Ważność dokumentów podatkowych upływa z końcem roku

Zasady przechowywania dokumentacji podatkowej

Art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej jasno wskazuje obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej. Jest to konieczne do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które jak wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Obowiązek przechowywania dokumentów dotyczy w największym stopniu ksiąg handlowych, księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji przychodów (dla podmiotów opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjowanych), ale obejmuje szeroki zakres dokumentów podatkowych, do których zalicza się m.in.:

• deklaracje podatkowe,
• rejestry VAT,
• dowody księgowe (faktury sprzedaż/zakup, faktury korygujące, dowody wewnętrzne, noty księgowe, paragony itd.) – wszelkie dokumenty uwzględnione w rozliczeniach,
• dokumenty poświadczające korzystanie z ulg,
• umowy,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• ewidencje środków trwałych,
• ewidencje wyposażenia,
• ewidencje przebiegu pojazdu.

Wydłużenie okresu obowiązku przechowywania dokumentacji

Dłuższy niż 5 lat okres obowiązku przechowywania dokumentacji dotyczy przede wszystkim przypadków wydłużenia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Istnieją trzy skutki wydłużenia biegu terminu przedawnienia zobowiązania, każdy z nich może mieć wielorakie przyczyny opisane w Ustawie z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.):

• nierozpoczęcie lub zawieszenie:
  • rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przedłużenia terminu płatności podatku,
  • skarga do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą zobowiązania podatkowego,
  • wydanie decyzji o odroczeniu terminu płatności podatku/zapłaty zaległego podatku, lub rozłożenie na raty podatku/zaległości podatkowej,
  • wszczęcie postępowania w sprawie o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe związane z niewykonaniem obowiązku podatkowego,
  • zabezpieczenie wykonania zobowiązania podatkowego,
  • na wniosek strony — żądanie ustalenia istnienia stosunku prawnego lub prawa przez sąd powszechny,
  • na wniosek strony —  wystąpienie szefa KAS o opinię do Rady Spraw Przeciwdziałaniu Unikaniu Opodatkowania w sprawie zastosowania klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania lub środków ograniczających umowne korzyści.
• zawieszenie:
  • wystąpienie organu podatkowego jednego państwa do organu drugiego państwa o udzielenie informacji w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego,
  • wszczęcie procedury wzajemnego porozumienia na podstawie ratyfikowanej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, której stroną jest Polska, jeżeli ta umowa nie przewiduje możliwości wprowadzenia w życie zawartego porozumienia bez względu na terminy przedawniania,
  • wszczęcie postępowania w sprawie wydania decyzji określającej cofnięcia skutków unikania opodatkowania.
• przerwania:
  • ogłoszenie upadłości,
  • Zastosowanie środka egzekucyjnego.

Likwidacja przedsiębiorstwa nie zwalnia podatnika z obowiązku przechowywania dokumentacji związanych z rozliczeniami podatkowymi, należy je zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania. Wyjątkiem w tej kwestii są dokumenty związane z poborem podatków od wynagrodzeń pracowników, które należy przekazać podatnikom, po terminie przedawnienia zobowiązania podatkowego, lub, jeżeli jest to niemożliwe – zniszczyć.

Szymon Kwasigroch
Systim.pl