Czy RPA dzisiaj to tylko automatyzacja?

Roboty, zwłaszcza te będące czystym oprogramowaniem, przeniknęły naszą zawodową codzienność. Rozwój ich możliwości – potrafią wykonywać coraz więcej i coraz bardziej skomplikowanych zadań – sprawił, że zespoły odpowiedzialne za robotyzację procesów w organizacjach mają coraz więcej ambitniejszej pracy. Jak ujął to Radosław Majer, Key Account Manager w firmie WEBCON, obecnie to zespół zajmujący się RPA może być motorem napędowym cyfrowej transformacji firmy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy prosta automatyzacja samych zadań jest niewystarczająca do osiągnięcia założonych celów biznesowych. Przypomniał, że od początku pandemii o 70% wzrosło użycie aplikacji w biznesie, zaś wg przewidywań analityków do 2024 roku 65% wszystkich aplikacji biznesowych będzie tworzonych przy użyciu narzędzi low-code. Tylko w bieżącym roku, na rynku pojawi się ponad pół miliona aplikacji biznesowych. Stąd Webcon proponuje stworzenie „fabryki aplikacji” przy użyciu narzędzi low-code do kompleksowego zarządzania procesami. Efektem jest podniesienie produktywności poszczególnych pracowników całych zespołów.

Przed przystąpieniem do wdrażania RPA kluczowe jest wypracowanie dobrej strategii tworzenia cyfrowego ekosystemu – musimy wiedzieć, które procesy, w jakiej kolejności robotyzujemy, czy wdrażamy rozwiązanie w całej organizacji, czy tylko w wybranych obszarach. Dobrze zaplanowana i przeprowadzona automatyzacja przyniesie organizacji nie tylko różnego rodzaju oszczędności, ale i wartość dodaną, o czym przypominał podczas swojego wystąpienia Corey Donohue, Senior Solution Engineer EMEA (DACH) SS&C Blueprism. Jak to ujął “całość to coś więcej niż tylko suma części”. Obecnie – wg danych Wall Street Research – już blisko 70% organizacji wybiera automatyzację procesów jako kluczowy motor cyfrowej transformacji. Jak bowiem prognozuje Forrester Research, firmy z zaawansowanymi programami automatyzacji będą zmazywać z mapy biznesu, a nie tylko pokonywać, konkurencję. Według analityków Forrestera, maksymalnie w ciągu następnych 5 lat, bezwzględnie wszyscy pracownicy biurowi będą musieli posiadać jakąś wiedzę z zakresu robotyzacji procesów i umieć pracować z systemami low-code. Coraz częściej słyszymy pojęcie „citizen development” (obecnie, citizen deweloperzy działają w 16% firm posiadających boty), ponieważ właśnie teraz obserwujemy powstanie „nowych elit cyfrowych”.

Zobacz również:

Nowe czasy wymagają nowego podejścia

Największym wyzwanie zarządzających w XXI wieku jest kwestia w jaki sposób zarządzać względnie wolno zmieniającymi się organizacjami w błyskawicznie zmieniającym się otoczeniu technologicznym. Wynika to z Prawa Marteca, które mówi: technologie zmieniają się wykładniczo (szybko), organizacje zmieniają się tylko logarytmicznie (wolno). Maciej Terlikowski z Mindbox uważa, że z tego względu podejście transformacyjne przynosi najlepsze rezultaty biznesowe i takie podejście powinny przyjąć firmy. Kierownictwo musi też mieć na uwadze tzw. czynnik ludzki, w tym mocno ograniczoną podatność na przyswajanie zmian organizacyjnych, w rezultacie jest zmuszone strategicznie wybierać zmiany techniczne do wprowadzenia. W miarę upływu czasu luka w zmianach się powiększa, ostatecznie wymagając „zrestartowania” organizacji. W sumie chodzi o transformację modelu operacyjnego, mówił podczas wystąpienia Maciej Terlikowski. Celem podejścia transformacyjnego jest, aby z pomocą rozwiązań informatycznych zastąpić człowieka w powtarzalnych, rutynowych czynnościach, tym samym zautomatyzować część procesu, żeby działał on efektywnej, nie generował błędów i żeby proces był realizowany mniejszym kosztem. Automatyzacja powinna stać się stałym elementem strategii rozwoju firm i stanowić tzw. „Digital Core” modelu operacyjnego organizacji. Stworzenie strategii automatyzacji to nic innego jak umiejętność tworzenia i adaptacji strategii i „mapy drogowej” automatyzacji, w tym oczywiście ryzyk. Zazwyczaj transformacja zajmuje 2-3 lata. Aby zaś zmniejszyć czy wyeliminować ryzyka, mapa transformacji musi być bardzo dokładna. Należy zacząć od zdefiniowania podstawowych 6 umiejętności modelu operacyjnego. Prace nad przygotowaniem do zmian opierają się na dogłębnej analizie ich wpływu na interesariuszy i skutków, co prowadzi do podejmowania odpowiednich działań. Co więcej, konieczne jest regularne weryfikowanie i korygowanie planu zmian i interwencji. Poprzez to nieprzewidziane sytuacje będą dostrzegane i uwzględniane. Również pracownicy firmy muszą zrozumieć, dlaczego wprowadzenie automatyzacji do ich codziennej pracy jest konieczne, muszą mieć świadomość, jakich korzyści (na poziomie indywidualnym i firmowym) mogą się spodziewać. Hasłowo drogę transformacji można podsumować tak: analiza, wizja, weryfikowanie i korygowanie, podnoszenie kwalifikacji, interesariusze, komunikacja (w tym szkolenia).

Skuteczne wdrożenie RPA

Każda zmiana wywołuje opór. O tym, jak przygotować firmę kulturowo i operacyjnie na współdziałanie z botami mówił Rafał Górski, Head of Process Transformation & RPA w Grupie Empik. Tłumaczył, co składa się na kulturę automatyzacji oraz jak ją budować? O jakie procesy musimy dbać aby utrzymać zaufanie do botów? Jak sprawić, aby ludzie wykorzystywali potencjał tych rozwiązań, ufali im oraz myśleli o kolejnych zmianach i narzędziach? Drugiej stronie medalu przyjrzeli się prelegenci z Pointee, Ivo Knejp, Co-Founder & COO oraz Dawid Kot, Head of Sales, przewrotnie tytułując swoje wystąpienie „Dlaczego warto odpowiednio dbać o swoje roboty?”. Jeśli chcemy bowiem mieć dobre ROI z wdrożenia, musimy np. wykorzystać ukryte wartości zawarte w logach RPA. Co więcej, nie można zapominać o bezpieczeństwie naszych robotów. Temat ten staje się krytyczny, gdy nagle zostanie wykryta dziura bezpieczeństwa lub gdy audytorzy zaczną zadawać niewygodne pytania.

Jakie więc czynniki decydują o powodzeniu wdrożenia modelu operacyjnego automatyzacji? Po pierwsze – i najważniejsze – zadbanie o przychylność zarządu, który musi wziąć odpowiedzialność, przygotować się nawet na czasowe zmiany priorytetów biznesowych. Drugi krok to stworzenie silnego modelu zarządczego dla automatyzacji. Potem można rozpocząć wdrożenie, na początku na małą skalę, po czym stopniowo i szybko ją zwiększać. Od jak najwcześniejszego etapu należy zaangażować dział IT, aby pomógł w dokładnym śledzeniu postępów, jak również zgłębianiu i śledzeniu rozwoju nowych technik. Jednocześnie z transformacją należy zadbać o rozwój nowych umiejętności użytkowników oraz opracować i wdrożyć polityki bezpieczeństwa. Docelowo oprócz skutecznie przeprowadzonej transformacji cyfrowej powstaje platforma wiedzy o automatyzacji do wymiany doświadczeń wewnątrz i z interesariuszami zewnętrznymi organizacji.

I wtedy można już zgłosić rozwiązanie do konkursu Best in RPA. Wyniki tegorocznego ogłoszono na gali wieńczącej konferencję. Pełną listę zwycięzców opublikowaliśmy pod tym linkiem.

Tegoroczna, stacjonarna edycja RPA &AI Tech Forum w Warszawie zgromadziła ponad 160 uczestników. Partnerami strategicznymi organizowanego przez „Computerworld” wydarzenia były firmy: Mindbox, Pointee, SS&C Blueprism oraz Webcoon.

Zgłoś naruszenie/Błąd