruszenie/Błąd
Pozytywnie
Neutralnie 
Negatywnie
Lubię to!
Super
Ekscytujący 
Ciekawy
Smieszny
Smutny
Wściekły
Przerażony
Szokujący
Wzruszający
Rozczarowany
Zaskoczony
Prawda
Manipulacja
Fake news
Oryginalne źródło ZOBACZ
Dodaj kanał RSS
Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS