Własna firma – wynajem biura rachunkowego czy księgowość wewnętrzna?

Jakie są zalety wewnętrznej księgowości firmowej?

Wybór wewnętrznej księgowości prowadzonej przez zatrudnionego na etacie pracownika przesądza o tym, że cała firmowa dokumentacja znajduje się w jej siedzibie. Jest zatem przez cały czas pod ręką, gdy trzeba coś sprawdzić na szybko. To pozwala też na łatwe monitorowanie finansów firmowych i wygodne sprawowanie kontroli nad przebiegiem rozliczeń. Jeśli tylko przedsiębiorca dysponuje odpowiednią wiedzą, jest w stanie samodzielnie sprawdzać poprawność pracy wykonanej przez księgową lub księgowego, a także natychmiast reagować na ewentualne problemy.

Posiadanie dobrej księgowej u boku daje też przedsiębiorcom poczucie bezpieczeństwa. O ile na konsultację z biurem rachunkowym trzeba się wcześniej umówić i poczekać na wolny termin, o tyle tutaj można po prostu podejść do biurka pracownika i porozmawiać – odpowiedź zostanie udzielona albo od razu, albo po szybkim sprawdzeniu faktów.

W zależności od kosztów zatrudnienia księgowego może to być również opcja korzystna z finansowego punktu widzenia. Biura rachunkowego często uzależniają cenę obsługi księgowej od zakresu prac, a nawet liczby faktur sprzedażowych wystawianych w miesiącu. Za każde dodatkowe zadanie jest naliczana osobna opłata. Wewnętrzny pracownik zajmie się wszystkim, co tylko mu zlecisz, i zapłacisz mu stałą stawkę – tę znajdującą się na umowie.

Wady zatrudniania księgowej na etacie

Księgowa czy księgowy na etacie to po prostu kolejny pracownik, który podlega właścicielowi firmy i znajduje się na liście płac. Zatrudniając taką osobę, trzeba zatem liczyć się z kosztami dla pracodawcy, które są obecnie wysokie. Nie obejmują jedynie wynagrodzenia i składek, ale również:

• dostęp do niezbędnych programów do prowadzenia rozliczeń,
• organizację miejsca pracy,
• kursy i szkolenia podnoszące kwalifikacje i umożliwiające bycie na bieżąco ze zmianami w prawie.

Choć taka osoba ma dostęp do wrażliwych danych finansowych, to sposób jej działania nie różni się od pracy innych zatrudnionych. Najczęściej jest dostępna w stałych godzinach biurowych i może swobodnie korzystać z takich opcji, jak zwolnienie lekarskie czy urlop (nawet do 35 dni w roku). Jeśli jest jedyną osobą zajmującą się rozliczeniami, na czas jej dłuższej nieobecności konieczne jest załatwienie zastępstwa. Rozwiązaniem tego problemu może być zatrudnienie dwóch osób do obsługi księgowej, jednak to z kolei podwójne koszty związane z zatrudnieniem – a tym samym opcja raczej tylko dla większych firm.

Pozostaje też kwestia odpowiedzialności za poprawne wykonanie pracy przez pracownika księgowości. Każdy jego błąd może się okazać kosztowny, a odpowiedzialność za niego spadnie na pracodawcę. Trzeba zatem poświęcić sporo czasu na znalezienie księgowej lub księgowego o odpowiednich kompetencjach, a następnie na zaufanie zatrudnionej osobie.

Zewnętrzne biuro rachunkowe – z czym wiąże się to rozwiązanie?

Wiele osób waha się przed powierzeniem komuś obcemu wrażliwej dokumentacji dotyczącej sytuacji finansowej firmy. W rzeczywistości takie rozwiązanie nie niesie za sobą niemal żadnego ryzyka. Standardem w branży jest podpisanie umowy o zachowaniu poufności, która zobowiązuje pracowników księgowości do dochowania tajemnicy i niezdradzania wrażliwych danych pod rygorem kary finansowej.

Do zalet tego rozwiązania można również zaliczyć następujące kwestie:

• obeznanie z najświeższymi informacjami branżowymi – biura rachunkowe obsługują różnych klientów, zatem są na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w świecie rozliczeń. Jest ono również firmą, której zależy na utrzymaniu klientów, więc stara się cały czas poszerzać kompetencje i reagować na wszelkie zmiany na rynku. Zlecone zadania zostaną zatem zawsze wykonane zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi;
• odpowiedzialność za powierzoną pracę – po podpisaniu umowy z biurem rachunkowym zostaje na nie przeniesiona cała odpowiedzialność za prawidłowe wyliczenie należnego podatku i składki ZUS, a także za inne zlecone działania. Przedsiębiorca nie musi się zatem martwić ewentualnymi karami, gdy na konto instytucji państwowych trafi niewłaściwa kwota;
• duża liczba osób przy projekcie – oznacza to brak przestoju w przypadku choroby czy urlopu jednego pracownika. Wtedy odpowiedzialność za jego projekty przejmuje ktoś inny, a klient nawet nie zauważy różnicy i otrzyma niezbędne rozliczenia zawsze na czas;
• bogate kompetencje – w biurze rachunkowym pracują zazwyczaj specjaliści zajmujący się różnymi kwestiami, od rozliczania jednoosobowych działalności gospodarczych, przez obsługę spółek, aż po załatwianie spraw kadrowych. Tak szerokiego wachlarza umiejętności trudno wymagać od jednego pracownika;
• stosunkowo niskie koszty – w przypadku małych firm jest to często zaledwie kilkaset złotych, a zatem o wiele mniej niż w przypadku zatrudnienia pracownika etatowego. Problemem nie będzie też znalezienie korzystnej oferty dla większych firm, którym zależy na bardziej kompleksowej obsłudze,
• opinie klientów – pozwalają wyrobić sobie zdanie o kompetencjach firmy i zdecydować, czy wybrane biuro rachunkowe zasługuje na zaufanie.

Czy takie rozwiązanie ma jakieś wady? Przedsiębiorcy wskazują zwykle na kwestię podstawową dotyczącą dbania o ich interesy. Biuro rachunkowe prowadzi sprawy wielu klientów, których liczba nierzadko przekracza kilkuset. Choć rzetelnie wykonuje swoją pracę w oparciu o dostarczone dokumenty, to jednak nie wie nic o specyfice konkretnej firmy ani jej misji. Skupia się zatem na suchych rozliczeniach finansowych i nie jest w stanie zaproponować klientowi rozwiązań, które mogłyby przynieść mu korzyść. Mimo wszystko klient dysponuje możliwością umówienia się na konsultację, podczas której zostaną przedyskutowane jego wątpliwości i dostępne alternatywy.

Trzeba też liczyć się z tym, że cała dokumentacja znajduje się w siedzibie biura rachunkowego. Chociaż wystarczy tylko o nią zawnioskować, a zostanie przekazana przedsiębiorcy, to jednak zajmuje to trochę czasu, a tego zwykle brakuje.

Wewnętrzna czy zewnętrzna księgowość – na co się zdecydować?

Decyzja między zatrudnieniem księgowej na etat lub zleceniem prac zewnętrznej firmie to kwestia indywidualna. Oba rozwiązania mają wiele zalet istotnych z punktu widzenia przedsiębiorcy, który chce się skupić na prowadzeniu własnego biznesu i nie martwić o kwestie rozliczeń z urzędami. Przy bardzo dużej liczbie faktur sprzedażowych i kosztowych korzystniejsza może okazać się pierwsza z tych opcji, czyli prowadzenie księgowości in-house. Zapewnia też ona dużą swobodę i możliwość trzymania ręki na pulsie przez cały czas. Z drugiej strony, odpowiedzialność za działania pracownika spada na właściciela, co wiąże się z pewnym ryzykiem w przypadku zatrudnienia niekompetentnej osoby.

Choć outsourcing usług księgowych kosztuje, to jednak koszty te mogą być niższe niż koszt utrzymania stanowiska pracy, zwłaszcza w przypadku zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę, co jest najbardziej pożądaną opcją. Decydując się na to, przedsiębiorca zrzuca też ze swoich barków ciężar odpowiedzialności za ewentualne błędy w rozliczeniach, gdyż przejmuje ją biuro rachunkowe.

Przed podjęciem ostatecznej decyzji, warto zastanowić się nad tym, co stanowi dla nas większą wartość: wygodne monitorowanie rozliczeń firmowych czy też zdanie się na doświadczenie specjalistów będących na bieżąco z aktualnymi przepisami – takich jak biuro rachunkowe Centrum Księgowe Bydgoszcz