PPK: czas na ostatnie grupy pracodawców

W I połowie 2021 r. zakończony zostanie etap wdrożenia pracowniczych planów kapitałowych (PPK), które w największych przedsiębiorstwach funkcjonują już od połowy 2019 r. PPK to dobrowolna (dla zatrudnionych) forma oszczędzania na okres po osiągnięciu 60. roku życia, a także na inne cele przewidziane w ustawie. Ten program prowadzi pracodawca we współpracy z instytucją finansową.

Poniżej dalsza część artykułu

Pracodawca ma obowiązek wybrać instytucję finansową zarządzającą PPK w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, a następnie zawrzeć dwie umowy:

– o zarządzanie PPK,

– o prowadzenie PPK.

Na etapie funkcjonowania PPK pracodawcy mają obowiązek terminowo naliczać, potrącać i odprowadzać wpłaty do PPK. Za każdego uczestnika w ramach własnej wpłaty pracodawca przekazuje co najmniej 1,5 proc., a maksymalnie 4 proc. wynagrodzenia uczestnika. Uczestnik PPK finansuje wpłatę w wysokości od 2 proc. do maksymalnie 4 proc. (poza sytuacjami, gdy może skorzystać z jej zmniejszenia do 0,5 proc.). Łącznie do PPK można przekazać za każdy miesiąc maksymalnie 8 proc. wynagrodzenia uczestnika.

Za nieterminowe zawarcie umowy o zarządzanie PPK pracodawca może zostać ukarany grzywną w wysokości do 1,5 proc. budżetu wynagrodzeń za poprzedni rok obrotowy.

Etapy wdrażania

PPK jest wdrażane etapami. W pierwszym etapie, który miał miejsce w II połowie 2019 r., PPK musiały utworzyć największe podmioty zatrudniające (więcej niż 250 osób). W 2020 r. miał miejsce połączony ze względu na epidemię Covid-19 etap II i III, w którym PPK wdrażały średnie (50+) i małe podmioty (20+). Teraz PPK muszą wdrożyć najmniejsze podmioty zatrudniające, w tym mikroprzedsiębiorcy, a także sektor publiczny. Terminy wdrożenia PPK są inne dla sektora publicznego i inne dla sektora prywatnego.

Jak już wskazano, w ramach IV kohorty w sektorze prywatnym możemy wyodrębnić dwie grupy pracodawców. Pierwsza z nich to mikroprzedsiębiorcy (>patrz – ramka „definicje”). Przedsiębiorca z tej grupy nie będzie miał obowiązku tworzenia PPK, jeśli wszystkie zatrudnione przez niego osoby złożą deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Druga część to pozostałe podmioty, które nie utworzyły PPK w pierwszych trzech kohortach. Pracodawcy, którzy nie są mikroprzedsiębiorcami, mają obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK bez względu na to, ile osób przekazało deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Może się jednak okazać, że nie będą musieli zawierać drugiej z umów – o prowadzenie PPK.

Wyłączenie mikroprzedsiębiorcy

Przepisów ustawy o PPK nie stosuje się (tj. nie ma obowiązku zawarcia żadnej z umów składających się na PPK) do mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. DzU z 2021 r., poz. 162), jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, o której mowa w art. 23 ustawy o PPK. Tak stanowi art. 13 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jedn. DzU z 2020 r., poz. 1342).

Pracodawca będący mikroprzedsiębiorcą powinien dobrze udokumentować, że wszystkie osoby w sposób prawidłowy złożyły deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Takie deklaracje zatrudnieni mogą przekazywać pracodawcy począwszy od 1 stycznia 2021 r. Deklaracji przekazanych przed tą datą pracodawca nie powinien przyjąć.

Mikroprzedsiębiorca, który otrzyma od wszystkich osób w wieku 18 – 54 lata deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK przed ostatecznym dniem zawarcia umowy o zarządzanie PPK (23 kwietnia 2021 r.), nie będzie musiał tworzyć PPK.

Pracodawca nie będzie jednak mógł skorzystać ze zwolnienia z obowiązku tworzenia PPK, jeśli otrzyma deklarację uczestnictwa w PPK od osoby zatrudnionej w wieku 55 – 69 lat. Jest to grupa pracowników, którą obowiązkowo należy poinformować o możliwości uczestnictwa w PPK.

Pracodawca, który będzie korzystał ze zwolnienia z obowiązku tworzenia PPK, dla celów przyszłej kontroli może sporządzić notatkę / protokół, wskazując w nim, że nie będzie tworzyć PPK korzystając ze zwolnienia na podstawie art. 13 ustawy o PPK. Załącznikiem do tego dokumentu powinny być wszystkie deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Warto podkreślić i przypomnieć, że nie jest rekomendowane przechowywanie deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK w aktach osobowych pracownika, tylko w oddzielnym miejscu.

Może wystąpić sytuacja, gdy pracodawca będzie musiał utworzyć PPK tylko dla jednej osoby.

PRZYKŁAD

Mikroprzedsiębiorca w rozumieniu Prawa przedsiębiorców zatrudnia sześć osób. 15 kwietnia 2021 r. ostatnia osoba przekaże deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. W związku z tym pracodawca korzysta ze zwolnienia z obowiązku tworzenia PPK. 20 czerwca 2021 r. zatrudni nowego pracownika, który będzie chciał zostać uczestnikiem PPK. Czy będzie miał obowiązek utworzenia PPK dla jednej osoby?

Taki mikroprzedsiębiorca nie będzie miał obowiązku tworzenia PPK w kwietniu. Ten obowiązek powstanie jednak najpóźniej we wrześniu 2021 r. Zatrudniony w czerwcu pracownik 19 września 2021 r. osiągnie trzymiesięczny staż pracy. To oznacza, że najpóźniej 10 października pracodawca będzie musiał tę osobę zapisać do PPK. W takiej sytuacji we wrześniu należy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, a najpóźniej 10 października umowę o prowadzenie PPK. Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane na koniec miesiąca, to pierwszą wpłatę do instytucji finansowej trzeba będzie odprowadzić do 15 listopada 2021 r.

PRZYKŁAD

Mikroprzedsiębiorca zatrudnia siedem osób. 28 kwietnia 2021 r. ostatnia osoba przekaże deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Czy w takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek tworzenia PPK? Co w sytuacji, kiedy deklaracja zostanie złożona w czerwcu 2021 r.?

W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek zawrzeć umowę o zarządzanie PPK najpóźniej 23 kwietnia 2021 r. Według stanu na 23 kwietnia 2021 r. nie wszyscy zrezygnowali z uczestnictwa w PPK, więc pracodawca nie może skorzystać z uprawnienia do zwolnienia z obowiązku tworzenia PPK, o którym mowa w art. 13 ustawy o PPK. To oznacza, że najpóźniej 23 kwietnia 2021 r. powinien mieć zawartą umowę o zarządzanie PPK.

Ponieważ ostatnia deklaracja zostanie złożona 28 kwietnia, pracodawca nie będzie mógł zawrzeć umowy o prowadzenie PPK – nie będzie bowiem miał w imieniu i na rzecz kogo jej zawrzeć. Złożenie przez jedynego uczestnika PPK deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK w czerwcu 2021 r. spowoduje zaprzestanie aktywnego prowadzenia PPK – comiesięcznego finansowania wpłat do programu.

Pozostałe podmioty

Drugą kategorię stanowią firmy, które nie utworzyły PPK w poprzednich latach, przede wszystkim ze względu na swoją wielkość.

Pracodawcy, którzy nie są mikroprzedsiębiorcami, mają obowiązek – bez względu na dodatkowe okoliczności – utworzyć PPK w przewidzianym ustawą terminie (>patrz – harmonogram), nawet jeśli wszyscy pracownicy w podmiocie zatrudniającym np. 15 osób przekażą deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do … czytaj dalej