Low-code – nowy sposób na sukces w zarządzaniu procesami

Biznes staje się coraz bardziej wymagający. Technologiczna rewolucja pozwoliła firmom nie tylko przyspieszyć procesy, ale też precyzyjnie odpowiadać na potrzeby klientów, zarówno tych zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Firmy transformują się, cyfryzując swoje procesy, zmieniając modele konsumpcji IT. Obecnie narzędzia low-code zmieniają sposób działania firm od strony IT. Co zmieniają? Przyspieszają. Platformy low-code, na których realizowane są aplikacje biznesowe, skracają czas dostarczania przez IT środków potrzebnych do obsłużenia danego procesu biznesowego. Menedżerowie zarządzający operacjami w organizacji już od etapu inicjacji projektu wiedzą, że IT dostarczy go na czas. To nowe podejście do Business Process Management zaczyna zdobywać coraz więcej zwolenników, którzy widzą, jakie stoją za tym korzyści dla całej organizacji.

Skończona liczba możliwości

Nowa rzeczywistość oznacza też nowe wyzwania, samonapędzająca się maszyna wymaga szybszych decyzji, szybszych reakcji, szybszych zmian. I niestety, spowolnienie czy spóźnienie się z reakcją, źle ułożony przepływ informacji wewnątrz organizacji, błąd komunikacyjny czy brak dobrego oglądu procesów mogą oznaczać potknięcie w wyścigu konkurencyjnym. Firmy muszą więc nieustannie optymalizować swoje procesy i odpowiadać na szereg wyzwań, zarówno zewnętrznych, typu: dynamika wymagań klientów, dynamika rozwoju technologicznego, zmiany prawa i regulacje, jak i wewnętrznych. Na wiele wyzwań odpowiadają na pewno systemy klasy ERP. Ich celem jest zarządzanie przedsiębiorstwem, zarządzanie procesami biznesowymi, wdrażanie najlepszych praktyk branżowych i pozwolenie przedsiębiorcom na działanie oparte na tych praktykach.

Zobacz również:

ERP jednak nie jest w stanie zarządzić wszystkimi procesami. Szczególnie tymi, które są unikalne dla danego przedsiębiorstwa, i to one są wyróżnikiem firmy na konkurencyjnym rynku. Systemy ERP to skończoność modułów, które udaje się wdrożyć. Oczywiście, można wyobrazić sobie ERP pisany na zamówienie, przeznaczony tylko do specyficznych procesów firmy, ale koszty jego budowy sprawią, że tak zbudowany system nadal pozostanie w sferze wyobraźni. W zależności od tego, jak skomplikowaną strukturę organizacyjną ma firma, jej procesy będą lub nie będą pasować do opcji konfiguracyjnych przewidzianych przez producentów pudełkowych systemów ERP. I tyle. Za sposób, w jaki w danej firmie księguje się faktury, odpowiada odpowiedni moduł ERP, ale już nie za to, jak faktury będą akceptowane, przez kogo i jak w sposób elektroniczny będą poruszać się po firmie. Z kolei bankowy system wspierający podejmowanie decyzji kredytowych musi odpowiadać specyfice tego, jak zorganizowany jest i jak działa dany bank – trudno tu mówić o rozwiązaniu pudełkowym, tym bardziej w obrębie ERP.

BPM w akcji

Jak zatem zabrać się za obsługę wyżej wspomnianymi, unikalnymi dla organizacji procesami biznesowymi i zarządzanie nimi? Jak optymalizować procesy, by skracać czas reakcji i jednocześnie obniżać dzięki temu koszty działalności w firmie? Od kilkunastu lat na rynku działają systemy BPM – Business Process Management. Pojawiły się one w Polsce na początku lat 2000., oferowane przede wszystkim segmentowi enterprise. Na początku kojarzone były głównie z zarządzaniem obiegiem dokumentów w firmie, jednak szybko okazało się, że to nie jedyne funkcjonalności.

„Gdy rozpoczynałem nieco ponad dekadę temu pracę w Webconie, mało kto w Polsce słyszał o BPM. Chodziliśmy z kagankiem oświaty po firmach, ale rynek nie był gotowy na takie systemy. Firmy potrzebowały wdrożeń obiegu faktur czy wniosków urlopowych. Dopiero podczas rozmów z klientem okazywało się, że przecież procesów, które aż proszą się o wsparcie ze strony aplikacji biznesowych, jest w firmie znacznie, znacznie więcej. Ta świadomość stawała się powodem, by zamiast traktować obieg faktury jako specjalną, pisaną na zamówienie aplikację o charakterze wyspowym, implementować platformę BPM na naszych licencjach, a wsparcie procesów biznesowych uczynić w organizacji priorytetem. Dziś firmy mają już inną świadomość. Dojrzały do potrzeby posiadania platformy, która pozwala na bieżąco odpowiadać na potrzeby biznesu” – opowiada Łukasz Wróbel, wiceprezes firmy Webcon.

BPM wchodzi do obszarów, którymi żaden prekonfigurowany system nie jest w stanie zarządzić.

Automatyzować i kontrolować

Istotą systemów BPM jest kontrola i zarządzanie przepływem pracy (workflow) w procesach biznesowych. Workflow może być zarówno obsługiwany przez przeznaczony do tego system BPM, jak i przez dodatkowy „moduł”, który będzie komunikował się z systemem klasy ERP. Zarządzanie procesami może obejmować obszary bliższe core biznesowi firmy, jak również dotyczyć dalszych od niego, np. podania o dofinansowanie okularów, wniosków urlopowych i setek innych. Systemy BPM będą więc organizować w firmie pracę, zgodnie z przyjętą mapą postępowań i założoną strategią procesów, pomagając jednocześnie realizować każdy przyjęty przez organizację proces biznesowy i – w miarę potrzeb – spinać go z innymi, realizowanymi przez inne systemy.

Zauważmy także, że systemy klasy BPM są rozwiązaniem informatycznym pomagającym we wdrożeniu i modyfikacji praktycznie każdego procesu biznesowego w dowolnym obszarze firmy. Ważne, by organizacja posiadała odpowiednią wiedzę z zakresu zarządzania, poukładane procesy, rozdzielone obowiązki, ścieżki raportowania i postępowania – system BPM nie wymyśli procedur, ale będzie je wspierać, egzekwować, monitorować i automatyzować.

Wydaje się, że istotą systemów BPM jest automatyzacja procesu. Według Łukasza Wróbla, automatyzacja procesu biznesowego i zarządzanie nim to obszary silnie ze sobą powiązane, ale nie synonimy. Obrazowo: automatyzacja to danie pracownikowi narzędzia, które zastąpią manualną, powtarzaną czynność, a BPM, jako proces zarządczy, będzie miał za zadanie upewnić się, że za pomocą nowego narzędzia pracownik wykona swoją pracę w odpowiednim czasie, miejscu i zgodnie z założonymi celami. „Business Process Management, traktowany jako metoda, a nie konkretny system, odpowiada za to, że wykonywana jest konkretna sekwencja czynności prowadzących do konkretnego rezultatu” – wyjaśnia wiceszef Webconu. „Konkretne osoby, po sobie, bez problemów komunikacyjnych, wykonują swoje czynności, mając wszystkie informacje niezbędne do ich wykonania i możliwość wprowadzenia istotnych dla przebiegu czynności informacji, tak aby na podstawie gromadzonych w ten sposób danych móc proces optymalizować. To jest BPM. W uproszczeniu, to taka zautomatyzowana checklista, która dodatkowo pilnuje, by każda osoba swoje zadanie wykonała jak najszybciej, gdy poprzednik skończy swoje. Elementami zadań w ramach procesu są automatyzacje konkretnych czynności, które powodują, że dane zadanie jest wykonywane szybciej, czy wręcz w pełni automatycznie, bez udziału użytkownika”.

Dobrym przykładem jest proces przygotowywania umowy dla klienta. Istniejące, wypracowane szablony dokumentu można pobrać z intranetu, ręcznie wypełnić danymi klienta, przekazać do kolejnej w procesie osoby z prośbą o wprowadzenie kolejnych informacji istotnych z punktu widzenia umowy czy akceptację dokumentu. System BPM zadba o właściwe, zgodne z procedurą przydzielenie zadań, pozwoli też monitorować status pracy nad umową i zweryfikować KPI procesu. Dołożenie warstwy automatyzacji spowoduje, że właściwy szablon zostanie automatycznie pobrany i wypełniony danymi pochodzącymi z jednego lub wielu systemów, a wszelkiego rodzaju notyfikacje zostaną do uczestników procesu wysłane automatycznie – eliminując lub upraszczając zadania użytkowników i jednocześnie zmniejszając ryzyko popełnienia błędów.

Dynamika biznesu i wyzwania

Zarządzanie procesami za pomocą dużych, gotowych systemów prawdopodobnie nie wytrzyma próby czasu. Istotną rolę odegra tu wspomniana wcześniej dynamika zmian na rynku, wymuszająca szybsze implementowanie procesów, dostosowywanie ich do zmieniającej się konkurencji. Do niedawna realizacja BPM opierała się głównie na dwóch modelach realizacji: implementacji gotowego systemu, bazującego na dostępnych na rynku narzędziach albo pisaniu przeznaczonych do tego celu aplikacji. Spersonalizowane systemy to potężna inwestycja, którą były w stanie udźwignąć tylko wielkie podmioty. Można więc było napisać system pod wymagania albo zrobić to inaczej – wykorzystać narzędzia workflow i low-code do stworzenia definicji procesu, która obejmuje to, jakie zadania i w jakiej kolejności mają być wykonane, kto jest za nie odpowiedzialny oraz jakie powinny być terminy wykonania. To właśnie dzięki platformom low-code aplikacje i procesy można budować szybciej i elastyczniej. Rozwiązania są w stanie budować pracownicy nieposiadający kompetencji programistycznych.

W przypadku procesów ujmowanych w ramy legislacyjne, takich jak Ustawa o rachunkowości, jest pewna niezmienność, a zmiany mogą być raz na jakiś czas korygowane przez dostawcę odpowiednich systemów czy modułów odpowiadających za dany obszar w firmie. W organizacjach jednak pojawiają się procesy charakteryzujące się zmiennością częstszą, czy wręcz nieprzewidywalną, np. procesy bezpośrednio wpływające na satysfakcję klientów, takie jak: proces obsługi reklamacji, obsługi posprzedażnej, tworzenia umów, ofertowania. Te będą się zmieniać, a firma będzie chciała sprawdzać, jak w rzeczywistości działa założony proces, mając możliwość szybkiego wycofania się w razie porażki, wykonania kolejnego kroku lub zmiany strategii. „Jeśli chcemy tego typu procesy w firmie wspierać, nastawiamy się na zmianę. A to w praktyce eliminuje możliwość skutecznej obsługi szybko zmieniających się procesów przez aplikacje hardkodowane – gotowe produkty z ograniczoną liczbą opcji konfiguracyjnych” – tłumaczy Łukasz Wróbel.

Budowanie przewagi w unikalności

Nie jest tajemnicą, że producent gotowych systemów ma własną politykę i nie będzie skłonny do zmian. Albo inaczej, wszystko ma swoją cenę… Ale to zmienność poszczególnych procesów decyduje dziś o przewadze. Zmienność i specyficzność. Jeśli firma posiada proces wyróżniający ją na rynku, oznacza to, że ten scenariusz biznesowy jest unikalny, a firma realizuje go w sposób inny lub lepszy niż konkurencja. Dlatego nie można zastosować w takim wypadku gotowego „pudełka”. Nawet jeśli proces odbywa się w ramach narzuconej regulacji (np. termin rozpatrywania reklamacji regulowany ustawowo), to już od wypracowanych schematów w firmie zależy, jak w przypadku obsługi reklamacji będzie wyglądać struktura procesu i następujących po sobie zadań. „To przykład działań firmy, które poruszają się w ramach legislacji, ale to od samej firmy zależy, jak ten proces będzie ułożony” – mówi Łukasz Wróbel. W innych przypadkach, gdy kluczową rolę odgrywa regulacja (np. w obsłudze procesów księgowych opartych na konkretnych przepisach), bardziej opłaci się skorzystać z aktualizacji systemowych, wprowadzanych przez producenta oprogramowania.

Jaka jest zależność pomiędzy systemami ERP a systemami BPM? Systemy BPM służą często do „zaszycia” dziur funkcjonalności specyficznej dla danej firmy, których nie obsługuje ERP w swoim standardzie. Bywa, że firmy historycznie mają system klasy ERP, który się sprawdza, ale do zarządzania szeregiem procesów okołoERP-owych korzysta z wszelkiego rodzaju customizacji, pisanych na zamówienie modułów etc. Platformy low-code stanowią lepszą alternatywę – potrafią się dobrze integrować z systemami ERP, a jednocześnie są w stanie stworzyć element logiki biznesowej realizujący specyficzne wymagania stawiane przez daną firmę, oferując możliwość jej łatwej zmiany w przyszłości. Systemy ERP, te większe, od sprawdzonych producentów, posiadają API pozwalające na komunikację, więc z założenia platformy niskokodowe mają dostęp do zawartych w systemach ERP informacji. Czasem BPM jest porównywany do układu nerwów otaczających kręgosłup firmy – system ERP.

Zrywanie kagańca rozwoju

Narzędzia dla firm, służące do zarządzania procesami, które „pod spodem” mają mechanizm workflow pozwalający na przydzielanie zadań, mogą być oferowane w kilku modelach. W systemach klasy enterprise będą one działały on-premise albo w warstwie IaaS, czyli w chmurze prywatnej. Jest też spora grupa narzędzi low-code oferowanych w modelu SaaS, szczególnie atrakcyjnych dla wsparcia procesów, dla których nie ma potrzeby tworzenia interfejsu z systemami ERP. To np. narzędzia obsługi procesu wprowadzania gości na teren zakładu produkcyjnego czy proste narzędzia do tworzenia wszelkiego rodzaju wniosków.

„Dla firm tego typu platformy low-code oferowane w modelu SaaS są dobrą opcją, pozwalającą korzystać z narzędzi BPM bez angażowania działu IT po swojej stronie. Można zacząć z nich korzystać w zasadzie bez inwestycji” – wyjaśnia Łukasz Wróbel. Takie rozwiązania cechują się małą barierą wejścia, są przeznaczone do zastosowania w paradygmacie Citizen Development. Choć takie podejście może skutkować niepożądanym w organizacjach Shadow IT. Od rozwiązań SaaS warto zacząć wówczas, gdy firma ma problem punktowy, potrzebuje narzędzia przeznaczonego do konkretnego procesu w firmie, bez rozbudowy infrastruktury, bez angażowania projektowego działu IT, powoływania komitetów itp. Jednak, co jest zrozumiałe, apetyt rośnie w miarę jedzenia, użytkownicy zaczynają oczekiwać możliwości integracji rozwiązania z systemami ERP, automatyzacji kolejnych procesów. Pojawia się więc kolejna aplikacja obsługująca kolejny proces i następne. Rosnąca liczba aplikacji BPM i coraz większy stopień ich integracji z pozostałymi systemami firmy, a jednocześnie rosnące znaczenie platformy low-code w przedsiębiorstwie jest częstym powodem, by przenieść się z chmury publicznej do prywatnej lub wręcz do środowiska on-premises. Ważne, by platforma na to pozwalała.

Platformy niskiego kodu to również alternatywa dla punktowego adresowania bolączek biznesu przez przeznaczone do ich obsługi narzędzia. Warto jednak rozważyć długoterminowe konsekwencje takiej strategii – z perspektywy IT posiadanie wielu aplikacji, od różnych producentów, które najczęściej nie mają API do integracji między sobą, mija się z celem. Dlatego jedna platforma wymagająca jednego zestawu kompetencji, którą można wykorzystać do tworzenia kolejnych aplikacji, staje się wartą rozważenia. Tym bardziej że poszczególne aplikacje tworzone w obrębie platform low-code bardzo łatwo ze sobą integrować.

Z biznesowego punktu widzenia platforma BPM pozwala znacznie szybciej realizować projekty. Narzędzia low-code zaczynają zmieniać sposób działania firmy. Dziś producenci rozwiązań do zarządzania procesami biznesowymi postawili na tworzenie aplikacji w low-code. Narzędzia stają się prostsze, tworzone za pomocą jak najmniejszej liczby kodowania, zdolne do szybkich zmian, tak charakterystycznych dla współczesnego biznesu. W tej nowej układance okazuje się nagle, że priorytetem jest, by IT nie stało się kagańcem ograniczającym rozwój biznesu. Jeśli bowiem firma posiada aplikacje, których nie może w razie potrzeby biznesowej szybko zmienić, zmodyfikować, ostatecznie przegra w rynkowym wyścigu. Jeśli nieistotne zmiany dzieją się długo, firma skutków nie odczuje. Lecz jeśli poślizg czasowy dotyczy istotnych z punktu widzenia rozwoju biznesu rzeczy, krytycznych biznesowo procesów, skutki mogą być opłakane. Łukasz Wróbel: „Wierzymy w to, że przyszłością są narzędzia low-code tak skonstruowane, by ułatwić komunikację między biznesem a IT, by te działy mogły wspólnie usiąść i szybko stworzyć potrzebną rozwojowi aplikację w bardziej agile’owy, iteracyjny sposób – zgodnie z koncepcją Citizen-Assisted Development. Współczesne platformy low-codeBPM już dziś na to pozwalają”.

Zgłoś naruszenie/Błąd