Praca asystentki: Tyle możesz zarobić. Blaski i cienie tego stanowiska

Stereotypy dotyczące asystentek sprawiają, że ich codzienna praca często postrzegana jest jako mało wymagająca. Niestety w społeczeństwie nadal panuje przekonanie, że do głównych zadań asystentki należy przede wszystkim: parzenie kawy, bezrefleksyjne odbieranie telefonów i kopiowanie dokumentów.

Utarte, niekoniecznie słuszne przekonania sprawiły, że zawód asystentki nadal uznawany jest za łatwy i nużący. Filmy i seriale zazwyczaj utrwalają stereotypy o tym stanowisku. Najbardziej znane w popkulturze asystentki to bowiem młode, niezwykle atrakcyjne kobiety – wystarczy wspomnieć kultowy film “As young as you feel” z Marylin Monroe w roli głównej. Rzeczywistość jest jednak zupełnie inna.

Lekceważący stosunek do pracy sekretarek wynika przede wszystkim z niezrozumienia funkcji jaką pełnią. Profesjonalna sekretarka nie jest “ozdobą” biura, która bezmyślnie wykonuje ciągle te same zadania. To osoba niezwykle profesjonalna i doskonały logistyk. Zawód asystenta jest bowiem niezwykle odpowiedzialny. Płeć i uroda nie mają większego znaczenia podczas rekrutacji (a przynajmniej nie powinny mieć). Co zatem liczy się w pracy na tym stanowisku?

Osoba ubiegająca się o pracę asystenta powinna przede wszystkim posiadać zdolności administracyjne. Pracodawcy nie zawsze wymagają wyższego wykształcenia, jednak często jest ono mile widziane. Studia bez wątpienia zwiększają szanse na rynku pracy – także jeśli chodzi o zawód  sekretarki. Absolwenci  administracji czy też zarządzenia z pewnością zostaną zauważeni podczas rekrutacji. Mile widziane są także rozmaite kursy podnoszące kwalifikacje, takie jak: psychologia biznesu czy podstawy księgowości. 

Obecnie znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie jest jednym z podstawowych wymogów stawianych osobom ubiegającym się o stanowisko asystenta lub sekretarza. Dodatkowa znajomość innych języków uważana jest jednak za ogromny atut.

Osoba pełniąca funkcję asystenta przede wszystkim powinna być zorganizowana. Od jej codziennej pracy zależy to, jak sprawnie funkcjonować będzie biuro lub przedsiębiorstwo. Do głównych zadań asystentki należy bowiem tworzenie grafików spotkań, w taki sposób, aby te ze sobą nie kolidowały i odpowiadały zainteresowanym. Asystent odpisuje na maile, sporządza notatki ze spotkań biznesowych – jednak na tym nie kończy się jego codzienny zakres obowiązków. 

Obecnie w wielu firmach do zdań asystentki/asystenta należą także: sporządzanie cyklicznych raportów, zestawień czy prezentacji.  Niezbędne jest  więc biegłe posługiwanie się programami komputerowymi takimi jak Excel, Word czy PowerPoint. Ponadto firmy zazwyczaj korzystają z systemów wewnętrznych. Osoba na stanowisku asystenta musi opanować je perfekcyjnie.

Asystent odpowiada jednak nie tylko za katalogowanie plików i przekazywanie informacji, często w imieniu osób na wyższych stanowiskach kontaktuje się z ważnymi klientami. Reprezentuje firmę i wpływa na pierwsze wrażenie interesantów. Jego kompetencja świadczy  o kompetencji reszty zespołu.

Pracę jako asystent/asystentka znacznie łatwiej jest z … czytaj dalej