A A+ A++

W artykule prawnicy kancelarii WPW Wołczek, Proksa & Wspólnicy opisują problematykę tzw. zgromadzeń „online”, skupiając się na najistotniejszych aspektach praktycznych tego zagadnienia.

Warunki dopuszczalności przeprowadzenia zdalnych obrad wspólników

Ustawodawca sukcesywnie wprowadza do kodeksu spółek handlowych regulacje, których celem jest odformalizowanie zasad odbywania obrad oraz podejmowania uchwał przez wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Długo wyczekiwana – szczególnie przez spółki, których wspólnicy na co dzień przebywają zagranicą – możliwość prowadzenia obrad zdalnych została wprowadzona do kodeksu spółek handlowych (w odniesieniu do sp. z o.o.) we wrześniu 2019 r. Do marca 2020 r. obradowanie i podejmowanie uchwał przez wspólników w trybie zdalnym było jednak możliwe tylko wtedy, gdy umowa spółki lub statut wprost takie rozwiązanie dopuszczały. W praktyce, z uwagi na konieczność zmiany umowy spółki oraz liczne wątpliwości co do zasad stosowania nowych przepisów, niewiele spółek korzystało z wprowadzonych ułatwień.

Po marcowych zmianach przepisów wprowadzonych w związku z pandemią COVID-19 możliwość zdalnego udziału w zgromadzeniu nie musi zostać przewidziana w umowie spółki – wystarczające jest, że dokumenty te rozwiązania takiego nie zakazują.

Tak więc obecnie, w przypadku zdecydowanej większości spółek, istnieje możliwość odbycia zgromadzenia w trybie zdalnym bez konieczności zmiany umowy spółki.

Zgodnie z przepisami, warunkiem zdalnego przeprowadzenia obrad jest uchwalenie przez radę nadzorczą spółki (a w przypadku jej braku – wspólników) regulaminu określającego szczegółowe zasady uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Co istotne regulamin taki nie może określać nadmiernych wymogów i ograniczeń ponad te, których celem jest umożliwienie ustalenia tożsamości uczestników obrad oraz zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji.

Zoom, telefon, a może e-mail?

Przepisy nie precyzują, jakie środki komunikacji mogą zostać wykorzystane przez spółkę w celu umożliwienia jej wspólnikom udziału w zgromadzeniach, wskazując jednak, iż środki zastosowane przez spółkę powinny umożliwiać dwustronną komunikację i możliwość wypowiadania się wszystkich uczestników, a także oddanie głosu osobiście lub przez pełnomocnika.

Zasadniczo możliwe jest więc wykorzystanie standardowych aplikacji do prowadzenia telekonferencji (takich jak Zoom, MS Teams czy Skype), a nawet udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu telefonu. Nie będzie natomiast możliwy udział w zgromadzeniu wspólników przy użyciu poczty elektronicznej, ponieważ nie umożliwia ona prowadzenia dyskusji i swobodnego wypowiadania się poszczególnych osób w czasie rzeczywistym.

Co z głosowaniami tajnymi?

W praktyce użycie wskazanych powyżej ogólnych narzędzi komunikacji może nieść za sobą liczne ryzyka, jak np. ograniczona możliwość identyfikacji uczestników (zwłaszcza w spółkach, w których skład właścicielski jest liczny oraz podlega zmianom) oraz utrwalania przebiegu zgromadzenia dla celów dowodowych czy brak możliwości zapewnienia tajności głosowań w przypadkach, gdy przepisy tego wymagają. Z tego względu zalecane jest, a w niektórych przypadkach nawet konieczne, korzystanie przez spółki z dedykowanych aplikacji do obsługi zgromadzeń online, które są w coraz szerszym zakresie dostępne na rynku. Aplikacje te pozwalają m.in. na dokumentowanie przebiegu zgromadzenia oraz na przeprowadzenie głosowania w trybie tajnym.

Udział notariusza w obradach

Należy również pamiętać, że zgodnie z przepisami część istotnych z punktu widzenia spółek uchwał podejmowanych przez wspólników wymaga dla swojej ważności zaprotokołowania przez notariusza. Dotyczy to przykładowo uchwał o zmianie umowy spółki lub o połączeniu z inną spółką.

Konieczność notarialnego protokołowania przebiegu obrad oraz treści uchwał nie wyklucza przeprowadzenia obrad w trybie zdalnym. Także w takich przypadkach wspólnicy mogą wziąć udział w zgromadzeniu w trybie zdalnym, przy czym protokół ze zgromadzenia sporządzi notariusz, który będzie znajdował się w miejscu odbycia się zgromadzenia, np. w lokalu siedziby spółki (o czym szerzej poniżej).

Problem ustalenia miejsca odbycia zgromadzenia

Jednym z zagadnień, które w praktyce może wiązać się z istotnymi wątpliwościami, jest kwestia miejsca odbycia zgromadzenia w trybie zdalnym. Ustawodawca, wprowadzając przepisy regulujące zdalny udział wspólników w zgromadzeniach, nie zdecydował się na zmianę przepisu art. 238 § 2 ksh, zgodnie z którym zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, chyba że umowa spółki wyraźnie wskaże inne miejsce na terytorium Polski. Powyższe oznacza, że w dalszym ciągu wymagane jest określenie fizycznego miejsca, w którym zgromadzenie się odbywa i które będzie zgodne z powołanym powyżej przepisem.

Co to oznacza w praktyce? W przypadku zgromadzeń protokołowanych przez notariusza fizycznie obecny w siedzibie spółki albo innym miejscu ustalonym zgodnie z umową spółki powinien być co najmniej notariusz. W przypadku obrad, które nie wymagają udziału notariusza, wymagana będzie z kolei fizyczna obecność protokolanta.

Nie jest z kolei konieczne, aby fizycznie obecny w takim miejscu był przewodniczący zgromadzenia – obowiązki związane z podpisaniem przez niego protokołu oraz listy obecności mogą zostać zrealizowane po dacie odbycia zdalnych obrad.

Powyższe oznacza, że chociaż udział w zgromadzeniu wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej mog … czytaj dalej

Oryginalne źródło: ZOBACZ
0
Udostępnij na fb
Udostępnij na twitter
Udostępnij na WhatsApp

Oryginalne źródło ZOBACZ

Subskrybuj
Powiadom o

Dodaj kanał RSS

Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS

Dodaj kanał RSS
0 komentarzy
Informacje zwrotne w treści
Wyświetl wszystkie komentarze
Poprzedni artykułRuszają kasy online, również programowe, czyli na tablet lub smartfona
Następny artykułMarihuana na ratunek gospodarce. Polski rynek konopny rozwija skrzydła