Czy Ty też spędzasz połowę dnia na odpowiadaniu na te same pytania o urlopy? “Kiedy mi przysługuje 26 dni?”, “Ile zostało mi dni wolnych?”, “Czy muszę mieć zastępstwo?” – to refren, który zna każdy HR-owiec.
Problem nie leży w pracownikach, tylko w braku jasnych, udostępnionych zasad, do których każdy może zajrzeć bez dzwonienia do Ciebie.
Dobrze napisana polityka urlopowa, udostępniona w bazie wiedzy, intranecie, na Slacku czy w aplikacji do urlopów, to Twoja obrona przed kolejnymi wiadomościami wysyłanymi przez pracowników o 16:50 w piątek.
W tym artykule pokażemy Ci, jak ją stworzyć – konkretnie, bez zbędnego patosu i zgodnie z Kodeksem Pracy.
Zanim zaczniesz pisać politykę urlopową, zrób listę tematów, które muszą się w niej znaleźć. Dobrze skonstruowany dokument odpowiada na wszystkie powtarzające się pytania pracowników – nie zostawia miejsca na domysły i interpretacje.
Kluczowe elementy skutecznej polityki urlopowej
Zanim zaczniesz pisać politykę urlopową, zrób listę tematów, które muszą się w niej znaleźć. Dobrze skonstruowany dokument odpowiada na wszystkie powtarzające się pytania pracowników – nie zostawia miejsca na domysły i interpretacje.
Co uwzględnić?
1. Wymiar urlopu dla różnych grup pracowników
Zacznij od podstaw: ile dni urlopu przysługuje komu. Uwzględnij pracowników ze stażem poniżej i powyżej 10 lat (20 vs 26 dni według Kodeksu pracy), ale też opisz sytuacje nietypowe. Co z osobami na niepełnych etatach? Jak przeliczasz urlop dla kogoś, kto przeszedł z pół etatu na cały w połowie roku? Czy firma oferuje więcej dni niż minimum ustawowe? Jeśli tak – dla kogo i na jakich zasadach? Im bardziej szczegółowo to rozpiszesz, tym mniej pytań dostaniesz.
2. System naliczania urlopu
Określ jednoznacznie, jak pracownicy zdobywają swoje dni wolne. Kiedy zostają przydzielone w systemie urlopowym dni na kolejny rok? Czy pracownik może jeszcze w grudniu planować urlop na bieżący rok? Co dzieje się w pierwszym roku pracy – kiedy nowy pracownik może wziąć pierwszy urlop? To miejsce, żeby wyjaśnić też kwestię urlopu uzupełniającego dla osób, które osiągną 10 lat stażu w trakcie roku.
3. Proces składania i zatwierdzania wniosków
Tutaj trzeba być maksymalnie konkretnym. Z jakim wyprzedzeniem pracownik powinien złożyć wniosek o urlop planowany? Jaka jest procedura dla urlopu na żądanie? W jakiej formie składać wnioski? Kto zatwierdza wnioski i w jakim czasie powinien to zrobić? Kodeks pracy nie wskazuje konkretnie czasu na ustosunkowanie się do wniosku, ale przetrzymywanie wniosków może prowadzić do zaległości urlopowych, za które odpowiada pracodawca.
Jeśli korzystasz z systemu do urlopów takiego jak tomHRM, możesz przekazać pracownikom w tym miejscu konkretną instrukcję tego, jak składać w systemie wniosek urlopowy z linkami do poradnika online czy screenami.
Aplikacje urlopowe takie jak https://tomhrm.com/aplikacja-urlopowa/ są wyposażone od razu w wizualizację ścieżki akceptacji, statusy wniosków czy możliwość ustawienia czasu wyprzedzenia składania wniosku. Można w nich też wymusić konieczność wskazywania zastępcy czy umożliwić tworzenie planów urlopowych. Mimo tego jednak, że taka aplikacja jest intuicyjna i przejrzysta, pracownicy powinni znać zasady i móc znaleźć odpowiedzi na wszystkie swoje pytania w jednym dokumencie.
4. Zasady podziału urlopu i minimalny wymiar jednej części
Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że pracownik powinien wykorzystać w jednej części przynajmniej dwutygodniowy urlop, ale nieudzielenie 14-dniowego urlopu nie stanowi wykroczenia ze strony pracodawcy.
Musisz więc zdecydować: czy Twoja firma wymaga 14 dni w jednej części, czy zostawia to do decyzji pracownika? Jeśli firma nie wymaga – napisz to wprost. Doprecyzuj też zasady dotyczące urlopu na żądanie: ile dni w roku, z jakim wyprzedzeniem zgłaszać, czy są jakieś ograniczenia (np. nie więcej niż 2 dni na żądanie z rzędu).
5. Czy w firmie jest tworzony plan urlopów
Plan urlopowy jest obligatoryjny, jeśli w firmie działa choć jedna organizacja związkowa – chyba że wszystkie związki zawodowe pozwolą odstąpić od tego obowiązku. Nawet jeśli nie musisz, warto go tworzyć.
Opisz w polityce: kiedy zbieracie preferencje (np. do 30 listopada na następny rok), kto układa ostateczny plan, jak rozwiązujecie konflikty terminów, czy plan jest wiążący, i co się dzieje, gdy ktoś chce zmienić już zaplanowany urlop.
6. Kryteria odmowy urlopu
To delikatny temat, ale musisz go poruszyć. Pracodawca ma prawo odmówić przyznania urlopu w danym terminie, jeśli musi zachować normalny tok funkcjonowania firmy.
Określ, w jakich sytuacjach przełożony może odmówić zatwierdzenia urlopu (np. zbyt wielu pracowników na urlopie jednocześnie, kluczowy projekt, okresy szczytu). Wskaż też, czy istnieją zasady “first come, first served” przy konfliktach terminów, czy może rotacja (kto brał święta w zeszłym roku, w tym ustępuje miejsca).
7. Zasady wykorzystania zaległego urlopu
Niewykorzystane dni urlopu należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Wyjaśnij, jak firma podchodzi do przechodzenia urlopu na następny rok – czy jest limit dni, które można przenieść? Czy firma przypomina o zbliżającym się terminie września? Kto monitoruje zaległości i co się dzieje, jeśli pracownik konsekwentnie nie wykorzystuje urlopu? Opisz też politykę wobec ekwiwalentu za urlop (kiedy przysługuje – praktycznie tylko przy rozwiązaniu umowy).
8. Sytuacje szczególne
Nie zapomnij o edge cases, które zawsze się pojawią. Odwołanie z urlopu – na jakich zasadach i kto za to odpowiada? Choroba w trakcie urlopu – jak zgłosić, czy dni się przywracają? Urlopy bezpłatne – kto może wnioskować i jak wpływają na wymiar urlopu wypoczynkowego? Urlopy okolicznościowe – które zdarzenia je uprawniają i ile dni przysługuje? Im więcej wyjątków przewidzisz, tym mniej improwizacji później.
9. Dostęp do informacji o saldzie urlopowym
Pracownicy muszą wiedzieć, gdzie sprawdzić swoje dostępne dni wolne. Czy to system HR, Excel udostępniony na dysku, czy może elektroniczne wnioski urlopowe w dedykowanym narzędziu? Określ, jak często aktualizowane są salda i do kogo zgłosić się w razie rozbieżności. Przejrzystość w tym punkcie eliminuje połowę pytań, które teraz dostajesz.
10. Osoby odpowiedzialne i punkt kontaktowy
Na koniec jasno wskaż: kto w firmie odpowiada za poszczególne elementy procesu urlopowego. Kto zatwierdza wnioski? Kto prowadzi ewidencję? Do kogo zgłaszać problemy lub pytania wykraczające poza politykę? Nazwiska lub funkcje – bez ogólników typu “właściwa osoba w dziale HR”.
Kiedy masz już wszystkie te elementy opisane w jednym miejscu, umieść dokument tam, gdzie każdy pracownik może go znaleźć – baza wiedzy, intranet, udostępniony folder. I co najważniejsze: poinformuj zespół, że polityka istnieje i gdzie ją znaleźć. Inaczej i tak będą dzwonić.
Pozytywnie
Neutralnie 
Negatywnie
Lubię to!
Super
Ekscytujący 
Ciekawy
Smieszny
Smutny
Wściekły
Przerażony
Szokujący
Wzruszający
Rozczarowany
Zaskoczony
Prawda
Manipulacja
Fake news
Dodaj kanał RSS
Musisz być zalogowanym aby zaproponować nowy kanal RSS