Czy Twoje spotkania online i webinary są bezpieczne?

Wraz z ograniczeniami w przemieszczaniu się, tysiące firm i instytucji przeszło w ostatnich tygodniach na pracę zdalną. Zdalnie spotykamy się z zespołem i z klientami, zdalnie uczymy się, a nawet ćwiczymy. Ale czy zawsze zwracamy uwagę na bezpieczeństwo naszych spotkań w internecie?

Być może wiele osób w ogóle o tym nie myśli, wdzwaniając się na rozmowę z teamem czy wideokonferencję z klientem. Sęk w tym, że wraz z ogromnym wzrostem popularności spotkań online, wzrosła też świadomość, jak istotne jest zabezpieczenie danych, które są przekazywane w trakcie naszych zdalnych spotkań.

Zagrożeń jest wiele – od dostępu przez osoby nieuprawnione po wyciek danych – i dotyczą dwóch sfer – po pierwsze bezpieczeństwa samych spotkań i unikania nieproszonych „gości”, którzy mogą się na nim pojawić bez naszej wiedzy. A po drugie, bezpieczeństwa naszych danych osobowych, które przekazujemy platformom do wideokonferencji zakładając na nich konta czy logując się, aby dołączyć do spotkania.

Przyjrzyjmy się bliżej rozwiązaniom, jakie można zastosować, żeby te zagrożenia zminimalizować – i jakie stosujemy w ClickMeeting.

Bezpieczeństwo spotkania

Na pewno wielu z was słyszało o zjawisku Zoombombingu – czyli nieautoryzowanym dołączaniu do spotkań. Dzieje się tak dlatego, że część popularnych platform nie była przygotowana na tak duże zwiększenie ruchu. Dlatego zdążyły już zdobyć złą sławę z wielu powodów powiązanych z bezpieczeństwem danych i brakiem odpowiednich zabezpieczeń.

Jak więc mieć pewność, że korzystamy z rozwiązania, które nie jest podatne na dołączanie niepożądanych użytkowników do naszych spotkań?

Warto przyjrzeć się uważnie, jakie zabezpieczenia stosuje platforma. Jeśli spotkanie odbywa się jedynie na podstawie ogólnodostępnego, w dodatku łatwego do odtworzenia adresu URL, to sygnał, że każdy, nawet nieproszony gość, może dołączyć do takiego wydarzenia.

Jak to rozwiązuje ClickMeeting? Użytkownicy platformy mają kilka opcji zabezpieczenia spotkania lub webinaru do wyboru:

• spotkania zabezpieczane hasłem, które jest takie samo dla wszystkich użytkowników,
• spotkania zabezpieczane tokenem, losowo generowanym dla każdego użytkownika.

Rejestracja na spotkanie może również przebiegać z ręczną autoryzacją przez prezentera. Ma on tym samym pewność, kto znajdzie się na spotkaniu. Jest to szczególnie przydatna opcja w przypadku spotkań, podczas których przedstawiane są wewnętrzne informacje, do których nikt niepowołany nie powinien mieć dostępu.

Wszystkie te opcje przydadzą się w przypadku spotkań i webinarów.

Dodatkowo, wiele kontrowersji i problemów z bezpieczeństwem bierze się z faktu konieczności instalacji oprogramowania na komputerze użytkownika. Może to dać hakerom furtkę do przejęcia kontroli nad kamerą i mikrofonem użytkownika bez jego wiedzy).

ClickMeeting działa w oparciu o przeglądarkę internetową użytkownika, który nie musi instalować żadnego dodatkowego oprogramowania. Dzięki temu uczestnicy spotkań mogą sprawniej do nich dołączać.

Bezpieczeństwo danych

Logując się do aplikacji do wideokonferencji, zostawiamy z reguły chociażby swój adres e-mail. Warto więc przed wyborem platformy, przez którą będziemy przeprowadzać spotkania i webinary, poświęcić kilka chwil na sprawdzenie stosowanych standardów zabezpieczeń i infrastruktury, z jakiej korzysta platforma.

Dodatkowo pamiętajmy, że każda taka platforma przetwarza nasze dane osobowe, dobrze jest więc uważnie przeczytać politykę prywatności platformy i zweryfikować, czy dostawca stosuje techniczne i organizacyjne środki ochrony danych osobowych zapewniające ich bezpieczeństwo oraz zgodność z RODO – a więc, że nasze dane nie dostaną się w niepowołane ręce. Zarówno wtedy, kiedy organizujemy spotkania i webinary, jak i w przypadku, gdy jesteśmy ich uczestnikami.

ClickMeeting jako firma europejska podlega m.in. pod przepisy RODO, a wiele procesów w platformie (w tym umowy z partnerami zewnętrznymi) zostały dostosowane do obowiązujących przepisów tak, by zarządzać danymi osobowymi w sposób świadomy i uporządkowany.

Oferujemy naszym klientom różne rozwiązania, pomagające im działać w zgodzie z RODO, np.:

• ograniczenie dostępu do webinaru lub jego nagrania hasłem lub tokenem,
• zbieranie zgód (np. marketingowych) od uczestników,
• nagrywanie zdefiniowanego obszaru ekranu,
• ukrywanie listy uczestników,
• zawieranie umowy powierzenia danych osobowych w momencie zakładania konta na platformie.

Mamy też zespół zajmujący się bezpieczeństwem danych, dzięki czemu możemy na bieżąco reagować na zmiany wprowadzane w ustawodawstwie i standardach bezpieczeństwa danych oraz odpowiednio dostosowywać działanie platformy.

Podsumowanie

Wygląda na to, że praca i nauka zdalna zostaną z nami na dłużej. Na rynku jest mnóstwo narzędzi, które oferują rożnego rodzaju funkcje ułatwiające (a czasem i uprzyjemniające) przeprowadzanie spotkań w Internecie. Pamiętajmy jednak, że bezpieczeństwo spotkań i danych powinno znaleźć się wśród cech najważniejszych i bezdyskusyjnych.

Więcej na temat prywatności i bezpieczeństwa w platformie ClickMeeting znajdziecie pod tym linkiem.

Zgłoś naruszenie/Błąd