A A+ A++

Wydział Organizacyjny, Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obywatelskich

Wydział Organizacyjny, Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obywatelskich

Sekretarz Powiatu – Anna Halicka

 

Telefon: 68 378 88 88 wew. 214

Pokój: 118

 

Zadania wydziału

  1. zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Starostwa;
  2. wdrażanie nowych metod organizacyjnych pracy w Starostwie;
  3. opracowywanie projektów aktów prawnych i dokumentów ustalających porządek organizacyjny  w Starostwie;
  4. prowadzenie kancelarii ogólnej Starostwa, w tym:
  1. przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
  2. prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
  3. wysyłanie korespondencji i przesyłek,
  4. prowadzenie rejestrów przesyłek;
  1. realizacja zadań związanych z obsługą interesanta i prowadzenie Biura Obsługi Interesanta,
    a w szczególności:
  1. udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw w Starostwie,
  2. wydawanie druków wniosków do załatwiania spraw, pomoc przy ich wypełnianiu,
  3. przyjmowanie wniosków i podań wraz z dokumentacją,
  4. sporządzanie protokołów na okoliczność wniesienia podania w formie ustnej,
  5. udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej Starostwa,
  6. aktualizacja informacji umieszczanych na  tablicach ogłoszeń  Starostwa,
  7. przeprowadzanie badań i analiz dotyczących spraw wnoszonych do Starostwa , badań ankietowych w zakresie zadań realizowanych przez Starostwo;
  1. prowadzenie spraw z zakresu:
  1. zapewnienia wyposażenia Starostwa w meble biurowe, maszyny i urządzenia biurowe,
  2. konserwacji sprzętu biurowego,
  3. zapewnienie zaopatrzenia w materiały biurowe, środki czystości, zamawianie druków, tablic,  teczek itp.;
  1. prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych oraz zapewnienie właściwego gospodarowania materiałami biurowymi;
  2. gospodarowanie składnikami majątku ruchomego (wyposażenia) Starostwa, przekazywanie informacji o zmianach w stanie wyposażenia pracownikowi prowadzącemu księgi inwentarzowe
    w Referacie Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obywatelskich oraz Wydziałowi Finansowemu, zgodnie z obowiązująca procedurą;
  3. bieżąca analiza stanu majątku ruchomego Starostwa z uwzględnieniem jego stanu technicznego oraz przydatności do dalszego użytkowania;
  4. współpraca z komisją inwentaryzacyjną i komisją oceny przydatności składników majątkowych
    w Starostwie;
  5. prenumerata czasopism na potrzeby Starostwa, zakup merytorycznych publikacji i wydawnictw
    w uzgodnieniu z Sekretarzem;
  6. prowadzenie spraw z zakresu publikowania ogłoszeń prasowych przez Starostwo, za wyjątkiem ogłoszeń promocyjnych;
  7. prowadzenie spraw związanych z obsługą administracyjną Starosty i Wicestarosty;
  8. prowadzenie harmonogramu spotkań Starosty i Wicestarosty, w tym: ewidencjonowanie
    i przyjmowanie zaproszeń dla Starosty i Wicestarosty;
  9. organizacja przyjmowania interesantów przez Starostę i Wicestarostę, w tym w ramach skarg
    i wniosków;
  10. sporządzanie czystopisów pism Starosty i Wicestarosty oraz ich powielanie;
  11. obsługa organizacyjna spotkań organizowanych przez Starostę i Wicestarostę;
  12. prowadzenie spraw z zakresu zabezpieczenia transportu, w tym rozliczanie zużycia paliwa samochodu służbowego;
  13. rozliczanie kosztów rozmów prywatnych za służbowe telefony komórkowe;
  14. prowadzenie rejestru pieczęci, pieczątek i stempli używanych w Starostwie, zamawianie pieczęci i pieczątek, sprawowanie nadzoru nad przechowywaniem pieczęci urzędowych;
  15. nadzór nad realizacją zadań wykonywanych przez pracowników obsługi: sprzątaczki, robotnik gospodarczy, kierowca;
  16. zabezpieczenie utrzymania porządku i czystości w pomieszczeniach budynku;
  17. prowadzenie rejestru delegacji służbowych;
  18. prowadzenie rejestru ewidencji czasu pracy po godzinach;
  19. prowadzenie rejestru zarządzeń Starosty;
  20. prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz prowadzenie bieżącej analizy sposobu ich załatwiania;
  21. prowadzenie książki kontroli (rejestru kontroli zewnętrznych odbywających się w Starostwie)
    i współpraca z Audytorem Wewnętrznym w zakresie bieżącego uzupełniania treści rejestru;
  22. realizacja zadań w zakresie kształtowania zasad polityki kadrowej, w tym sporządzanie analiz wykorzystania etatów w komórkach organizacyjnych Starostwa pod kątem właściwego gospodarowania etatami i funduszem płac;
  23. prowadzenie ewidencji osobowej i akt osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych;
  24. przygotowywanie dokumentacji związanej z zawieraniem i rozwiązywaniem umów o pracę, udzielaniem urlopów i zwolnień z pracy, awansowaniem i nagradzaniem pracowników oraz sporządzanie na wniosek pracowników dokumentacji rentowo – emerytalnej do ZUS;
  25. prowadzenie spraw wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku ubezpieczeniowym;
  26. przygotowywanie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy kierowników jednostek organizacyjnych, postępowań konkursowych (naborów) na stanowisko kierownika jednostki organizacyjnej, uchwał Zarządu Powiatu w sprawie powołania, odwołania i ustalenia wynagrodzenia kierowników jednostek organizacyjnych;
  27. prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy i kontrolą jej przestrzegania;
  28. prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw osobowych i zatrudnienia;
  29. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami wewnętrznymi i zewnętrznymi pracowników Starostwa oraz podnoszeniem kwalifikacji pracowników;
  30. przygotowywanie upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Starostę oraz prowadzenie centralnego rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw;
  31. prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska pracy;
  32. organizowanie przeprowadzania służby przygotowawczej;
  33. realizacja zadań związanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników Starostwa, w tym bieżący nadzór nad właściwą realizacją przez bezpośrednich przełożonych obowiązku przeprowadzania okresowej oceny pracowników;
  34. ewidencjonowanie czasu pracy pracowników, przygotowywanie planów urlopowych, ewidencjonowanie zwolnień lekarskich;
  35. przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy;
  36. zapewnienie właściwej realizacji zadań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym zapewnienie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy;
  37. zapewnienie obowiązkowych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
  38. przygotowanie przewidzianej prawem dokumentacji w sprawach wypadków przy pracy;
  39. nadzór nad prowadzeniem przez pracowników okresowych badań lekarskich, prowadzenie rejestru ważności badań okresowych pracowników;
  40. zapewnienie realizacji zadań z zakresu udzielania pracownikom pierwszej pomocy oraz wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników;
  41. prowadzenie spraw z zakresu zabezpieczenia pracowników w środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze;
  42. dbałość o wypełnianie przez nowo zatrudnianych pracowników obowiązków złożenia oświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej oraz oświadczeń o stanie majątkowym pracowników, o których mowa w art. 31 i 32 ustawy o pracownikach samorządowych oraz dopilnowanie umieszczenia informacji jawnych w BIP;
  43. realizacja zadań związanych z analizą oświadczeń majątkowych i informacji składanych Staroście oraz wykonywanie innych obowiązków nałożonych ustawowo na Starostę w zakresie oświadczeń majątkowych wynikających z ustawy o samorządzie powiatowym, w szczególności nadzór nad terminowym składaniem oświadczeń majątkowych  przez osoby zobowiązane do ich złożenia oraz kontrola wypełniania oświadczeń majątkowych  pod względem formalnym oraz analiza tych oświadczeń co do zgodności z przepisami prawa,
  44. przygotowywanie informacji dotyczącej oświadczeń majątkowych przedstawianej Radzie Powiatu przez Starostę każdego roku, zawierającej dane dotyczące:
  1. osób, które nie złożyły oświadczenia majątkowego lub złożyły je po terminie,
  2. nieprawidłowości stwierdzonych w analizowanych oświadczeniach majątkowych wraz z ich opisem i wskazaniem osób, które złożyły nieprawidłowe oświadczenia,
  3. działań podjętych w związku z nieprawidłowościami stwierdzonymi w analizowanych oświadczeniach;
  1. opracowywanie na zlecenie Starosty wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i innych odznaczeń;
  2. przygotowywanie i rejestracja umów cywilno – prawnych;
  3. organizacja i koordynacja praktyk zawodowych i staży w Starostwie;
  4. organizacja wykorzystania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przy współpracy
    z Komisją Socjalną;
  5. prowadzenie rejestru osób, którym przyznano ryczałt za korzystanie z prywatnych samochodów
    do celów służbowych,  przygotowywanie umów i sporządzanie informacji niezbędnych do naliczania ryczałtów;
  6. sporządzanie upoważnień do prowadzenia samochodów służbowych;
  7. sprawowanie obsługi administracyjnej i techniczno – kancelaryjnej Rady Powiatu i komisji Rady Powiatu, w tym m.in.:
  1. przygotowywanie i obsługa sesji Rady Powiatu i jej komisji,
  2. sporządzanie protokołów z sesji Rady Powiatu i posiedzeń jej komisji,
  3. zabezpieczanie terminowego doręczania radnym zawiadomień i materiałów na sesję
    i posiedzenia komisji Rady Powiatu,
  4. prowadzenie ewidencji uczestnictwa radnych w sesjach i posiedzeniach komisji oraz sporządzanie list diet radnych,
  5. prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków radnych i nadzór nad terminem udzielania odpowie­dzi,
  6. przekazywanie interpelacji i wniosków radnych zgłoszonych na sesjach Rady Powiatu oraz
    w okresie międzysesyjnym  merytorycznym komórkom organizacyjnym,
  7. ewidencjonowanie wniosków z posiedzeń komisji,  przygotowywanie informacji na posiedzenie Zarządu, po zaopiniowaniu wniosków przez Zarząd przekazywanie ich do realizacji komórkom organizacyjnym w Starostwie  bądź kierownikom jednostek organizacyjnych,
  8. gromadzenie dokumentów w sprawie realizacji uchwał Rady Powiatu, interpelacji i zgłoszonych wniosków,
  9. organizowanie, zgodnie z ustaleniami przewodniczącego, udziału radnych w szkoleniach, seminariach,  konferencjach itp.,
  10. zapewnienie właściwych warunków do przeprowadzania sesji, posiedzeń, spotkań, dyżurów przewodniczącego, wiceprzewodniczących  i pozostałych radnych,
  11. przygotowanie  materiałów do projektów planów pracy Rady Powiatu i komisji,
  12. obsługa kancelaryjna Przewodniczącego Rady Powiatu, przekazywanie korespondencji radnym,
  13. prowadzenie rejestru delegacji służbowych radnych i rozliczanie wyjazdów radnych;
  1. prowadzenie rejestru i zbioru uchwał Rady Powiatu, a także postanowień, deklara­cji, oświadczeń, apeli i przekazywanie ich do realizacji;
  2. mieszczanie treści uchwał Rady Powiatu w BIP;
  3. udostępnianie informacji publicznej w zakresie dostępu do dokumentów Rady Powiatu i komisji Rady Powiatu;
  4. przekazywanie aktów prawnych organów powiatu do organów nadzoru celem badania legalności w terminie 7 dni od dnia podjęcia oraz przesyłanie aktów stanowiących akty prawa miejscowego do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego;
  5. obsługa obchodów uroczystości i świąt organizowanych przez Radę Powiatu;
  6. współpraca z Przewodniczącym Rady Powiatu w zakresie realizacji zadań związanych z przyjmowaniem, przechowywaniem, przekazywaniem i analizą oświadczeń majątkowych radnych
    i innych oświadczeń wymaganych przepisami prawa;
  7. dbałość o wypełnianie przez radnych obowiązków złożenia oświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej oraz oświadczeń o stanie majątkowym oraz dopilnowanie umieszczenia informacji jawnych w BIP;
  8. obsługa posiedzeń Zarządu, a w szczególności koordynacja przygotowania materiałów przez komórki organizacyjne i protokółowanie posiedzeń;
  9. prowadzenie centralnego rejestru i zbioru uchwał Zarządu;
  10. prowadzenie zbioru uchwał Zarządu oraz przekazywanie uchwał organom nadzoru w ciągu 7 dni od ich podjęcia;
  11. opracowywanie materiałów i przekazywanie odpowiednim merytorycznie komórkom organizacyjnym  zadań do realizacji, wynikających z uchwał i decyzji Zarządu;
  12. przygotowywanie upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Zarząd, prowadzenie rejestru tych upoważnień, przekazywanie kopii udzielonych upoważnień pracownikom Starostwa oraz
    na stanowisko ds. kadr;
  13. przekazywanie w formie elektronicznej uchwał Zarządu do publikacji w BIP;
  14. prowadzenie spraw związanych z wyborami i referendami, współpraca z urzędnikiem wyborczym w zakresie organizacji wyborów i referendów, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów z wyborów;
  15. uaktualnianie strony internetowej BIP w zakresie funkcjonowania  Rady Powiatu;
  16. prowadzenie rejestru rezerwacji, wynajmu i użyczania sal konferencyjnych, przygotowywanie umów wynajmu, użyczenia sal podmiotom zewnętrznym;
  17. zabezpieczenie właściwego wyposażenia sal konferencyjnych, w tym sprawnego systemu  konferencyjnego – nagłośnianie, sprzęt multimedialny itp.;
  18. zakupy artykułów niezbędnych do organizacji spotkań, narad, posiedzeń Rady Powiatu i Zarządu;
  19. dbanie o dekorowanie obiektu Starostwa, wywieszanie flag zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  20. prowadzenie ewidencji i zbiorów oryginałów porozumień zawieranych przez organy Powiatu;
  21. prowadzenie rejestrów jednostek organizacyjnych Powiatu;
  22. realizacja zadań wynikających z ustawy  prawo zamówień publicznych we współpracy z komórkami organizacyjnymi, ze szczególnym uwzględnieniem  prawidłowości  procedur udzielania zamówień oraz prowadzenie obsługi Starostwa w realizacji zadań z zakresu zamówień publicznych, w tym:
    1. prowadzenie rejestru zamówień publicznych oraz rejestru umów zawartych w wyniku przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
    2. prowadzenie dokumentacji z przeprowadzonych zamówień,
    3. sporządzanie planu zamówień publicznych,
    4. przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na usługi, dostawy
      i roboty budowlane (prace remontowe i inwestycyjne),
    5. opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia na podstawie wniosków sporządzanych przez merytoryczne komórki organizacyjne,
    6. prowadzenie czynności związanych z odwołaniami dotyczącymi zamówień publicznych,
    7. współpraca z organami prowadzącymi kontrole w zakresie zamówień publicznych,
    8. kontrola i monitorowanie komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych
      w zakresie procedur zamówień publicznych,
    9. sporządzanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych i przekazywanie
      ich Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych,
    10. zamieszczanie na stronie internetowej Starostwa oraz w Biuletynie Informacji Publicznej
      i Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszeń o zamówieniach zgodnie z wysokością ustawowych progów,
    11. prowadzenie centralnego rejestru wszystkich zamówień i umów na zakup dostaw, usług
      i robót budowlanych zawartych bez przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnego z ustawą prawo zamówień publicznych,
    12. opracowywanie regulaminu zamówień publicznych oraz regulaminu dokonywania zakupów dostaw, usług i robót budowlanych poza ustawą prawo zamówień publicznych (do ustalonego
      w ustawie progu kwotowego),
    13. prowadzenie rejestru umów oraz zamówień o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości kwoty netto 30.000 euro;
  23. prowadzenie gospodarki kluczami od budynku Starostwa oraz pomieszczeń biurowych Starostwa,
    w tym prowadzenie rejestru kluczy;
  24. administrowanie i gospodarowanie obiektami Starostwa, w szczególności prowadzenie spraw
    z zakresu bieżących remontów, modernizacji pomieszczeń, napraw awaryjnych;
  25. prowadzenie spraw z zakresu dostaw mediów: energia elektryczna, woda,  oraz odprowadzania ścieków, wywóz nieczystości dot. obiektów Starostwa;
  26. prowadzenie książki obiektu budowlanego;
  27. prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpożarowym, w tym dbanie o konserwację sprzętu przeciwpożarowego oraz antywłamaniowym w Starostwie;
  28. administrowanie infrastrukturą teleinformatyczną Starostwa, w szczególności: serwerami, urządzeniami i usługami sieciowymi oraz nadzór techniczny nad sprzętem komputerowym
    w Starostwie;
  29. zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, w tym wykonywanie obowiązków administratora bezpieczeństwa systemów informatycznych;
  30. analizowanie potrzeb Starostwa  w zakresie systemów informatycznych i sprzętu komputerowego;
  31. realizacja zadań związanych z wdrażaniem systemów informatycznych;
  32. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemów informatycznych oraz programów użytkowych;
  33. prowadzenie nadzoru nad eksploatacją programu obsługującego elektroniczny obieg dokumentów;
  34. techniczne zabezpieczenie funkcjonowania strony internetowej (portalu internetowego) Starostwa oraz witryny BIP przy współudziale komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk;
  35. udzielanie instruktażu pracownikom Starostwa, organizowanie i prowadzenie wewnętrznych szkoleń w zakresie obsługi sprzętu komputerowego, programów użytkowych, biurowych, sieciowych;
  36. wykonywanie okresowych archiwizacji danych, zgodnie z obowiązującymi procedurami;
  37. zapewnienie sprawności sprzętu komputerowego, elektronicznego i audio video;
  38. zapewnienie łączności telefonicznej oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
  39. prowadzenie spraw związanych ze świadczeniem  usług w zakresie telefonii komórkowej, w tym przydzielanie telefonów komórkowych w użytkowanie uprawnionym pracownikom;

 

Biuro Obsługi Rady Powiatu

Balcerzak Przemysław

Pokój 305

Telefon: 68 383 0221

Oryginalne źródło: ZOBACZ
0komentarze
0
Udostępnij na fb
Udostępnij na twitter
Udostępnij na WhatsApp

Oryginalne źródło ZOBACZ

Subskrybuj
Powiadom o

Dodaj kanał RSS

Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS

Dodaj kanał RSS
0 komentarzy
Informacje zwrotne w treści
Wyświetl wszystkie komentarze
Poprzedni artykułSunak: Nieznajomość podstaw matematyki przez dorosłych kosztuje gospodarkę miliardy funtów
Następny artykułWażny wyrok w sprawie wystawy stałej w Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku