Grudzień w firmach jest czasem, który pracodawcy, oprócz dokonywania różnych podsumowań, wykorzystują do szeroko rozumianej integracji. Zazwyczaj odbywa się ona w formie spotkania zorganizowanego przez firmę poza terenem jej działania, w którym oprócz przedstawicieli właścicieli i kierownictwa uczestniczą głównie pracownicy – czasami z członkami rodziny. Coraz częściej także zapraszani są na nie kontrahenci. Zorganizowanie takiego spotkania wymaga ponoszenia konkretnych, wcale niemałych wydatków. Jednak nie wszystkie i nie zawsze można rozliczyć w kosztach podatkowych.
Pracownicy
Większość firm, organizując spotkania integracyjne, koszty z tym związane finansuje ze środków obrotowych firmy. Z kolei świadczenia, jakie w ich ramach uzyskują uczestnicy spotkania, nie są różnicowane w zależności od adresata. W części, w której dotyczą udziału obecnych i byłych pracowników (tj. emerytów i rencistów) i ich rodzin można je uznać za tzw. koszty pracownicze. To jednak nie wystarczy, aby firma mogła nimi obciążyć koszty podatkowe.
Dla ujęcia omawianych wydatków w firmowym rachunku kosztowym podstawowe znaczenie ma cel spotkania. Zarówno fiskus w wydawanych interpretacjach, jak i sądy administracyjne w orzecznictwie od wielu lat zwracają bowiem uwagę na to, że takim nadrzędnym celem powinno być zintegrowanie pracowników z firmą i skonsolidowanie ich jako zespołu. Podkreślają też, że jedynym celem takiego spotkania nie może być okazja do przebywania pracowników ze sobą i wspólnej konsumpcji, a działania pracodawcy w tym zakresie powinny prowadzić do poprawy efektywności pracy i w konsekwencji przekładać się na zwiększenie przychodów osiąganych przez firmę. Przy takim założeniu wydatki na imprezę integracyjną spełniają definicję kosztu podatkowego.
Firma musi być w stanie udowodnić motywacyjny charakter integracji, aby poniesione na nią wydatki rozliczyć w kosztach.
Ponieważ to na firmie organizującej spotkanie, jako tym podmiocie, który zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskuje podatkową korzyść w postaci obniżenia podstawy opodatkowania, ciąży obowiązek udowodnienia celowości jego poniesienia, warto zadbać o dokumentację, która takie udowodnienie ułatwi. Dowodami na integrujący i motywacyjny charakter imprezy pracowniczej, z których jednoznacznie będzie wynikać charakter danego spotkania, może tu być ramowy program imprezy integracyjnej z zaznaczoną częścią omawiającą pracę firmy w okresie objętym podsumowaniem. Ponadto pomocny w tej kwestii może być opis zakresu zrealizowanej usługi oraz potwierdzenie, do kogo została ona skierowana, czyli lista obecności.
Członkowie rodzin pracowniczych
Dyrektor KIS w wydawanych interpretacjach podatkowych, odnosząc się do kosztów uczestnictwa w imprezach członków rodzin pracowniczych, zezwala pracodawcom na obciążanie nimi firmowych kosztów podatkowych. Nie da się zaprzeczyć, że spotkania pracowników poza miejscem pracy w oderwaniu od codziennych problemów firmowych, w towarzystwie bliskich im osób mogą mieć wpływ na polepszenie komunikacji i integrację zespołu. Ponadto udział rodzin pracowników w imprezie firmowej sprzyja swobodniejszej atmosferze, a co za tym idzie – zadowoleniu pracowników, pomaga także w budowaniu ich poczucia wartości. To z kolei może się przekładać na motywację do pracy oraz głębszą i silniejszą integrację zespołu. Z przywołanych już interpretacji Dyrektora KIS wynika, że taka argumentacja przemawia do fiskusa, i w efekcie daje jego przyzwolenie na obciążanie firmowych kosztów podatkowych wydatkami na imprezę integracyjną w części przypadającej na członków rodzin pracowników (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 19 września 2019 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.309.2019.3.MBD).
Kontrahenci
Fiskus odmawia natomiast przedsiębiorcom prawa do rozliczania w kosztach podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem w imprezie integracyjnej zaproszonych kontrahentów. W jego opinii dominującym celem ich ponoszenia jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika, w związku z tym koszty te mają charakter reprezentacyjny. W swoich interpretacjach przyjmuje, że firmie organizującej spotkanie integracyjne, która zaprasza na nie kontrahentów, chodzi głównie o wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach tych osób, czy też podkreślenie swojej zasobności i profesjonalizmu. I chociaż zauważa, że takie działania zmierzają często do rozszerzenia współpracy o dodatkowe zamówienia nowych produktów lub mają na celu stworzenie korzystnych warunków tej współpracy, wydatki te nakazuje wyłączać z kosztów podatkowych (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 8 listopada 2019 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.429.2019.2.DJD). Niestety, w tym niekorzystnym dla firm kierunku idą również wyroki sądowe (por. wyrok NSA z dnia 6 listopada 2019 r., sygn. akt II FSK 1359/19).
Pozostali goście
W wielu firmach jest zwyczajowo przyjęte i w dobrym tonie, że w spotkaniach integracyjnych, oprócz pracowników z rodzinami i kontrahentów, uczestniczą m.in. członkowie rad nadzorczych i organów stanowiących oraz przedstawiciele właścicieli. Z obowiązujących przepisów wynika, że wydatki na rzecz przedstawicieli udziałowców i członków rady nadzorczej zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 pkt 38 oraz pkt 38a ustawy o pdop). To powoduje, że przedsiębiorca, który na spotkanie integracyjne zaprosi takich gości, musi ustalić, jaka część wydatków na jego organizację ich dotyczy, a następnie wyłączyć ją z kosztów podatkowych.
Niestety w żadnej interpretacji Dyrektor KIS nie rozstrzyga, w jaki sposób w praktyce przedsiębiorca ma wiarygodnie i w sposób niebudzący wątpliwości rozdzielić na poszczególne grupy gości uczestniczących w imprezie integracyjnej koszty usługi, która zazwyczaj jest kompleksowa, w celu wydzielenia z jej wartości części kosztowej i kosztów niestanowiącej. W tej kwestii przedsiębiorcy całkowicie są pozostawieni sami sobie.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.)
Zgłoś naruszenie/Błąd
Pozytywnie
Neutralnie 
Negatywnie
Lubię to!
Super
Ekscytujący 
Ciekawy
Smieszny
Smutny
Wściekły
Przerażony
Szokujący
Wzruszający
Rozczarowany
Zaskoczony
Prawda
Manipulacja
Fake news
Oryginalne źródło ZOBACZ
Dodaj kanał RSS
Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS