12 „najlepszych praktyk”, których dział IT powinien unikać za wszelką cenę

Co sprawia, że organizacje IT upadają? Często jest to przyjęcie tego, co określa się jako „najlepsze praktyki branżowe” przez ludzi, którzy powinni wiedzieć lepiej, ale nie wiedzą, prawdopodobnie dlatego, że nigdy nie musieli wykonywać tej pracy.Od ustanawiania klientów wewnętrznych, przez wprowadzanie opłat zwrotnych, po naleganie na zwrot z inwestycji, wiele z tych porad wygląda wiarygodnie, gdy patrzy się na nie z wysokości 50 000 stóp lub więcej. Jeśli jednak przyjrzeć się im bliżej, okazuje się, że te niezawodne recepty na sukces IT są często receptami na porażkę.

1. Powiedz wszystkim, że są Twoimi klientami

Chcesz ponieść porażkę? Upewnij się, że wszyscy w IT mówią wszystkim spoza IT: „Jesteś moim klientem. Moim zadaniem jest przekroczyć Twoje oczekiwania” (lub, co gorsza, „uszczęśliwić Cię”).

Zobacz również:

Pracownicy spoza IT nie są klientami IT. Są kolegami IT, z którymi IT współpracuje jak równy z równym, jeśli cokolwiek dobrego ma się wydarzyć dla firmy jako całości.

Ponieważ „cyfryzacja” stała się głównym nurtem, technologia informacyjna stała się wszechobecna, osadzona w niemal każdym zakątku firmy. Dlatego też doświadczeni liderzy biznesowi stracili cierpliwość do całej metafory klienta wewnętrznego. Zrozumieli, że organizacja IT jest tak samo integralną częścią biznesu, jak sama technologia informacyjna jest integralną częścią produktów i usług firmy.

2. Ustal umowy SLA i traktuj je jak kontrakty

Chcesz narobić szkód? Ustanów formalne umowy dotyczące poziomu usług, nalegaj na podpisanie ich przez „klientów wewnętrznych” i traktuj te umowy SLA jak kontrakty.

A jeśli naprawdę chcesz, aby IT poniosło porażkę, spieraj się o to, czy spełniłeś swoje umowy SLA za każdym razem, gdy |klient wewnętrzny” sugeruje, że IT nie robi tego, czego potrzebuje. To świetny sposób na utrzymanie relacji na dystans. Aha, a jeśli IT nie wywiązuje się ze swoich umów SLA, co powinien zrobić jego „klient wewnętrzny”. Pozwać?

Jeśli wolisz odnosić sukcesy, to pamiętaj, że relacje wymagają zaufania, że zaufanie nie nastąpi, jeśli nie uznasz współpracowników za prawdziwych ludzi, że jeśli cię polubią, będą z tobą współpracować, aby naprawić wszystko, co pójdzie nie tak, i że celem umów nie jest definiowanie relacji – chodzi o określenie, co się stanie, gdy zabraknie zaufania i coś pójdzie nie tak.

Aha, a tak przy okazji, po COVID ogromna część siły roboczej stała się wirtualna, co z kolei oznacza, że ogromna część siły roboczej jest zależna od komercyjnych dostawców usług internetowych klasy konsumenckiej w zakresie swojej infrastruktury sieciowej.

To z kolei oznacza, że na wiele umów SLA IT nie ma już wpływu, nie mówiąc już o kontroli.

3. Wprowadzenie opłat zwrotnych

Oto świetny sposób na zniechęcenie do korzystania z technologii informatycznych: Wprowadzenie opłat zwrotnych. Istnieją dwie alternatywy. Pierwsza dokładnie wyszczególnia każdy rodzaj kosztu poniesionego przez każde centrum kosztów, od cykli procesora, przez pamięć masową SAN i NAS (oczywiście oddzielnie), po godziny pracy programistów, po połączenia z działem pomocy technicznej rozliczane w 10-minutowych odstępach. Nic tak nie zachęca do współpracy, jak kłótnie o dokładność rachunków, które określają, w której korporacyjnej kieszeni powinny znajdować się pieniądze.

Drugi rodzaj obciążenia zwrotnego uwzględnia całkowite wydatki firmy na IT i rozkłada je na całą firmę w przeliczeniu na osobę, więc nie ma się o co kłócić. Nie ma też sensu.

4. Nalegaj na ROI

Oczywiście, to wspaniałe, gdy proponowany projekt sam w sobie generuje dodatni zwrot z inwestycji. Ale ponieważ IT stało się wszechobecne i wszechobecne, osadzone we wszystkim, co robi firma, morał historii ROI jest taki, że stary sposób myślenia o decyzjach IT musi stanąć na głowie: Technologie informatyczne nie są już zatwierdzane indywidualnie dla każdego przypadku.

To, co wymaga indywidualnego zatwierdzenia, to robienie rzeczy ręcznie. Zakłada się automatyzację.

5. Czarterowanie projektów IT

Potrzebujesz wzoru na dysfunkcję między biznesem a IT? Zdefiniuj projekty pod kątem dostarczania oprogramowania, tak aby praca IT została wykonana, gdy oprogramowanie spełnia wymagania i specyfikacje.

W ten sposób, gdy kierownictwo firmy narzeka, że oprogramowanie nie robi tego, czego potrzebują, jesteś w doskonałej pozycji, aby argumentować, że robi dokładnie to, co „firma” powiedziała, że powinna zrobić, ponieważ spełnia specyfikacje, prawda?

Jeszcze raz: IT stało się wszechobecne. Nie oznacza to tylko, że wszyscy używają produktów IT. Oznacza to, że każdy, kto korzysta z produktów IT, myśli w kategoriach wykorzystania technologii informatycznych, aby jego część przedsiębiorstwa działała inaczej i lepiej.

6. Przypisywanie sponsorów projektów

W kręgach zarządzania projektami dobrze wiadomo, że każdy projekt musi mieć sponsora biznesowego, w przeciwnym razie ma niewielkie szanse powodzenia. Ale czy chcesz mieć pewność, że projekt się nie powiedzie? Przydziel jednego.

Sponsorzy – prawdziwi sponsorzy, a nie SINO („sponsorzy tylko z nazwy”) – chcą, aby ich projekt odniósł sukces w głębi duszy, są gotowi podjąć ryzyko, jeśli to konieczne, aby upewnić się, że ich projekty się powiodą, i umieścić swoje nazwiska i reputację na linii dotyczącej korzyści biznesowych ich projektów. Myślisz, że ktoś, kto został wyznaczony do bycia sponsorem, zrobi te rzeczy? Ja też nie.

7. Podwojenie strategii dotyczącej chmury obliczeniowej

Chmura obliczeniowa nie jest strategią. To zakładanie wniosku – że każda aplikacja powinna być uruchamiana w chmurze – zamiast podejmowania decyzji o architekturze technicznej.

Dobrze zdefiniowana architektura techniczna powinna być określona w kategoriach usług. Usługi są tym, czego potrzebujesz. Oczywiście, chmura może być dobrym sposobem na dostarczenie niektórych z nich. Wszystkie? Być może, być może nie.

To stara zasada: forma podąża za funkcją. Usługi IT są funkcjami. Chmura to jedna z form, jaką mogą przybrać niektóre z potrzebnych usług.

8. Przejdź na agile. Przejdź na offshore. Na oba jednocześnie.

Zwinne metodyki mają wiele zalet. Jednym z warunków sukcesu jest wysoki poziom nieformalnego zaangażowania użytkowników, dzięki czemu korekty kursu są częste i niewielkie, programiści widzą postęp każdego dnia, a testy akceptacyjne użytkowników są codziennością.

Offshore ma jedną zaletę: niższy godzinowy koszt pracy. To, czego nie ma, to możliwość wysokiego poziomu nieformalnego zaangażowania użytkowników, od którego zależy agile. W połączeniu z różnicą 12 stref czasowych, barierami językowymi, przepaścią kulturową i interakcjami ograniczonymi do tego, co można obsłużyć za pomocą konferencji internetowych, agile stanowi spore wyzwanie.

Jest możliwe, aby to zadziałało, ale nie jest to dla osób o słabym sercu, a na pewno nie dla organizacji IT, które są nowicjuszami agile.

9. Przerywanie przerw przerwami

Kolejnym krokiem do pewnej porażki IT jest naleganie, aby wszyscy pracowali wielozadaniowo. W końcu to bardzo pożądana umiejętność, prawda? Błąd. To, co wielozadaniowość naprawdę osiąga, to zmniejszenie produktywności i jakości przy jednoczesnym zwiększeniu stresu związanego z próbą zrobienia więcej. Ilekroć kusi cię, by poprosić kogoś o przerwanie tego, co robi, by popracować nad czymś innym, pamiętaj: ludzie nie wykonują wielu zadań jednocześnie. Najlepsze, co mogą zrobić, to przechodzić od jednego zadania do drugiego. Za każdym razem, gdy to robią, tracą czas na zmianę mentalnych biegów. Im więcej koncentracji wymaga dane zadanie, tym więcej czasu traci się na jego wykonanie. Chcesz, aby IT odniosło sukces? Pozwól ludziom skończyć to, nad czym pracują, zanim przejdą do czegoś innego.

10. Żongluj wieloma projektami

Dział IT nigdy nie ma wystarczającej liczby pracowników, aby obsłużyć wszystko, czego wszyscy chcą, więc sensowne jest zrobienie wszystkiego, co w twojej mocy, aby i tak to dostarczyć, uruchamiając wiele projektów i przenosząc pracowników między nimi. Jeśli chcesz, aby wszystkie projekty trwały znacznie dłużej, kosztowały znacznie więcej i zapewniały wyniki poniżej standardów.

Jeśli chcesz, aby IT zyskało dobrą reputację, wprowadź następującą zasadę: Każdy uruchamiany projekt będzie w pełni obsadzony, przy czym „w pełni obsadzony” oznacza, że projekt nigdy nie będzie czekał, aż członek zespołu będzie dostępny do pracy nad nim.

W ten sposób każdy projekt zostanie ukończony, zanim którykolwiek z nich zostałby ukończony, gdybyś nadal żonglował nimi wszystkimi.

11. Wyeliminuj „shadow IT”

Nie ulega wątpliwości, że gdy działy biznesowe tworzą własne działy IT, mogą dziać się złe rzeczy. Może się to wydawać przekonującym argumentem, by temu zapobiec, ale to tylko jedna trzecia całej historii. Druga jedna trzecia: działy biznesowe angażują się w działania typu „zrób to sam”, ponieważ dział IT nie ma wystarczającej liczby pracowników do rozwiązywania (zazwyczaj) niewielkich problemów biznesowych, których podejmuje się shadow IT. Stawia to dział IT w niezręcznej sytuacji zmuszania działów biznesowych do robienia wszystkiego w Excelu, nawet jeśli dostępne są lepsze alternatywy. To jest druga trzecia część. Trzecia część? Powodzenia w próbie wyeliminowania shadow IT. Strasznie trudno jest nawet dostrzec biznesowe wykorzystanie aplikacji opartych na chmurze. A jeśli działowi IT uda się wyeliminować shadow IT? Najprawdopodobniej funkcjonalność, której IT zapobiega, stanie się rozszerzeniem zakresu innego projektu.

12. Mów „nie” lub „tak” niezależnie od żądania

Ostatnim i najlepszym sposobem na zapewnienie niepowodzenia IT jest mówienie „nie” lub „tak” bez względu na prośbę. Powiedz „nie”, a zniszczysz swoje relacje. Mówiąc „tak”, składasz obietnice, których nie możesz dotrzymać, ponieważ ty i wszyscy inni już w pełni poświęciliście swój czas, ponieważ zawsze mówicie „tak”.

Właściwa odpowiedź, jeśli chcesz odnieść sukces, brzmi: „Możemy to zrobić. Oto, co będzie potrzebne”.

Istnieje nienaruszalna zasada zarządzania prośbami, niezależnie od tego, czy prośba dotyczy zmiany zakresu projektu, ulepszenia oprogramowania, czy dostarczenia tabletu komuś, kto nie ma go otrzymać: nic nigdy nie jest za darmo. Nie mów „nie”. Nie mów „tak”. Wyjaśnij, co będziesz musiał zrobić, aby spełnić prośby. To, co nastąpi, będzie raczej rozmową niż kłótnią.

TOd teraz będzie znacznie lepiej.

Źródło: CIO

Zgłoś naruszenie/Błąd