Firmy nie płacą faktur, jeśli nie znajdą numeru konta na białej liście

Okazuje się, że stosowanie białej listy podatników VAT – zamiast pomóc – dokłada firmom kolejnych zmartwień i obowiązków. Chodzi o wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Znajdują się na niej ci podatnicy, którzy złożyli zgłoszenie VAT-R jako podatnicy czynni lub zwolnieni z VAT. Nie ma na nich podatników, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT i nie złożyli – bo nie mieli takiego obowiązku – zgłoszenia VAT-R.

Od 1 stycznia 2020 r. czynni podatnicy VAT mają obowiązek zapłaty należności za transakcje o wartości powyżej 15 tys. zł brutto przeprowadzone z kontrahentem również będącym czynnym podatnikiem VAT na rachunek tego kontrahenta zamieszczony na białej liście. Przepisy wymagają każdorazowej weryfikacji numerów bankowych kontrahentów. Problem jednak w tym, że ministerialna baza aktualizuje się zbyt wolno. Potwierdzają to przedsiębiorcy i eksperci podatkowi.

Izabela Rutkowska, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Savior Legal&Tax zwraca uwagę, że jeśli rachunek bankowy wystawcy faktury nie znajduje się na białej liście, powinien on poczynić kroki, aby rachunek ten został dopisany. Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi powinni uczynić to poprzez zmianę wpisu w CEIDG.

Ekspertka przypomina jednak, że na białej liście znajdą się tylko rachunki, które mają charakter firmowy. Tak więc przedsiębiorcy, którzy dotychczas posiadali wyłącznie rachunek osobisty, muszą założyć w banku rachunek firmowy.

– Aktualizacja wpisu, tak aby rachunek firmowy znalazł się na białej liście obecnie trwa kilkanaście dni. W urzędach uzyskujemy informację, że powinno to być w ciągu dwóch tygodni – zwraca uwagę Izabela Rutkowska.

Ministerstwo Finansów nie odpowiedziało na nasze pytania dotyczące konieczności tak długiego czekania na aktualizację dany. W listopadzie resort wskazywał natomiast, że wykaz podatników (w tym rachunków bankowych) jest aktualizowany raz na dobę, w każdy dzień roboczy (w godz. 22:00 – 00:00).

Podkreślał także, że rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Zgłoszenia aktualizacyjne tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub przez wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego.

Korzystanie z rejestru podatników nie jest obowiązkowe, jednak – jak zaznacza sam resort finansów – weryfikacja formalna kontrahenta jest jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie dochowania należytej staranności przez podatników, którzy sami nie dokonali oszustwa lub nie mieli świadomości, że dana transakcja służy oszustwu. Resort podkreśla także, że brak weryfikacji kontrahenta w wykazie powoduje negatywne konsekwencje:

• niedochowanie należytej staranności,
• brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów lub podważenie takiego zaliczenia (od 1 stycznia 2020 r.),
• ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, który wynika z tej niezweryfikowanej płatności (od 1 stycznia 2020 r.).

Robert Gniezdzia, radca prawny, partner w kancelarii Chmielniak Adwokaci zwraca uwagę, że przestrzeganie przepisów dotyczących tzw. białej listy podatników może stać się kolejną zmorą przedsiębiorców.

– Z różnych względów firma dokonująca weryfikacji może nie znaleźć kontrahenta lub jego rachunku rozliczeniowego w rejestrze choćby z tego powodu, że dane kontrahenta są w trakcie aktualizacji. Z tych powodów niezwykle ważne dla uniknięcia negatywnych skutków dokonania płatności na inny numer rozliczeniowy będzie dołożenie i wykazanie dochowania należytej staranności. I o ile w przypadku dokonywania płatności na rachunki występujące w rejestrze takim dowodem należytej staranności będzie wydruk lub zapis cyfrowy wskazujący na datę sprawdzenia kontrahenta na dzień dokonywania przelewu, to w przypadku dokonania płatności na inny rachunek niż rachunek rozliczeniowy wskazany na tzw. białej liście – przedsiębiorca musi w terminie trzech dni od daty przelewu zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma na wykazie. To spore utrudnienie – ocenia Robert Gniezdzia.

Niektóre firmy na wszelki wypadek zdecydowały się wstrzymać płatności dla kontrahentów, których numerów bankowych nie można sprawdzić na białej liście. Przedsiębiorcy, w tym całe rzesze samozatrudnionych współpracujących z jednym klientem, nie dostali zapłaty za usługi. Tymczasem zbliża się 20 i 25 stycznia – terminy zapłaty PIT i VAT. Może się okazać, że przedsiębiorcy nie będą mieli z czego ich zapłacić.